构建公文评价管理机制 提升企业办文办事效率

范海忠 王金平 王玉芬

【摘要】随着近年来石油石化市场竞争加剧，企业专业化、精细化管理及合规管理不断加强，加之中央八项规定精神持续深化落实，对企业公文质量和公文管理提出了新的更高要求。本文主要对中石油克拉玛依石化有限责任公司（以下简称克石化公司）通过构建实施公文评价管理机制，促进企业公文工作水平和办文办事效率提升方面的实践探索进行了系统总结论述，以期对提升本企业及同类企业公文管理水平、增强公文管理对企业中心工作的服务保障作用等提供有益借鉴。

【关键词】公文评价;公文管理;办文办事效率

公文在我国已有逾3000年的悠久发展历史，新中国成立以来更是得到了全面系统的发展和规范。党的十一届三中全会后，在党和政府的重视、推动下，公文国标和国办印发的公文处理办法相继诞生并不断完善，公文专业学科在全国各大高校普遍设立。党的十八大之后，一方面，新修订的《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》颁布实施，将以往党政、行政公文格式进行了合并统一和严格规范，对公文运行处理提出了更高要求;另一方面，以习近平同志为核心的党中央领导集体持续深化落实中央八项规定精神，高度重视精简文件和改进文风，党的十九大后新一届中央政治局立即出台实施《中共中央政治局关于进一步贯彻落实中央八项规定精神实施细则》，其中对公文文风转变、内容精简、数量压减等提出严格要求。同时伴随网络化、信息化时代不断发展，公文理论研究、实践应用及电子化管控等不断深化拓展，各类制度要求不断完善和细化，公文管理在现代企业专业化、精细化管理中的角色和作用日益突出和重要。

综上所述，新时代新形势下，现代企业特别是现代国有企业公文管理已呈现出新特点，表现为更强的政治性、专业性、规范性、实用性，它既是企业深化专业化管理的重要组成部分，又对各领域专业化管理拥有十分重要的影响。作为中石油所属企业，面对当前复杂多变的国内外政治经济形势和日益激烈的石油石化市场竞争，进一步加强公文管理、改进提高拟文发文质量，是有效适应公文新标准、新制度的必然要求，是加强企业专业化、精细化管理的必然要求，是持续改进文风、深化作风建设的必然要求，是提高办文办事效率、促进中心工作的必然要求。

而随着近年来公文管理进一步规范化、严格化，克石化公司日常工作中的各类公文问题进一步凸显，特别是各专业部门拟文、行文问题多发频发，有时严重影响行文效率和工作沟通效率，亟须以新的举措、新的方式大力改进提高，克石化公司公文评价管理工作正是在这样的背景和形势要求下展开的。

一、主要措施及做法

（一）开展公文评价管理工作主要解决的问题。开展公文评价工作并构建长效管理机制，核心目的是提高办文办事效率、促进中心工作。重点是解决过去一个时期企业公文管理上遗留积累的三方面问题：一是着力解决公文拟文行文过程中出现的各类具体问题，主要包括基本格式规则不掌握、拟文质量粗糙、发文数多、同类问题屡改屡犯等。二是着力解决人员思想认识和基本技能掌握问题，主要包括重视不足、观念转变不够、公文基本知识技能掌握程度不能满足日常业务拟文发文需要等。三是着力解决考核激励和常态长效问题，主要包括管理考核不严、激励约束不足、闭环管理存在欠缺等。

（二）公文评价管理机制的基本思路。针对这些急需解决的问题，克石化公司办公室认真梳理公文标准规范、中石油集团公司新制度新要求，广泛调研了解同类企业的先进管理经验，结合自身实际确立了公文评价管理机制的基本思路：第一，完善顶层设计，经认真调研论证，完善现行公文管理制度体系，将公文评价有关管理要求纳入制度予以固化。第二，认真开展日常纠偏，做好各类公文审核（包括电子公文和纸媒公文），建立审核记录，着重收集整理问题文件清单，定期梳理、分类汇总。第三，积极约请帮促，对于问题多发的文件及时约请拟稿人员，当面指出问题，提出处理意见，加快行文流转。第四，重点跟进服务，对于原则性基本性问题频发的文件拟稿人或新接触拟文发文任务的人员，做好跟进帮助和服务，不仅详细指出问题，更帮助其学习和掌握重点要求（包括OA系统公文处理流程和相关具体要求）。第五，定期通报考核，按季度编发《公司公文质量通报》，对各部门各单位拟文发文中的典型问题进行通报并严格考核。第六，持续整改提升，不仅督促具体问题的整改，更从管理和制度层面持续做好完善。通过上述六方面的工作，基本能够形成一个闭环管理和良性循环的格局，从而持续提升公文运行管理整体水平。

