浅谈如何做好广播电视无线高山台站“十三五”基础设施改造工程档案管理工作

寇军

摘 要：工程档案是在工程建设活动中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、数据等各种历史资料的记载，也是工程开展规划、勘测、设计、施工、管理、维护等不同工作的重要依据。工程档案资料应按照完整化、规范化、标准化、系统化的要求进行整理编制。在工程竣工验收时，承包人要提供一套合格的档案资料及完整的施工图纸，作为竣工验收的条件之一，为今后的维修、管理提供依据。

关键词：建设项目;工程档案;管理

广播电视无线高山台（站）基础设施建设，是国家“十三五”时期文化旅游提升工程的重要内容，是建设新农村公共文化服务体系，也是解决好边远农村群众收听（看）好广播电视节目的重要民心工程。经过近两年的不懈努力，于2019年11月底全面完成了国家下达给技术中心所属台（站）基础设施改造建设任务，工程全面完工。11月28日，由市文化委领导带队组成专家小組对6台（站）每一个工程项目的论证、设计、招投标、工程施工、监理、工程质量以及资金的使用、文档资料都认真检查，对重庆广播电视技术中心6个台（站）15个项目作了肯定：工程文档资料完善，且工程质量达到预期目标，专家小组讨论一致通过，验收工程质量等级为合格。该项目的工程档案分类合理、排列整齐、编排科学更是得到了专家小组的肯定，为“十三五”高山台基础设施改造工作的顺利完工和验收奠定了坚实的基础，也为建设部门提供了更全面的信息资源。

1 建立工程档案管理制度，确保管理规范化、标准化

为了加强对档案工作的集中统一管理，确保工程档案齐全、完整、规范，技术中心从组织上、制度上和归档等方面为档案工作的顺利开展提供了保证。

1）确定工程档案工作人员，统一协调档案管理工作。项目立项后，技术中心成立了“十三五高山台站基础设施建设领导小组”及办公室，办公室负责高山台站基础设施改造建设工作的档案收集、整理、分类、保管、统计等管理工作。

2）建立健全工程档案管理的各种规章制度。在工程建设初期，便制定了《技术中心工程建设项目竣工验收管理办法》，明确要求在建设项目的审批、招标、订立合同、项目建设、资金支付、验收、监督检查和竣工验收等环节都要有建设工程档案记载的原始数据，做到职责分明。

3）建立科学的归档制度。为了使工程的档案管理更加规范化、标准化，在工程竣工结算审核验收时，应对文件进行全面认真的检查，相关台站要求提交的资料清单包括6个无线发射台基础设施建设项目的批复相关文件、招标及投标文件、施工蓝图电子版及纸质盖章审核版、施工合同及合同相关附件、现场签证、设计变更文件、竣工图、施工单位报审的结算书、甲方确认的单位工程开工报告、质量竣工验收记录、竣工验收单、竣工报告、供货签收单、结算等相关的资料否齐全完整。

2 转变观念，科学管理

长期以来，在实际工程建设当中，对于各级各类档案工作没有一种科学的管理意识，大部分的工程建设单位往往只重视工程施工环节以及后期的结果，对于档案管理并不重视，没有将档案工作渗透到各个环节之中，导致建设单位档案资料积累残缺不全，给档案的整理归档带来了困难。

1）统一思想，提高认识。我们认识到建设工程档案记载的原始数据在整个建设工程施工过程当中是必不可少的组成部分。这一项基础性工作对于工程高质量的顺利完成 有着重大意义，也让工作效率得以提高，让经验得以总结，让规律得以认识，让历史得以延续，让资源得以有效共享，让事业发展得以保证。

2）档案与目标考核挂勾，责任落实到人。为了保证档案资料收集齐全、完整，更加科学化和规范化，“十三五”工程建设领导小组将档案工作纳入了相关台站的年度考核目标，责任落实到台站和人，对档案工作进行定期检查和督促，对工程建设的总体推进起到了重要意义。

