浅析电子档案管理在高校档案管理中的应用

摘 要：随着社会经济的飞速发展和信息时代的不断发展，电子档案已逐渐应用于社会的各个领域，其主要服务对象是日常管理和办公。电子文件管理以其独特的优势使日常工作更加高效和便捷。在分析电子档案在高校档案管理，特别是人事管理中的现状的基础上，从电子档案的优缺点出发，提出了电子档案在高校档案管理中的应用策略。

关键词：电子档案;高校;档案管理

随着社会经济学的迅速展示，第一个科学网络技术已逐渐推广到社会各个领域。在当前高校档案管理的基础上，大多数都采用了该系统的管理模式，其主要方式是通过电子影像、电子报纸等形式。电子文件具有独特的管理优势，可以使得学校的档案日常管理更快捷，方便。

1 高校档案管理的现状与方向

1）工作量过多。根据高校档案管理的实际情况进行分析，每隔一年就有大量相关文件数据发生更改，移动或记录等，各种更改文件必须进行计算，添加更多信息，如继续教育，就业情况，例如文件变更的数量大且频率很高，还具有跨域的区域性特征，加之维护，保存，更新链接需要更多的人力和物力。

2）随着信息技术的不断发展，电子文件管理的信息化水平有待提高。信息技术是一种快速，高效和便捷的处理手段，但是其作用在当前的文件管理过程中并未得到充分发挥。一些大学或纸质文件作为主要手段，电子文件仅在交换，检索，备份这些辅助链接中起作用。

3）档案管理的标准操作水平不高，由于不同的学校有不同的情况，因此在制度和规范上存在一定差异，导致学校之间的档案管理操作无法达到一致，甚至会出现矛盾现象，这些都会给档案管理工作带来负面影响。

4）长距离传输太频繁。在每年的学生中都会出现这些转移到学校，学校，毕业和就业的情况，从这个角度来看，流动性非常大，因此，档案通常是长距离传输的。

2 电子档案管理在高校的档案管理中的优势

1）具有快速，便捷，高效的归档速度的优势。电子档案管理的应用与信息技术充分结合，最大限度地减少了传统纸质档案的繁琐程度，以及相关工作的归档，如：档案信息的收集，分类，存储，浏览，统计等，程度更高。档案馆和档案馆加快了工作量，有效地减少了档案馆的管理。特别准备的是人事档案管理，通过这些优势发挥，可以有效保护人事资源得到更好的利用。

2）具有实现快速，便捷，高效的资源共享的优势。电子文件管理充分发挥了信息技术的作用，可以有效地实现文件的系统管理，实现资源共享，从而使浏览，搜索，阅读等更加方便快捷。同时，网络，信息传输等技术的普及，使电子文件管理可以根据不同的情况进行搜索，分类，整理，优化，过滤等操作，有利于加强文件管理，使文件管理更加全面。具有传输速度快，应用能力强，信息存储量大等優点。只有共享人才资源，人才选拔才能更加全面，合理。

3）能够创造更稳定的存储的优势。与传统纸质档案进行电子档案管理相比，电子档案可以充分利用诸如DVD，U盘，移动硬盘，存储卡等现代技术进行存储和传输，设备的优势不易受到影响。客观的环境，且贮存时间长，体积大，稳定性强的特点。

3 电子档案管理在高校的档案管理中存在的风险

1）电子文件数据的完整性。在传统的纸质文件管理中，处理错误或文书错误将导致相对较小范围的后果，并且易于补救。电子文件结构复杂，并且以多种方式存储。在各种方式的转换中，信息由于外部因素的影响很容易丢失或破坏。

2）电子文件存储的安全性。许多存储设备具有很高的读写速度，如果被盗，损坏会很严重。另外，由于使用的信息手段是统一的字体和徽标，失去了手写汉字的特性，这不利于真假的鉴别，导致侵权的文件不易被发现。网络传输的风险也非常大，在传输过程中存在被修改，恶意破坏，被盗的风险。高校中的大多数档案都是属于学生和教师的重要资料。