（三）开展公文评价管理工作的具体措施。1.做实前期工作，试行积累经验。党的十八大之后，新的公文标准和管理要求对克石化公司公文管理提出了更高要求，企业原有公文管理模式的短板和问题不断凸显，各部门问题文件多发。早在2013年起，克石化公司办公室就已开始探索和构建行之有效的公文管理新机制，经反復调研论证评估，公文评价管理机制的运行思路于2014年上半年基本确立;在2014年下半年进行了试运行;经过一段时间的评估完善，2015年起将其确立为一项长期机制固化实施，并结合新的管理要求不断深化实践。2.梳理经验成效，完善制度体系。在前期运行的基础上，克石化公司办公室结合实践中的问题和经验，进一步完善制度顶层设计，2017年初，全面梳理、整合、修订了企业公文管理制度，将原有公文处理办法、电子公文系统管理办法、文件传阅规定等5项制度进行了归并和优化，实现了“五合一”。将开展公文评价有关管理及考核要求纳入其中，使企业公文制度体系更加规范化、简明化、实用化，为开展好后续工作奠定了基础。3.狠抓过程管控，做实做细日常纠偏、约请帮促、重点跟进三个基本环节。按照公文评价管理要求，严细认真做好日常公文审核纠偏，建立日常问题文件记录清单，对典型问题、多发问题进行详细记录和分类汇总分析;对于问题多发文件和拟文发文有困难的拟稿人，采取针对性约请帮促或跟进服务，确保其深刻认识存在问题，从问题整改、思想认识、基本规则掌握等方面同步改进，逐步提高拟文发文质量和公文工作能力。特别是对于新接触公文工作及新配电子公文办公系统的人员，依托定期系统检查、文件流转情况抽查等机会，进行一对一跟进服务和帮助，确保其尽快掌握拟文发文的基本规则和技能。4.严格通报考核，以问题为导向促推公文运行管理质量水平提升。坚持纠偏帮促和通报考核并重，每季度对问题文件清单进行汇总梳理，针对共性问题、典型问题，起草发布《公司公文质量通报》，对问题文件多发频发的部门和单位，严格进行考核。每年四季度末，起草印发《年度公司公文质量通报》，对一年来的公文运行管理情况进行总结梳理，提出下一年重点要求和注意事项。5.落实中央精神，以公文质量及文风改进成效助推作风建设。根据中央和中石油集团公司党组关于贯彻中央八项规定精神系列新要求，克石化公司办公室将其中关于压减文件总量、提高质量、改进文风等系列新要求落实到公文评价管理工作全过程，既进一步强化了公文评价工作力度，也对深化作风建设起到了重要促进作用。6.深化实践应用，做好经验成果共享和管理持续完善。定期总结检视公文评价管理工作的成效和不足，结合近年来克石化公司公文运行管理各环节常见问题，组织编制《公司公文处理常见问题及纠错解析》，将其作为一项管理成果和公文工作指导性手册，发布于门户网站等平台，用于帮助各部门、单位拟稿人员更好掌握公文拟制及运行基本要求。同时，持续吸收各部门各单位及外部先进经验，持续改进提高公文评价管理成效。通过近5年的实践证明，实施公文评价管理对于持续提升克石化公司公文运行管理整体水平、提升企业办文办事效率、强化作风建设、促进中心工作等发挥了重要作用，取得了好于预期的明显成效。

二、取得的成效

（一）公文管理制度机制更加完善，专业化水平进一步提升。通过开展公文评价工作，构建形成了集日常公文审核、运行管理（包括电子公文和纸媒公文）、宣贯引导、监督检查、通报考核为一体的公文评价闭环管理机制。以这种机制为抓手，不仅实现了公文基本标准、管理要求的集成落实与持续宣贯，并以此为带动，整合完善了克石化公司公文管理制度体系，进一步提升了企业公文运行管理的规范化、高效化、专业化水平。

（二）公文常见典型问题有效解决，拟文发文质量不断提高。通过开展公文评价工作，对公文拟制、运行流转各环节中的问题进行持續梳理、汇总、分类、分析，在此基础上提出改进意见，加强监督通报考核，企业公文运行管理常见、典型问题被逐一曝光和纠正，一些屡改屡犯的问题数量逐年减少，各部门各单位拟文发文整体质量呈现出持续稳中向好的局面。同时通过这项工作的不断积累，克石化办公室编制形成了《公司公文处理常见问题及纠错解析》这一实用性手册，以问题文件为例，进一步为各部门、单位拟稿人提供了可参考、可借鉴的指导帮助。

（三）发文总量得到有效控制，文风改进助力作风建设深化。通过开展公文评价工作，创新性地将强化公文运行管理作为贯彻中央八项规定精神的有力抓手，将强化公文运行管理提高到政治高度抓落实。通过持续努力，近年来克石化公司发文总量逐年降低，文风改进成效明显，实现了加强公文管理与促进作风建设的双赢。

（四）人员思想观念进一步转变，公文写作技能明显增强。通过开展公文评价工作，做到了解决公文实际问题与转变人员思想观念的同步推进。不仅有效解决了之前长期积累的诸多公文方面的问题，而且在此过程中逐步转变了各专业人员观念，深化了其对公文工作的认识。特别是促使机关专业部门人员、甚至是各级领导，从原有的“视公文为工具、为办公室的事、不需要懂太多”，逐渐转变为“公文是一种专业、代表部门形象、是推政施策的基础和管理人员必备的技能”。这种思想观念的转变，极大推动了公文工作质量的持续改进和人员公文写作技能的持续增强。

（五）行文办事效率大幅提升，服务保障作用更加充分发挥。通过开展公文评价工作，克石化公司公文管理制度机制日趋完善，各类公文方面的问题得以有效解决，人员公文工作技能有效提升，以往因公文质量问题被上级退办的现象逐年减少，直至基本杜绝，大大提高了各专业、各领域对上、对外、对内沟通协调业务的效率，有力促进了企业中心工作的发展。

三、结论

通过构建和实施公文评价管理机制，能够有效实现公文标准与管理要求的集成宣贯和落实，能够有效促进企业公文管理制度体系完善及各部门各单位拟文发文质量的提升，能够有效提高各部门专业人员公文观念和公文写作能力，从而不断提高企业行文办事效率提升、促进中心工作的进步发展。这一管理机制所形成的成果和产生的积极影响已经并将继续体现于克石化公司各领域、各项工作中，为企业有力应对新一轮行业竞争和挑战、推动转型升级和高质量发展提供有力的服务保障。

【参考文献】

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[2]编写组编.公文实用手册（2018版）[M].石油工业出版社，2018.

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