基于软件即服务的高校学生事务实务中信息服务的设计及实现

王炯贤　孔令辉

摘要：根据高校学生事务管理中实务管理的特点，文章结合云计算中的软件即服务技术发展状况，分析实务管理中信息服务的用户需求。文章描述如何使用软件即服务技术中的自助建站、协同办公、在线表单等服务应用，设计并实现以手机端网站为载体的系统型信息服务。

关键词：高校学生事务管理;软件即服务;信息服务;用户需求分析

中图分类号：G647     文献标志码：A     文章编号：1674-9324（2020）13-0136-04

根据中国互联网络信息中心发布的第44次《中国互联网络发展状况统计报告》，截至2019年6月，中国网民规模达8.54亿，手机网民规模达8.47亿，形成一个庞大的网络用户群体。其中据腾讯公司公布的数据，微信的全球用户数量达到10.4亿户，其中60%属于15—29岁的年轻人，基本上覆盖了大学生群体。随着移动互联网云计算等技术的广泛应用，2019年国内SaaS服务市场规模达232.1亿，以此群体为服务对象的高校学生事务管理工作，需要积极引入互联网新技术调整工作思路与方法，为大学生的全面成长提供更好服务。

一、软件即服务在高校管理中的应用概况

软件即服务是来自英文Software-as-a-Service（下文简称SaaS），是谷歌公司CEO埃里克·施密特在2006年提出云计算（Cloud Computing）概念后产生的一种新的软件应用模式，是一种通过互联网提供软件服务的创新模式。在此种模式下，软件开发商将软件应用部署在自身的服务器上，客户在支付開发商租金后，根据需求在线配置应用模块，生成个性化的应用服务。SaaS模式能为客户节约使用软件的成本，不需要额外购置供软件安装及运行的硬件，同时省去硬件日常维护的成本，其本质是通过在线租赁的方式降低信息化建设的投入。SaaS模式有以下三个基本特点：1.基于云计算提供服务，软件通过互联网向客户提供服务，客户不需要在本地安装软件副本，仅需使用网络浏览器就能运行软件。2.软件服务可配置性，客户根据自身需求挑选应用模块，进而生成个性化的专属应用服务。3.多用户在线租赁运行，客户经互联网连接软件供应商后，经注册后可以使用或租用软件服务。

金蝶中间件公司奉继承博士认为SaaS是云计算的关键技术之一，云计算=SaaS+网络计算+虚拟化。早在1999年，美国企业Timercruiser computing corporation在美国教育界提出Campus Cruiser为美国大专院校提供基于互联网SaaS服务。美国Springshare公司在2007年推出基于SaaS模式的LibGuide平台，为图书馆提供知识共享和内容管理服务，到2014年LibGuide平台已经为25个国家的1500多个图书馆提供服务。国内学者最早在2009年提出基于SaaS的高校管理信息化构想，其后多位学者从高校教研资源共享（2009年）[2]、学生资助管理（2012年）[4]、图书馆服务（2014年）、网络支付（2015年）、教学考务（2017年）[5]和学生公寓管理（2019年）[6]等方面提出解决方案。其中北京大学、东南大学将解决方案付诸实施，北京大学自行开发SaaS服务，供校内13个部门在网络支付业务上按照需求配置出个性化应用服务;而东南大学图书馆引入国外SaaS服务LibGuide平台，搭建符合自身图书馆管理的服务平台。

根据中国互联网络信息中心发布的第44次《中国互联网络发展状况统计报告》，截至2019年6月，中国网民规模达8.54亿，手机网民规模达8.47亿。经学者王丁研究，2019年国内SaaS服务市场规模达232.1亿，同比增长37.58%，近三年国内SaaS行业年均增长超过32%，在SaaS服务供应迅速发展的前提下，为在高校学生事务管理中引入SaaS服务提供可能性。