3）电子文件管理的长期可读性。电子文件的信息存储在不同的载体上，信息的读取和存储需要特定的设备，这将导致信息对硬件和软件的依赖。目前，电子技术的发展非常快，计算机所影响的更新速度也非常快。如果兼容性方面存在问题，还可能会丢失信息并直接缩短电子文件的使用寿命。

4 电子档案管理在高校档案管理中的应用

1）加强电子文件存储设备和网络的安全性。上面提到的电子文件在网络安全过程中必须存在安全隐患，为此要重点强调，将针对性地加强文件存储设备的安全性，利用这些手段来增强设备的安全性，最大限度地保护电子文件在传输，存储，使用过程中的机密性，发展性，可持续性，安全性。首先，确保专用于平面的存储设备的安全，定期更新软件和硬件，定期管理和维护设备，以确保存储设备的良好状态;定期更新和备份存档文件，以防止意外丢失文件;还可以通过网络防火墙，身份认证，数字签名，防病毒和及时备份文件，严格的读写权限，加强电子档案在过程中的安全性，并确保电子文件在存储过程中的安全性，传输，保密，防止其他用户对电子文档的非法访问和随机审查，应不断完善现代管理手段，努力提高文件的安全性。

2）完善有关规章制度，规范作业流程。一是完善高校人事档案管理信息化，应高度重视相关人员的职业道德与安全操作意识，加强培训，使高素质的人事档案管理人员具备较高的管理技能和专业素质，可以更了解要求和档案管理规范，并具有熟练的应用技能，工作人员可以很熟练地进行计算机的接收和管理，促进了电子档案管理的现代化进程。只有这样才可以通过对加强人员职业道德和安全操作规范的培训，使档案工作者具有较高的职业道德，同时通过规范操作，消除人员操作过程中的漏洞。其次，在具体电子档案管理的实施过程中，有必要科学完善相关制度，以实际情况为出发点。最后，每一个单元的文件存储需要用相同的格式处理软件进行处理，防止由于格式转换或软件兼容性问题而损坏文档。

3）优化服务模式，拓展服务功能。首先，高校档案管理人员应首先努力挖掘馆藏资源，重视加工，加工等环节，然后将多媒体技术，信息技术，光盘制作技术充分结合起来，坚持快速便捷的个性化服务宗旨。这样电子资源才能真正实现基于安全的共享。其次，电子文件信息可以通过ZIP进行保存，也可以使用CD进行存储，然后实现在飞机上的特定操作，文件人员为相关的用户服务，坚持“以人为本”的服务准则。最后，尽可能建立在线服务系统，为电子文件用户提供在线咨询服务。

4）增加人事档案管理信息化的资金投入。在高校人事档案管理工作中，需要设立专项资金，必须将人事档案管理信息建设纳入学校预算;必须为必要的人事档案信息管理电子设备提供足够的经济支持，更好地保证人事档案资源数据库和网络平台的稳定运行。

5）逐步推进人事档案信息管理。我们要坚持从实际出发，在总体计划的条件下，根据要求制定安装计划。重视档案管理中必须注意的所有环节，即特殊性和安全性，以建立系统平台，开发标准化的管理模式，实现内部自动化办公。

5 结语

综上所述，随着时代的发展，电子档案管理在高校档案管理中的作用不容忽视。要不断总结，分析和创新，优化电子文件管理服务模式，规范相关的操作程序和系统，确保电子信息的安全，提供更好的服务。在这个高度信息化的时代，信息技术无疑为档案管理注入了新的血液，尤其是数据量大，更新频繁，远程需求巨大的大学档案管理。继续使用传统的手工方式已不能满足高校规模发展的需要。只有注重信息管理，网络资源建设，充分利用信息高速公路的优势，高校档案管理才能更加健全，高效。

参考文献

[1]教育部.2006年全国教育事业发展统计公报.2007 .06.08.

[2]教育部.2007年全国教育事业发展统计公报2008.05.05.

[3]教育部.2008年全国教育事业发展统计公报2009.07.17.

[4]杨小华，唐日梅等.关于高校人事档案管理工作的几点认识[J].沈阳建筑大学学报，2006（1）.

作者简介

郑平（1968-），女，汉，河南省南阳市，本科，副研究馆员，南阳师范学院，研究方向：档案管理。