加强高校教学档案管理工作的路径分析

摘 要：高校教学档案管理是高校管理的重要组成部分，为高校发展提供重要支持。目前高校教学档案管理还存在不少问题急需解决，可从提升档案管理人员业务能力、完善档案管理制度、明确档案管理方式等方面加强。

关键词：高校;教学档案;档案管理

高校教学档案内容繁多，既包含学生参与的与学习相关的各项活动情况，又囊括教师教育教学活动的过程记录，是高校教育教学活动的真实体现，也是高校重要的教学资源。对教学档案的整理、归档是对高校当下工作的总结，也给未来工作提供思路，因此教学档案对高校工作有着举足轻重的作用。因此，我们需要厘清思路，科学管理教学档案，使其能更好地为高校工作服务。

1 高校教学档案管理工作的不足之处

1.1 教学档案管理人员业务能力尚需提高

高校多存在人员不足的情况，行政岗位干事多从教学系部抽调，这就导致了从事教学档案管理工作的人员非文秘等相关专业出身，对档案的整理、归档和保存等业务不熟悉的现象出现。高校教学档案种类繁多，几乎涉及高校全部工作，业务不专的管理人员对待档案工作随意，对各种档案的重要性、密级程度、保存方式等不甚了解，常常在向相关部门提供数据材料后就认为工作结束，忽略了材料的归档工作。多数数据材料会重复使用，如不妥善存檔，对日后工作的开展也会带来不必要的困难。

1.2 教学档案管理制度仍需完善

高校多重视日常教学活动的开展过程，忽略其中应产生的用于存档的文字材料。高校某些行政部门在开展工作之初缺乏规划，未考虑到在工作过程中对各教学系所提供的数据应进行统一性规范化处理，常常在系部提交各自的数据材料后才根据情况做统一要求，这就导致了工作时常出现不必要的返工现象。这也体现了高校对教学档案管理工作的不重视，缺乏相应制度的约束。制度的不完善，使得各项已开展的工作出现文字材料数量少、格式不规范、内容不详实、保管不合理等情况[1]。

1.3 教学档案管理方式还需明确

随着信息化的发展，高校教学档案工作多在计算机上完成，利用电子信息存档为我们节省了空间资源，也增大了我们保存档案资料的容量。信息化为档案管理工作带来方便的同时，也为档案管理工作人员带来挑战。信息化加快了我们的工作速度，这就会给我们带来更多的教学档案资料，这些资料如何处理、以何种方式存档也给我们带来了难题。同时因为以上提到的教学档案管理人员业务不精的原因，部分人员无法厘清档案材料日后的用途，因此忽略了纸质化保存的传统方式，认为电脑存盘万无一失。教学档案管理方式不明确尤其是对纸质化保存的不重视导致档案丢失、档案版本过多等。

2 加强高校教学档案管理的路径

2.1 提升教学档案管理人员的业务能力

教学档案的管理工作与高校教学活动开展息息相关，这也对高校教学档案管理人员提出了要求。高校教学档案管理人员的业务能力决定了教学档案管理工作的质量。高校在招聘教学档案管理人员时，应当将档案管理专业知识作为考核内容之一，择优录取。对于从事档案管理工作的人员，高校应加强指导，定期开展培训工作，不仅组织其学习规章制度，也要给予到兄弟院校等外出学习交流的机会，亦或是邀请行业专家到校指导。此外，高校也应对教学档案管理人员进行不定期的考核，促使档案管理人员注重自身业务能力的提升。

2.2 完善高校教学档案管理制度

制度的完善不仅是对档案管理人员的约束，也是为了档案管理工作更好的开展，并促进档案管理工作的规范化，为档案管理工作指明方向。高校认识到教学档案管理工作的重要性，不能将教学档案管理理解为只是档案管理人员的工作，而应加强引导，让每一位教职员工充分意识到教学档案与自身工作、个人发展密切相关，做好教学档案相关工作。同时，高校不但要组织教学档案管理人员学习国家相关教学档案的法律法规并依据其开展教学档案管理工作，也要结合自身工作实际，将工作细化，建立适合本校特点的教学档案管理制度，使工作更规范[2]。

2.3 丰富教学档案管理工作的方式

信息化的出现不仅改变了我们的日常办公也改变了我们档案管理工作的方式，为我们的教学档案保存提供了方便。我们的日常已经离不开电脑，教学档案也多依赖于电脑存盘，但是由于电子文件保存方式不够规范，同时教学档案管理人员普遍认为电脑存盘较纸质化保存方式安全，忽视了电脑存盘实际上也存在风险，除了这种保存方式，还可以考虑利用网盘、QQ群等方式保存材料，不仅不用担心电脑损坏档案材料丢失的风险，还可以利用互联网存盘实现随时随地获取资料。虽然信息化给我们档案管理带来了方便，但是我们也不能完全摈弃纸质化存档，要厘清信息化存档和纸质化存档的区别，根据材料的性质选择适合的存档方式。同时，高校应加大资金投入，引进教学管理软件，方便教学档案管理的同时，还可为师生利用教学档案材料提供途径。

高校教学档案涉及的内容繁多，高校领导、全体教职工应当引起重视，配合教学档案管理人员做好工作，不仅利于自身发展，也促进学校的长远发展。

参考文献

[1]魏晓琳.加强高职院校教学档案管理工作的几点思考[j].办公室业务，2019，06：109-113.

[2]王爽.高校教学档案管理存在的问题及对策[j].兰台内外，2019，02：25-26.

作者简介

李西妮（1987-），女，壮族，广西马山，高校讲师，硕士研究生，广西现代职业技术学院机电工程系教务秘书，研究方向：大学生创新创业及就业指导。