二、高校学生事务管理中实务管理的定义与特点

中山大学漆小萍教授提出：“学生事务管理是特定组织和人员对学生事务的设置、行动、阐述、关联、优化及整合的系列活动。”而学生事务包括以学生需求为本的学习事务、经济事务、健康事务、生活事务、权益事务、职业事务等“非学术性”的事情。高校对学生事务管理具体表现为学生工作组织在上述6个方面事务中所实施的组织构造、队伍建设和实务管理。其中的实务管理是指高校学生工作组织在日常管理活动中为学生提供的服务项目，参照漆小萍提出学生事务管理中的三要素：服务主体、服务流程、服务效果，服务主体包括服务提供方（学生工作组织）和服务对象（学生及其利益相关人），学生事务实务就是在服务主体双方的互动参与中共同完成，就单项学生事务实务可以分成3种类型：任务导向型、需求导向型和问题导向型。

任务导向型实务是学生工作组织跟进工作安排而发起的服务项目，如政策宣讲、学生党建、学风建设、应征入伍和宿舍管理等，此类实务会设定明确的完成标准，如截止时间、参加数量、活动内容、表现形式等。任务导向型实务是一种自上而下推动的项目，而与之相对的是需求导向型实务，是指根据学生需求而形成的服务项目，体现为一种自下而上的发起方式，如学生资助、学生社团、学生就业、公益志愿等项目。此类实务以满足学生需求为完成标准，结合大学生4年的成长规律，有时会体现出一种周期性，如学生资助管理会集中在每年8、9月份，学生收到学校录取通知资料后，困难学生会按照其中的资助宣传指南到户籍所在地的民政部门开具相关证明，在9月份入学时凭证明办理学校的绿色通道入学，并提交材料到全国学生资助管理信息系统，来认定困难等级进而获得国家助学金和国家助学贷款。另外，大学生群体普遍年轻、好奇心强、勇于尝试，乐于接受新事物，周遭社会快速发展，生活环境不稳定，会使得大学生群体出现一些突发新问题、新情况，问题导向型实务就是从分析现状出发，以应对解决突发问题为目标的服务项目，如心理健康咨询、校园违纪处理、学生保险理赔、突发事件处理等。

三、高校学生事务中实务管理信息服务的需求分析

实务管理信息服务平台是高校基于互联网技术构建的“非学术类”活动的信息交流中心，能辅助现实业务的有效开展，提高学生事务的办理效率。从狭义的信息传播过程来看，各级高校学生工作组织作为信息源，通过书面文件、宣传海报、场地营造、网络资讯等传播媒介，向作为目标受众的在校大学生传递信息，普通学生收到信息后根据自身需求作有效反馈。例如任务导向型实务信息对反馈有明确的时效要求，团委在平台上发布一次政策宣讲的报名参与活动信息，有意参加的学生就需要在截止时间前报名。而学生收到需求导向型实务信息后，则是根据实际需要再给予反馈，如在平台发布在校生学生证件补办手续新流程，学生是在碰到学生证件损坏或丢失后，再遵循流程办理。实务信息服务平台就是要保证学生工作组织发布信息后，信息能及时传达给目标学生人群，并有效收集学生的信息反馈。

基于国内高校的教学行政建制，实务管理信息服务的用户有4种类型：校级管理用户、院系级管理用户、学生干部用户和普通学生及其利益相关人。好比国内高校的学院建制，一个大学在校级行政教学部门统筹下，由若干个学院（或系部）组成，规模大的二级学院下设专业学系，在学系下分设专业，普通学生以行政班被安排到各个专业中。信息服务的校级管理用户包括学生处、教务处、团委、招就处、财务处等校级行政管理部门中的平台维护教职人员，院系级管理用户是指在二级学院（系部）中维护平台的教职人员，如二级学院副书记、辅导员、班主任、秘书等学生工作管理者;学生干部用户则是指各种学生组织的管理者，如校方学生组织（学生会、团总支等）的学生干部、学生助理、班干部等;而学生及其利益相关人具体是指普通学生及其家长。前三种用户都是常见需求，是通过实务信息服务平台来发布信息、收集反馈、审批申请、汇总数据等，而学生及家长就是通过平台来接收信息、提交反馈、查询状态、跟踪进度等。按照实务办理流程的具体步骤，可以分成单步骤项目和多步骤项目，如开放一下已有的学生情况数据库供学生查询就是单步骤项目，具体如宿舍水电费查询、个人旷课情况查询、个人违纪情况查询等;又如线上心理咨询预约业务就是多步骤项目，整个流程要经过老师上报值班安排、学生个人线上预约、老师线上接访、咨询后工作登记、心理中心分类审核共5个步骤。在规划实务信息服务平台的项目时，需要整理现有的业务项目种类，按照将单步骤项目先上线、多步骤项目逐步推进的原则进行。

