基层事业单位财务档案管理探究

朱翠玲

摘要：档案是历史上最真实的档案和证据存放处，没有这些档案，人类历史上的许多人和事件将变得无能为力。金融记录是国家档案的一个重要组成部分，不仅有助于记录和报告经济活动的发展情况，而且有助于控制企业和个人。随着社会信息的迅速发展，企业财务记录的管理必须适应社会发展的需要。

关键词：事业单位;财务档案管理;作用;问题;建议与对策

一、财务档案管理的重要作用

每个单位的经济交易（“收入、支出等”）都以财务记录的形式记录和保存。这些似乎是沉默的财务记录，最有说服力地证明该公司的经济业务是否符合政策、制度和违规行为。同时，这些档案已经成为历史悠久的档案，可以为宏观经济政策的制定和组织单位的管理决策提供有用的财务信息。审计机构和检察机关每年审查大量的财务记录，以确保遵守法律和秩序，打击所有犯罪行为。金融档案的这些特征决定了在企业工作中不应忽视这些特征。

二、财务档案管理存在的问题

1.财务档案的重视不够，科学管理意识淡薄

一些财务工作人员非常重视资金管理、日常会计等，但对财务记录的管理却没有给予足够的注意;一些财务工作人员，特别是会计记录和编制会计记录等会计事项的财务人员，没有在财务记录中收集、分析、存档和保存有关资料。由于缺乏对财务记录管理的认识和对当前财务业务的重要性的认识，导致财务处的日常工作与财务记录管理之间缺乏充分的整合。在实践中，由于缺乏足够的知识专长，创建的金融档案，特别是纸面和电子档案，没有按照科学的档案管理模式加以管理。例如，某些财务档案管理人员不及时保存财务记录，他们只会把这些记录放在办公室或不太专业的会计记录室中，由于电子档案保存不当而造成的财务档案丢失或数据丢失，不符合对财务档案进行科学管理的要求。

2.财务档案管理制度不健全

许多基层企业的财务记录管理系统不完善或不足，财务记录的要求通常只在单位的财务系统中得到说明。许多单位在预算、清理结束、收入、支出、采购等领域建立了资金管理系统，但没有为财务档案的建立、存档和保存的所有方面建立适当的管理系统。由于这些系统的不足，财务档案管理人员的责任不明确，管理不善，使整个单位的财务管理和内部控制风险增加。

3.财务档案管理的手段落后，信息化程度不高

随着互联网技术的发展，传统的金融档案管理模式不再适合当前经济环境下的金融档案管理。纸质文件存档方面的困难是众所周知的，至少有30年的会计记录，由于记录保存不当而造成的损害，无法查阅这些记录的后果是不可想象的。同时，越来越多的经济交易以电子数据的形式出现，如电子发票、互联网税、现金转账、手机收付款等，对原始文件格式的这一改动也需要对财务记录作出改动，因为原始文件已不再以硬拷贝形式印发，而是以电子形式印发。然而，许多基本服务没有足够的电脑化水平来管理金融档案，例如电子存储档案的能力、缺乏高安全系数的万维网信息系统、或缺乏处理电子数据的适当技术能力和专门知识。

三、完善基层事业单位财务档案管理工作的建议和对策

1.改变对基层事业单位财务档案管理的管理观念

基本企业财务档案的管理需要多方工作人员的支持，例如管理工作人员、财务工作人员、档案员等给予充分的知识关注。财务记录是财务交易的最后一个环节，是改善整个单位财务管理的一个关键步骤。与此同时，必须改变档案管理的态度。将财务记录作为档案管理的一个重要组成部分，是实现档案价值的一种手段。只有对财务档案的管理给予真正的知识上的重视，整个财务管理才能得到改善。

2.配置专业的档案装柜及档案库房

财务档案的管理不仅需要知识上的关注，而且需要大量的物质支持。例如，通过建立专门档案和档案，确保了金融档案的完整性。例如，该单位长期位于高温湿润地区，因此很难保存至少30年的纸面档案。因此，专业档案和档案对于长期保存档案至关重要。

3.实现财务档案管理的数字化、信息化

随着通信、网络、数据库等智能生产方式的不断引进，人们的工作方法也在随之不断的变化，档案管理的方式也在不断的创新。除了印刷档案之外，金融档案还包含一系列电子数据，这些数据被记录、传递、储存、使用等等。这种电子财务档案管理现阶段以及发展为档案管理的最重要工具之一，需要加强。首先，应建立计算机化的金融档案软件和硬件，例如相关单位可以购买一些储存电子文件的机械设备，从而保证在电子文件数据不断增加的同时也可以让其安全的储存。第二，需要改进财务档案管理的信息技术，特别是财务人员的计算机知识。由于信息和通信技术的广泛传播和使用，目前的财务档案更加依赖计算机等电子设备，并依赖网络环境中的计算机设备来传输、保管和使用。因此，为了实现财务管理的自动化，必须努力提高基层企业的信息技术水平，并向财务档案管理人员提供现代信息技术技能。作为单位内的财务干事也應当定期接受业务培训，不断的学习进步，以提高他们的技能和管理，并更好地管理财务记录。

4.完善财务档案管理制度

系统的改进是企业成功的重要保障，是根据有关法律和规章建立一个科学和合理的财务档案管理系统，以适应企业的实际情况，并确保其适用性和运作。首先，该系统应包括与档案管理有关的内容，如明确界定财务档案的组成、分类标准、存档日期、档案的范围、移交、移交日期、访问、使用等、保存期等等。第二个问题是明确规定负责档案管理的官员的职能、职权范围等，以规范工作人员的工作，并将其作为年终审查的一部分。除此之外，虽然以前的法律和规章主要涉及纸质档案，很少涉及电子记录的管理，新的法律和条例对金融档案的计算机化提出了更多的要求。这就需要尽快建立和更新新的电子金融档案系统，例如关于建立、收集、排序、档案移交等的系统。

四、结束语

基本企业财务档案的管理水平必须适应新的档案管理要求，以便最大限度地发挥财务档案的作用，更好地服务事业。信息技术的迅速发展给财务档案的管理带来了巨大挑战，因此必须适应档案计算机化的总体情况，以提高档案管理的效率，使财务服务更加有效，更加健全。

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