电子档案与纸质档案的管理与发展

向江玲

摘 要：伴随经济社会的高速发展，科学技术日新月异，信息技术获得了极大的提升，计算机网络技术已经走进了千家万户，对人们的生产生活以及工作学习等各个方面产生了巨大影响，同时，也深刻地影响到社会各行业的发展模式，档案管理与发展也不可避免的在其影响范围之中。下文在分析档案管理基本概念与内涵的基础上，探讨分析电子档案与纸质档案存在的优点与缺点，并对电子档案与纸质档案管理与发展的重要性进行深入分析，提出一些意见与建议，希望能为相关工作人员提供一定的参考作用。

关键词：档案管理;纸质档案;电子档案;管理与发展

当前，经济社会发展飞快，信息技术高速发展以及计算机与互联网技术的快速普及，互联网+异军突起，在社会当中有很多新的，这些深刻影响到社会当中各行业的生产与发展。而档案管理工作是一项非常重要的管理工作内容，在社会经济发展进程中发挥着重要的作用，但是传统的纸质档案管理方式伴随当前信息化的高速发展，其存在的一些弊端不断显露出来，发挥电子信息技术以及互联网技术在档案管理中的作用，能够更好的应对传统档案管理工作存在的弊端，提升档案管理效率与质量，实现电子档案与纸质档案的并存发展。

1 档案管理工作概述

档案管理，又有档案工作之称，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。这项工作具有突出的管理性特点，而且还具有服务性与政治性的特征。其工作内容主要涉及档案收集整理，鉴定档案价值，对档案进行保管、编目、检索、统计以及档案编辑与研究，档案利用等，虽然档案管理的环节众多，但是这些步骤有时不是必须的，可以依照具体实际工作需求合理的删减与调整，有些档案管理涉及六个管理步骤，包括基础和利用两大部分。从档案管理的发展历程来看，是有一个由非独立系统到独立系统、由简单管理到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭系统到开放系统的这么一个过程。

2 电子档案和纸质档案的优缺点分析

2.1 纸质档案的优缺点分析

对于纸质档案，主要是指通过纸张来记录档案信息，或者其他能够被人直观感受固化在某种物质上的档案信息，而这种档案信息的媒介是通过字迹来实现的，信息载体彼此联系，除非是遭受特大不可抗力自然灾害或者人为灾害发生时会遭受破坏外，纸质档案可以永久地进行保存。在档案管理工作中纸质档案是非常重要的，也是最原始与传统的方式，在长久的发展过程当中逐渐传承下来，其优点非常突出，主要体现在真实性与原始性方面，纸质材料在纸质档案中都是第一手重要的资料，原始性非常突出，同时在整理与添加档案过程当中，纸质档案信息有着明显的时间先后顺序，而且存在某种逻辑性，有迹可寻，有据可查，这样能够大大降低人为因素进行篡改或者伪造，有着极高的真实性与可信赖性。

但是对于纸质档案而言，除了优点之外，也存在一些弊端，特别是当前伴随经济社会的高速发展，纸质档案存在的不足被显露出来，纸质档案涉及很多环节，如收集、整理以及查阅等，耗时耗力非常不便，而且纸质档案保存过程当中会受到很多自然灾害和人为因素带来的破坏，如地震、火灾、风化、战乱等，会导致纸质档案发生损坏或者遗失，破坏纸质档案的第一手资料价值，引发巨大的损失。

2.2 电子档案的优缺点分析

电子档案是在国家相应标准下，通过扫描、上传等相关技术手段，有效转化纸质档案信息，使其形成数字文本或者图像，再转化纸质档案为数字化档案过程当中，必须要在国家相关规范程序下严格进行，这样安全备份工作充分做好，同时，还要充分确保纸质档案和电子档案信息，二者之间的统一性，才能保证档案的真实性与可用性，纸质档案在进行数字档案转化过程当中，保留了档案信息的真实性，同时，对档案管理工作起到了重要的推动作用，其效率和质量也得到逐步增强，能够更加便携化的开展档案的整理、修改以及检索等。但是不能过度的将纸质档案转化为数字档案，这样，纸质档案原有的真实性凭据性和历史质感将会消失。

但同时对于电子档案而言，也存在一些缺点，与纸质档案相比，电子档案的真实性相对而言，没有纸质档案更加真实，有时难以保证档案信息的真实性。电子档案信息管理过程当中是通过信息技术手段和互联网等先进的技术，来为各个地域和人群提供自由查看于翻阅的功能，电子信息管理系统以及信息系统是实现这些功能的重要前提，与传统的纸质档案相比存在很大的不同，不是在特定场所进行保存，开放性比较明显，这样一来，增加了信息篡改的发生概率，同时，计算机系统在保存与传播电子档案信息过程当中，还存在很多黑客攻击以及盗取档案信息的不法行为，再加上系统本身存在的不稳定性，病毒感染等因素影响，会对档案管理工作造成很大阻碍，影响档案管理的真实性与可用性。

3 电子档案与纸质档案的管理与发展

3.1 纸质档案和电子档案并存的重要意义

新时期在进行檔案管理工作当中，要实现电子档案与纸质档案的并存发展，不仅要加强纸质档案的保存，同时，还应当加强电子化档案保存，通过这两种形式来实现对档案的更好管理，同时，在档案管理过程当中，必须要保证纸质档案与电子档案信息一致性，彼此相互对应，不论是通过哪种形式，都可以及时的查阅档案信息，从而将纸质档案与电子档案管理的优点充分融合，有效降低单一档案管理形式存在的不足，纸质档案由于能够长久地进行保存所以其真实性与原始性非常突出，而电子档案可以规范的进行保存，检索查找非常方便，因此，实现二者的并存发展，是档案管理工作今后的重要发展方向。

虽然当前数字化档案管理是重要的发展趋势，但是，相关档案管理部门在进行档案管理过程当中，应当对纸质档案保存给予充分的重视，这是档案管理最原始的资料，体现的档案管理的真实性与可靠性，而且纸质档案能够长时间进行保存，远比电子档案的载体如U盘、CD等可保存年限更长。

3.2 增强纸质档案与电子档案并存发展的建议

首先，要采用“双套制”管理，两种档案形式分别建档，确保资料真实客观。如果不采取有效措施，保证电子档案和纸质档案的一致性，那么电子档案将一文不值，这是档案最基本的真实性决定的。其次，强化规章制度约束和责任落实，严防可能出现的档案疏漏、遗失甚至造假。最后，就是做好档案涉密工作，严防黑客网络攻击造成电子档案的丢失、被盗等非安全状态。要合理确定档案密级，加强档案管理相关人员的教育培训力度，采取网络技术加密，根据工作实际需求合理设置相关管理人员的权限。

4 结语

综上所述，纸质档案和电子档案各有自己的优缺点，要想高质量做好新形势下的档案管理工作，必须将二者结合起来，充分发挥它们各自的优点，规避各自的缺点，互为依托、优势互补、形成强大合力，共同推动档案管理工作再上新台阶。

参考文献

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