四、在实务信息服务中常用的软件即服务技术

随着国内云计算技术的发展，现阶段企业信息化SaaS应用服务可以分成7大种类：协同办公、业务管理、垂直行业、系统管理、数据分析、IT基础设施和通用服务。协同办公与业务管理类SaaS应用能满足实务信息服务中的需求，協同办公类应用能满足校内多级学生工作组织之间的项目推进与交流;而业务管理类SaaS应用能满足学生工作组织与普通学生之间的各类实务项目。以下介绍几款在搭建实务管理中信息服务的常用SaaS应用。

（一）自助建站类SaaS应用

该类应用是让零基础用户通过一系列简单操作来建立网站。应用提供商按照行业分类将大量已经搭建完成的网站作为模板，上传到供应商的服务器中。用户购买服务后，可以从中选择适合自身需求的模板，更换其中的文本、颜色、图片、链接等基础内容，最终使得网站模板成为用户定制的个性化网站。用户无须增设新硬件与相关维护人员，只要购买服务即可使用网站服务。目前国内自助建站类SaaS应用的开发商提供PC端+移动端站点的一体化服务，能满足个人、组织或企业在互联网上发布信息的需求。从2013年开始，国内陆续出现凡科建站、建站之星、微企点、上线了等服务供应商。

（二）协同办公类SaaS应用

该类应用是面向项目团队线上信息交流、共享而产生的软件服务。部分应用开发商为用户团队提供线上储存空间，用于存放文档、图片、视频等静态数据。市场上的云存储服务属于此类应用，有百度云、微云、腾讯云等服务提供商。另外有服务开发商针对单个数据文件实现多用户线上协同编辑，如腾讯在其企业办公社交软件TIM中推出在线文档服务，将文本、表格、演示上传网络，并转化成在线文档，用户通过分享在线文档的链接给指定的好友，就能与其同时在线实时编辑文档。第三类是应用开发商根据项目管理而开发的在线协同服务，如Teambition、Tower、Worktile、Eteams等应用服务，开发商按照常规的项目管理流程提供多套格式模板，用户根据需求选择类似格式，更换信息形成个性化定制。

（三）在线表单类SaaS应用

此类应用是开发商基于在线电子表格发展出来的SaaS应用，用于收集、整理、查询及展现数据。用户通过调用预设模块形成特定问卷向目标群体收集数据，市场上有问卷星、问卷网、调研宝、腾讯问卷等服务提供商。用户也可以在上传数据文件后，设定好查询条件，向目标对象开发查询数据、核对修改等服务，常见服务开发商有易查分、金数据、麦客CRM、超级表格等。在上述两种应用中，目标对象和软件服务之间的信息交互都是比较简单的。部分服务开发商向企业办公领域开发新服务，提供数据表单、流程表单、汇总查询、图形化展示等四种在线表单格式，用户能以此搭建中小型企业的办公管理平台，国内有氚云、简道云、百宝云等服务提供商。

五、案例实践

笔者综合运用上述3类SaaS应用技术，结合所在高校的学生事务管理情况，搭建出以手机端为载体的实务信息服务平台，以下从设计思路与设计实现两个方面作简要介绍：

（一）基于软件即服务技术的高校学生事务中实务信息服务的设计思路

建立基于SaaS应用的实务信息服务的目标是辅助学生工作组织将信息更高效地传递给学生，同时将部分业务项目通过系统来完成，提高学生线下办理业务的效率，使用系统收集分析业务数据记录，能更好研判大学生群体的动态。传统的实务信息经过校级学工组织、院系级学工组织、学生干部，最后才传递给目标受众普通学生，经过多层传递会导致信息失真。而SaaS应用能将信息准确分发给学生，及时收集学生动态反馈。3种不同类型的学生事务实务可以通过不同的SaaS应用在实务信息服务平台与普通学生作信息交流（如下图）。

