医院文书档案管理中PDCA循环的应用

罗兰

摘要：目的： 探究医院文书档案管理中PDCA循环的应用效果。方法： 本院文书档案管理办公室于2015年12月-2016年12月期间实施PDCA循环法管理医院文书档案，此前均以常规管理法管理医院文书，对比常规管理组（2014年12月-2015年12月）、PDCA循环管理组文书档案管理效果差异。结果： PDCA循环管理组的文书缺损率及档案丢失率均低于常规管理组，差异具有统计学意义（P<0.05）。结论： 以PDCA循环法管理医院文书档案，可降低文书缺损率及档案丢失率。

关键词：医院;文书档案管理;PDCA循环

前言：

医院文书档案管理水平是医院整体管理水平的表现[1]。良好的医院文书档案管理可为医院病案查找提供基础。但当前医院文书档案管理效率低下，常会出现文书毁损及档案丢失现象。PDCA循环管理法作为近年新提出的管理模式，包括计划、实施、检查和处理四个步骤。PDCA循环法可在发现问题、解决问题中实现循环往返，实现管理质量的整体性提升。一线医院已将其应用于医院文书档案管理中，效果确切。为探究其是否适用于我院，本文就其应用效果开展如下探究。

一、资料与方法

1.1一般资料

本院文书档案管理办公室于2014年12月-2015年12月期间实施常规文书档案管理，共管理文书档案7703份。后本院文书档案管理办公室于2015年12月-2016年12月期间实施PDCA循环管理法，共管理文书档案8031份。本次两组文书档案来自相同科室，并由专人保管。两组保管人员及来源相比，无统计学差异（P>0.05）。

1.2方法

常规管理组：①加强文书常规管理，完善相关登记制度及惩处条例。②严格明令文书管理标准，禁止文书涂改，销毁，抢夺及盗窃事件的出现。③因抢救急危重病人时时间紧迫，未能及时书写文书。故应在抢救结束后6h叮嘱相关人员完善记录，并注明。④完善文书病例的编号，依照编号归档。⑤患者出院前三个工作日内或死亡五个工作日内将病案全部收归病案室，定期对病案进行检查，如发现问题及时解决。⑥确认复印或复制的病历无误方可加盖印章。

PDCA循环管理组：①计划阶段（P）：首先，预以规章制度规范文书档案管理工作。规章制度的制定需以文件档案收集和归档为重点。完善相关奖惩条例以降低档案管理缺失率。健全档案文书分类工作原则，合理区分各科室文书档案减少档案混淆事件。其次，定期组织档案管理人员培训，提升档案管理人员技能。最后，完善档案管理室的基础设备，实现办公自动化，提高档案管理软硬件设备。②实施阶段（D）：首先，依照《国家档案局8号令》、《X省归档文件整理规则》、《X省档案管理条例》等文件制定文书档案管理规章制度。其次，建立明确的岗位责任制度和奖惩条例，具体包括档案整理、归档和档案销毁的分工和责任归属。第三，健全档案文书分类工作原则。依照《档案文书管理细则》制定院内档案文书分类工作原则，规范各类科学档案的管理规则，强化工作人员档案分类档案意识。第四，完善文书档案管理工作人员的培训工作。依照院内相关规章制度为相关人员开展培训，提升其工作重视度，规范其工作流程。定期组织相关人员参加文书档案管理工作交流会，提升其工作水平及技能。最后，健全院内计算机设备、办公自动化系统及档案管理设备，聘请计算机系统维护相关技术人员，确保档案管理软硬件设备的正常运行。③检查阶段（C）：组建文书档案管理监察小组，选取各科室负责人和文书档案管理部门相关人员担任。定期检查文书档案管理工作效果，不定期抽查文书档案完善情况。如发现文书档案管理存在问题，及时责令整改。④总结和反馈阶段（A）：针对检查中发现的问题进行研讨解决对策。找出导致这些问题的原因，研究最佳解决方案。针对本次文书档案管理不到位的地方进行重点突破，确保问题在下一阶段得以解决，促进文书档案管理质量螺旋式上升。

1.3评价指标

观察对比两组医院文书档案管理效果（文书缺损率、档案丢失率）[2]。

1.4统计学方法

把SPSS21.0软件作为数据统计分析，计数资料以n（%）表示，采用连续校正卡方检验。如P<0.05则差异有统计学意义。

二、结果

PDCA循环管理组文书缺损率及档案丢失率低于常规管理组，差异具有统计学意义，P<0.05。

3.讨论

PDCA循环管理法是近年来医院管理工作常用的方法，但本院尚未将其用于文书档案管理工作。故本次结合本院实际情况，细化其四个步骤，将其落实于实践中[3]。经本次计划、实施、检查、总结反馈可知，以PDCA循环管理法管理医院文书档案效果理想。计划阶段可指定科学合理的发展方针，树立明确的文件档案管理目标，制定科学的管理计划[4]。实施阶段可将计划的内容付诸于实践，使其与本院实际情况相融合。检查阶段可针对实践环节出现的问题进行汇总，有利于观察本院文书档案管理中存在的问题。总结和反馈可针对当下存在的问题进行分析和讨论，为下一步问题解决铺设道路。故以PDCA循环法用于医院文书档案管理工作，可实现文书档案质量的螺旋式上升。但本次PDCA循环法用于文书档案管理中，培训开展相对仓促。故日后本院将进一步完善相关人员培训工作，以提升PDCA循环管理的效果。

综上所述，医院文书档案管理中PDCA循环法的应用可降低文书缺损率及丢失率，保证文书完整性，效果理想。

参考文献：

[1] 余晓燕. PDCA循环原理在推动医院文书档案规范管理中的初步探索运用[J]. 医学信息， 2016， 29（20）：13-14.

[2] 張艳军. PDCA循环在医院科技档案管理中的应用[J]. 河北医学， 2012， 18（4）：564-565.

[3] 郭云. 医院文书档案管理中实践PDCA循环理论[J]. 世界临床医学， 2015， 9（4）：250-251.