高质量体系建设需要注意的几个问题

闫琼 张英 丁雪妮

摘 要 2016年，国家发布了《质量管理体系要求》，新版标准对质量管理体系建设工作提出了新的要求。烟草行业对认证转版工作规定了时限要求，不难看出，国家局把体系建设作为提升基础管理水平的重要抓手，力求全面、系统地推进提高。本文针对基层单位如何落实高质量发展，促进本单位基础管理水平提升，在实际工作中，又怎样针对新版本标准思想和要求，全面客观地认识体系、建设体系、运行体系，结合笔者工作实际谈谈个人的观点。

关键词 高质量体系建设 问题

一、领会体系建设的宗旨，克服建设体系是“编写文件”的问题

首先，要明确体系是服务于管理的，是实现管理目标的一种工具和手段;同时，管理者在体系文件的策划过程中参与不够充分，没有把战略意图和管理目标有效体现在体系策划过程中，导致体系文件的战略目标可实现性差或者导向性差，指导性不强，其结果是体系文件与实际工作脱节，也会导致文件的适宜性不强。其次，体系是经过无数的管理专家长期总结的科学的方法，是被实践证明了的对管理水平有明显提升作用的行之有效的工具。因此，要克服体系的神秘感，系统、全面地了解体系本身的条款要求，把握其精髓，使体系“为我所用”，把“要我贯标”真正变成“我要贯标”，这是科学策划体系、做好运行管理的前提。

二、造就一批人才，克服“精英贯标”的问题

体系建设因其科学性和严谨性，对策划、运行提出了一定的要求。第一，要有对本单位生产、经营、管理有比较全面了解的人员来对体系进行整体策划。所谓的策划，就是对管理计划和实现手段的设计。比如当前管理的现状判断、未来目标的制定以及实现的可能，要具有实现管理目标的资源（比如人、财、物）状况以及过程控制的可行性。第二，要有相关专业人员的认真参与。体系是全覆盖的，就是指与该项管理相关的重点要素全部都会纳入其管理、控制的范围，比如质量管理体系，涉及计划、采购、研发、生产、包装、运输等全流程，以及厂房、设备、资金、人员等全要素的管理。那么环境管理体系、职业健康安全体系、监视测量体系等涉及的面就更广、专业更多，因此如果仅靠一个或几个专业人员做体系文件，其专业性和适用性可想而知。第三，体系的终极目标在于有效运行和实现持续改进，对关键岗位、重点环节控制的有效性就会制约体系运行的质量和效果，如果哪个环节、岗位出现了问题，特别是重点环节、岗位出现了问题，就会对整个管理甚至正常运行产生重大影响。因此，体系建设绝不能搞“精英工程”，它一定是全员的、全方位的、全覆盖的。但是培养和带动一批懂体系、会运行的体系骨干，对提高运行质量、及时发现问题、推动持续改进无疑具有桥梁和纽带的作用。实践证明，这样的骨干培养得越多，管理的“警察”也就越多，纠偏成功的概率也就越大，持续改进的机制也就会越来越健全有效。如果把全员都培养成体系管理员，就达到了“全面管理”的层次，也就养成了“标准化良好行为”。

三、领导重视，持续推进，克服“说起来重要，做起来不要”的问题

在质量管理体系的“七大管理原则”中强调领导作用和持续改进，其意义也在于此。领导的作用不能简单理解为有重视的意识，不能停留在会上讲一讲、笼统做强调，而是要直接参与、亲自指挥。如果缺乏权威指导，从策划到文件形成就可能变成写一套、做一套，体系就成为了无本之木，贯标就会成为“一阵风”，这也是前几年贯标失败或效果不佳的原因之一。领导参与体系运行，就是直接指挥管理的过程。因此，体系建设和运行是在科学的方法指导下的系统化管理。

四、实事求是，扎實推进，克服急躁、浮躁问题

一是体系文件本身要实事求是。一方面，标准给了原则，具体怎么落实、怎么实现，行业、单位、地区情况不一样，在文件编制过程中要突出以“有用、实用、好用”为目标，要因地制宜，实用为主。在目标制定、控制手段等方面要结合自身实际，切忌引入一些职工看不懂、很难操作的概念或理念性东西;切忌为了文件的标准化玩文字游戏。系统文件要言简意赅、表述清楚;作业层文件要注重以图表的形式，在最短的时间内让职工看得明白、便于掌握。另一方面，文件策划编制要仔细，从上至下做策划，从下至上论证文件的适宜性、充分性，不能应付了事、不合实际地闭门造车，也不要没完没了地追求论证得完美无缺，体系强调的就是持续改进。在文件编制初期论证得充分一点，以后修改的地方就会少一点，但往往在体系建设初期文件量很大，很难一次性把文件审核得比较充分，加上环境、条件也在不断变化，因此文件在初步评审后可以边运行边改进。因此，在文件策划初期，既要认真细致，又要加快进度，既不能做“胡子工程”，也不能搞“献礼工程”。

二是运行过程要扎实。体系运行初期可能问题较多，有的甚至触及单位的历史问题、核心问题，在这一过程中，领导不能急躁，不能反感，更不能回避矛盾。对问题要分门别类仔细研究、区别对待，制定相应的计划，组织改进，在后期还要注重验证问题改进的效果。

体系因其科学的思想和完整的管理架构为全球管理者所崇尚，也正在现代管理方面发挥着重要的作用。这也是行业在新的发展环境下，面向经济全球化所制定的重要战略举措。

（作者单位为陕西中烟工业有限责任公司延安卷烟厂）