高校学生工作组织使用互联网的SaaS应用来实现学生事务中实务管理的信息服务，笔者曾撰文指出可以分3个阶段逐步建立：第一步建立以网站为中心的自助型信息服务，通过使用SaaS应用的自助建站服务，以学生工作组织为信息源头向外发布信息;第二步建立以朋辈互动为中心的社交型信息服务，使用社交自媒体技术，让学生对信息源产生一定的黏度，在发布信息后更注重与受众的交流互动;第三步建立以业务服务为中心的系统型信息服务，运用SaaS应用中的在线表单服务，围绕业务办理流程搭建出线上辅助业务办理系统。

本文重点介绍如何搭建高校学生事务中实务管理的系统型信息服务，设计之初必须考虑系统的用户规模与层次，对于学生工作组织三个层面（校级、院系级与学生干部）的系统维护人员，需要分配好各级账号的人数与管理权限，因为用户数量越多，软件服务的租赁费用就越高。系统的服务对象是普通学生及其家长，主要业务都是围绕服务对象来设计，尽量简化业务在线操作流程，提高系统的易用性。

（二）使用SaaS应用技术搭建高校学生事务中系统型信息服务

笔者所在的东莞市C学院是一所在校生人数超过2万的本科院校，下设10个二级学院。在2014年，学生处使用互联网自媒体技术，建立名为“城院阳光学工”的微信公众号，现在该公众号的关注人数达到1.8万人，理论上覆盖了90%的在校学生，同时在线下建立一支学生助理团队，实现7×8的在线值班及时与关注学生作留言互动。在2018年完成“城院阳光学工”的实名认证后，在公众号的主页面设计了点击后跳转外网的按钮组件，可以跳转到手机端移动网站“城院学生E本通”。此网站按照自助型信息服务的思路来搭建，使用凡科建站提供的自助建站服务来实现，网站包含业务通知、办事指南、在线学生手册、资料下载、留言板等基本模块，至此实现学生事务中实务管理信息服务的前两步。在2019年上半年，笔者了解到SaaS应用中的在线表单技术，在试用百宝云、简道云、金数据、易查分、问卷星等软件服务后，确定使用简道云与易查分来搭建系统型信息服务，其中单步骤项目由易查分来实现，多步骤项目由简道云来搭建，在业务搭建完成后将其普通学生使用的数据入口统一放到手机网站的专属页面中，因此“城院学生E本通”网站在2019年9月初推出在线业务办理页面。网站的月均访问量由1—8月的每月约4700人次，上升为9—12月每月约16800人次，目前在线业务办理在学生资助、违纪处分、学风建设、心理咨询、证件管理等5个方面开通10项服务，已经初步建成C学院学生事务管理的系统型信息服务。

六、结语

基于软件即服务技术来开发高校学生事务中实务管理信息服务，最大优點是普通学生只需要使用网页浏览器就能实现在线业务的办理。而校方无须购置硬件设备，只需支付较低的服务租赁费用，尤其适合在校生规模不大的学校来实施。不足之处是存在数据安全隐患，因为数据都在服务开发商的服务器上，部分学校因此没有主动引入相关的SaaS应用服务。为此部分开发商提供高级定制服务，能将数据存放到校方指定的服务器上，同时校方可与开发商增加签署数据保密协议来降低安全风险。随着云计算技术的发展，SaaS应用服务必将在高校管理中发挥更重要的作用。

参考文献：

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The Design and Realization of Information Service Based on Software as a Service in College Student Affairs Practice

WANG Jiong-xian，KONG Ling-hui

（City College of Dongguan University of Technology，Dongguan，Guangdong 523419，China）

Abstract：According to the characteristics of the Practice management of College student affairs，combining with Software-as-a-Service in the cloud computing，This paper analyzes the user requirements of information service in practice management.The article describes how to use the Software-as-a-Service technology in self-service website，collaborative office，online forms and other service applications to design and realize the mobile web site which provides systematic information services in practice management.

Key words：College student affairs management;Software-as-a-Service;Information services;User requirement analysis