3）及时通报档案收集工作信息。从实际情况看，工程建设是比较复杂的，从项目申报、审批、招标、订立合同、项目建设项目、资金支付、工程验收、监督检查以及工程竣工所形成的文件材料涉及面广、内容繁杂、涉及部门和人员多，经历时间长，稍有疏忽，就可能遗漏。“十三五”工程建设领导小组多次召开专题会议，及时分析、研究和解决档案收集中存在的问题，周密部署和精心计划，让档案的及时归档和后续工作。

3 扎实做好工程档案的基础工作

我们要求工程档案管理人员必须了解工程建设的具体操作程序和工作流程以及各阶段的工作安排，掌握每个阶段工作中需要形成哪些档案资料，对每种资料的内容和数量做到心中有数。在此基础上，采取以下收集方法。

1）追踪收集。术中心在市发改委、广电集团的支持和具体指导下，完成了各台站基础设施建设项目的可行性研究，论证、勘测设计，以及投资概算的编报工作，并组织进行了各台（站）基础设施建设的实施。在施工过程中，档案人员主动到现场询问和了解工程进展情况，及时掌握工程信息并指导和督促技术部门有针对性地收集档案资料。这种方法收集速度快、档案资料齐全，质量也比较高。

2）分阶段收集。高山台站基础设施建设，将大大改善广播电视无线高山台站工作条件和技术装备，确保广播电视节目安全播出。这项利国利民的工程已经是跨年度的工程，在项目实施过程中，随时掌握实施情况和问题，始终保持与施工、建设部门的联系，及时掌握工程进展情况，并加强催收档案工作，尽力避免档案原始材料的散失，这样能保证工程档案的连续性、完整性。

4 明确档案资料管理的范围和要求

1）工程档案资料管理的范围。“十三五”工程建设项目包括涪陵区两头望机房“新建56米铁塔一座”的地勘和设计、沙坪坝区广播发射台发射铁塔维护的方案设计及概算、石柱县方子槽机房铁塔维护、加固的方案设计及概算、黔江区529台中波天线及天馈系统改造的方案设计及概算。

2）工程档案资料管理的要求。一是工程档案工作应与工程建设同步管理。在施工建设中，档案人员严格按照国家档案法的管理规定和要求，确保档案工作依法依规，认真掌握每个阶段的主要内容和关键环节，积极稳妥地推进档案的收集工作。工程施工完成后，对于工程组织实施情况、建设任务完成情况及效果、建设资金落实及使用情况、建设实施及管理情况、工程经验总结等方面的验收报告等材料，都要及时收集和整理同，同时要求完整、准确、系统，并做到图面整洁、装订整齐、签字手续完备，图片、照片等要附情况说明;二是竣工图应反映实际情况，必须做到图物相符，做好施工记录、检测记录、交接验收记录和签证，并加盖竣工图章。施工过程中的图片、照片、录音、录像等材料，以及施工过程中的重大事件、事故等，应有完整的文字说明，同时要详细地填写档案资料情况登记表。

5 工程档案信息的开发和利用

本工程较大项目均采用公开招投标进行采购，设计、审图、监理、地勘等配套项目均采用邀标或者询价采购，无论是招标、采购、设计专题会议都有记录可查，为工程的顺利开展提供了保障。通过开发利用工程档案信息，促进档案管理工作做好档案资料的收集、归档工作、积累贮存档案是为了更好地利用和开发档案信息。工程档案的形成是项目建设工作者劳动智慧的结晶，通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源，而这些资源又通过档案工作者提供给更多的项目建设工作者利用。对于档案工作者来说，如果能将档案信息及时提供给建设部门和相关的技术工作者，使他们亲身体验到档案信息的价值，就会促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。

下一步，我们将实施信息化管理，将工程档案资料及时输入电脑，随时为建设部门提供更全面的信息资源，这些档案信息无疑为我们工程建设事业提供了很大的帮助。每当建设部门专业技术人员从利用档案中获得信息时，他们也会更积极主动地向档案室归档文件材料，从而保证工程档案的完整性，促使档案管理更上新台阶。