关于信息化时代电子档案和纸质档案长期并存的思考

吴娜

摘 要：随着社会经济的不断发展，现阶段越来越多的地区都需要使用档案，所以说档案在社会中的作用是越来越重要，所以现阶段为了更好地保存档案，就需要将信息化技术逐渐深入到档案管理中来，并将其更全面的深入到各个领域，有效发挥信息化的作用，通过这种新型的技术让档案管理人员在日后更好的进行工作。本文主要对电子档案和纸质档案本身的优缺点进行深入分析，在分析中阐述信息化时代下电子档案和纸质档案长期并存的相关策略。

关键词：信息化时代;电子档案;纸质档案;长期并存

对于档案管理人员来说，想要更好地保存档案，需要找到新时代中最为合理的档案管理模式，这样才能提高档案管理人员的工作效率。但是从目前的档案管理中可以了解到的一点就是单一的电子档案或者单一的纸质档案本身都存在着缺点，这些缺点会影响档案管理人员的工作效率，让其无法更好的保护档案。所以现阶段为了更好地保护档案，需要档案管理人员采用电子档案和纸质档案长期并存的方式，在档案管理中更好的融进信息时代的新型技术，通过这些新技术来进一步转变传统的档案管理观念，这样就可以减轻档案工作者的工作负担，还可以提高档案管理人员的工作效率，保证档案可以受到更好地保存。

1 电子档案和纸质档案本身的优缺点

在对电子档案和纸质档案本身的优缺点进行深入分析的过程中主要从几个方面来阐述：第一个方面就是电子档案的优缺点，第二个方面就是纸质档案的优缺点。

1.1 电子档案的优缺点

随着时代的不断发展，现阶段我国已经逐渐走进了信息时代，在这个时代中电子档案逐渐出现在人们的视野中，而且电子档案本身存在着很多优点：第一个优点就是电子档案的存储量是非常大是，而且传输的信息也比较快，保存档案的时间比较长。第二个优点就是电子档案可以通过信息技术进行备份，这样就会降低人为因素导致档案丢失的概率。但是即使这样电子档案也存在很多缺点，主要的缺点在于网络是一把双刃剑，很多时候由于系统被损坏或者被黑客进入，那么就会对档案造成很大的威胁，这对社会还会造成不良影响。

1.2 纸质档案的优缺点

纸质档案是一种比较传统的档案保存模式，主要是档案管理人员对档案进行收集、整理，然后针对不同的类型对其进行分类，所以纸质档案也存在很多优点：第一种优点就是纸质档案增加了阅读的便利性，而且为了让其更好地为大众服务，需要工作人员对其进行盖章确认，从而增加其信息的真实性和准确性[1]。第二个优点就是纸质档案是一种档案保存到重要载体，是我国针对的文化资源。但是纸质档案也存在很多缺点，最主要的原因就是对纸质档案的保存，由于保存不善很多纸质档案都出现了破损，而且使用起来比较麻烦，非常容易产生档案丢失的问题，从而很大程度上影响整个档案的管理工作。

2 信息化时代下电子档案和纸质档案长期并存的相关策略

在对信息化时代下电子档案和纸质档案长期并存的相关策略进行深入分析的过程中需要从几个方面来阐述：第一个方面就是档案管理人员对电子档案和纸质档案实施一体化管理，第二个方面就是需要注重对档案管理工作人员的素质培养，第三个方面就是档案管理人员需要有效开设档案服务平台。

2.1 档案管理人员对电子档案和纸质档案实施一体化管理

从目前来看，档案管理人员为了更好地工作就需要逐渐转变传统的管理观念以及工作方式，不仅仅需要重视纸质档案管理还需要注重电子档案的管理。从现阶段的情况中来看，电子档案管理已经越来越受到档案管理人员的欢迎，但是档案管理人员不能完全拘泥于电子档案管理中，需要在档案管理人员中不断构建全新的档案管理模式，在档案管理人员进行档案管理的过程中将电子档案与纸质档案进行合理融合，实现电子档案与纸质档案的一体化管理模式，进而有效提高档案管理人员的档案管理工作的效率[2]。例如：档案管理人员在对纸质档案进行分类整理的过程中，需要对纸质档案进行编号，然后通过信息技术将这些编号也分类到电脑中，这样日后在使用档案的时候可以对其进行更好地查找，并明确不同类型档案的不同位置。不仅仅如此，档案管理人员还需要将其运用到电子档案的管理过程当中，明确电子档案资料具体的存储位置，从而真正意义上构建一体化的管理模式。

2.2 需要注重对档案管理工作人员的素质培养

为了更好地管理档案，不仅仅需要档案管理人员采用更为合理的方式，还需要让相关部门培养出一批高能力、高素质的档案管理人员，这样档案管理人员才能更好地进行工作，从而有效提高自身的工作效率。在提高档案管理人员工作能力的过程中需要提高档案管理人员的专业素养，让档案管理人员对档案管理有一定的认知。而且为了让档案管理人员更好的进行工作，需要相应的工作人员更加積极主动的学习相关的新技术，这样不仅仅可以让利用自己学习到的知识进行工作，还可以更好提高档案管理人员的自身素质，让档案管理人员可以在日后更有效的进行工作[3]。

2.3 档案管理人员需要有效开设档案服务平台

档案管理工作主要摆阔几个方面：第一个方面就是资料袋整理，第二个方面就是资料的采集。所以在档案管理人员进行工作的过程中需要让工作人员本身了解自己的工作内容，而且相关部门还需要针对档案袋管理开设一个档案服务平台，从而有效实现档案的发展目标，进而真正意义上实现资源共享。所以档案管理人员在工作的过程中需要有找到工作的发展目标，在对相关人员来查找档案的时候设立一套程序，这样不仅仅可以保护档案的安全性还可以让档案管理人员给予人们更好的服务，而且这种工作模式还可以有效减轻档案工作者的负担，让档案管理人员可以获取相应的经济和社会效益。

3 结束语

综上所述，随着时代的不断发展，现阶段我国逐渐走进了信息化时代，在这个时代中，在这个时代中我国了更好的保护档案，就需要通过电子档案与纸质档案并存的方式，这样不仅仅可以让发挥二者各自的优势，还可以让这两种档案相辅相成，相互补全自身的缺点。从目前来看，作为信息化时代的档案管理人员，需要不断提高自身的管理力度，通过更符合时代发展的方式进行保存档案，这样才能有效提高档案保存的效率，从而有效提高档案管理人员自身的专业管理素质以及职业素养，这样才能为我国更好地保存档案，让档案可以在日后更好地服务于大众，从而有效确保档案管理工作的有效进行，让档案管理人员可以通过最先进的方式来推动档案管理模式的有效发展。

参考文献

[1]莫伟杰.对信息化时代地质档案管理中电子档案和纸质档案长期并存的思考[J].兰台内外，2019（15）：60-61

[2]马润霞.信息化发展中大地测量电子档案与纸质档案并存的思考[J].测绘技术装备，2017，19（01）：67-68

[3]徐懿.信息数字化发展对高职院校档案管理工作的影响分析[J].安徽警官职业学院学报，2017，16（02）：104-106+128