筑牢档案工作“四个意识”做好高校档案服务利用工作

苏红燕

摘 要 从筑牢档案工作“四个意识”（管理意识、服务意识、安全意识、宣传意识）入手，分析探讨了做好高校档案服务利用工作的具体路径选择，提出了高校档案管理部门通过维护档案信息完整与安全、开展档案宣传、提供优质高效的档案利用服务，实现高校档案服务利用管理水平的提升，档案管理、服务、安全、宣传四者相辅相成，互相促进，共同服务于学校“双一流”建设和改革发展实践。

关键词 四个意识 高校档案 服务 利用

Abstract Starting from building up the "four consciousness" （management consciousness， service consciousness， safety consciousness and propaganda consciousness）， this paper analyzes and probes into the specific path choices of making good use of archives services in colleges and universities， and proposes that archives management departments in colleges and universities maintain the integrity and security of archives information， carry out archives propaganda， provide high-quality and efficient archives utilization services in order to improve the management level of university archives services utilization. The archives management， services， safety and propaganda complement each other and promote each other to serve the "double first-class" construction and reform and development practice of the university.

Keyword four consciousness; university archives; services; utilization

高校檔案馆是学校出具档案证明的唯一机构，承担着为学校、社会和个人利用档案提供服务的任务。科学规范的档案管理是高校档案事业发展的强有力保障，优质高效的档案服务是档案工作的生命线和最终目标，确保档案信息安全是档案工作的底线，档案宣传则是档案工作不可或缺的重要组成部分。高校档案工作人员要积极筑牢管理意识、服务意识、安全意识、宣传意识，做好档案服务利用工作，为学校中心工作的顺利开展保驾护航。

一、筑牢管理意识，提升高校档案服务利用管理水平

高校档案部门首先要在规范和创新管理上下功夫，在工作中积极筑牢管理意识，以“服务、规范、创新、发展”为管理理念，团结协作，改革创新，不断加强档案管理利用的规范化建设，提升档案服务利用管理水平。

1.转变高校档案管理理念。“阻碍高校档案管理工作发展的一个关键原因是欠缺科学、系统的档案管理理念。”[1]42高校档案管理者“需要将传统的管理理念转变为现代的信息化管理理念，将每一份档案看做信息，以信息管理的角度进行档案管理建设”[2]17，变被动的服务模式为积极主动的服务模式，改单一的查询档案方式为全方位、深层次的档案信息服务，最大程度地发挥高校档案管理价值。

2.健全完善档案管理制度。健全完善的档案管理制度是规范档案管理的基本要求。档案查询流程的优化，档案借阅制度的严格执行，电子文件归档利用制度、档案信息安全制度的建立健全以及档案信息服务反馈和奖惩机制的建立，都是高校档案部门良好制度形象的体现。早在2001年，山东大学档案馆就编辑出版了《山东大学档案管理制度》一书，近年来依据教育部、国家档案局和有关上级文件，重新修订了《山东大学档案管理办法》，使学校档案工作有法可依，有据可行，顺利开展。

3.加强“三个体系”建设。加强档案资源体系、档案安全体系和档案服务体系“三个体系”建设，努力将高校档案部门建设成为学校核心信息资源和“数据资产”集聚地。档案资源体系建设是基础，要注重档案资源的深度挖掘，以数字档案馆建设为支撑，用大数据技术和方法推动档案资源的增值服务：加快传统档案资源数字化转换和馆藏特色档案资源数字化建设，加强电子文件档案的归档接收和保管利用，注重校友和优秀人才信息库建设，开发档案信息远程利用等。

4.强化合作，协同创新。在合作、共享理念的引导下和信息技术迅速发展的背景下，高校档案工作人员必须以更加开放的姿态参与到为学校教学、科研和管理服务中去，站在学校整体工作的全局统筹档案管理，实现校内各单位（尤其是教学、科研单位和宣传部门及有关学院）数据共享，协同发展。除了校内合作，高校档案部门还可以与社会有关单位合作，加强与兄弟院校的馆际合作与资源开放共享，以及与科研院所、企业等彼此之间的联系交流，开创档案服务利用合作互惠、共享、开放新局面。

5.优化档案管理人才队伍建设。优化高校档案管理人才队伍建设，是提升高校档案管理水平、服务高校事业发展的重要保障。要重视档案管理人员队伍建设，落实责任;引进档案专业人员，提高档案队伍的专业性;内部学习培养和外出培训学习相结合，提升档案管理人员的业务水平[3]21。尤其在信息化背景下，高校档案管理部门应尽早培养技术应用方面的人才和复合型人才，创造性地开展档案工作，以适应高校档案信息化建设快速发展的需要。

二、筑牢服务意识，提供优质高效的档案利用服务

服务是档案工作的生命线。高校档案工作的最终目标是为学校人才培养、教育教学、科学研究、文化传承创新以及社会提供档案信息利用和服务。

1.提升服务理念。服务是档案工作的立身之本。高校档案信息服务不仅仅限于档案收藏、信息存储、宣传教育等，而是以用户为核心，帮助用户从档案信息中获取更多更好的服务，最大限度地满足学校和社会不同用户对档案信息多样化的个性需求。这就要求高校档案工作人员提升“全面服务”和“主动服务”理念，立足工作实际，为档案利用者提供主动、热情、耐心、周到的服务;工作中善于抓住档案需求者的心理诉求，掌握沟通技巧，针对工作中出现的问题及时研讨解决，以服务用户、满足用户的需求为最终工作目标。

2.提高服务素养。教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》（2008年8月20日公布，以下简称“27号令”）指出，高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。随着高校档案信息服务呈现出新特点，档案工作人员还应从以下方面提高自己的服务素养：（1）加强思想政治理论修养。提高思想认识，注重政治理论和档案法律法规学习，具有强烈的事业心、高度责任感和无私奉献精神。（2）提升服务态度。坚持微笑热情服务，保持愉快稳定的情绪和适度情感，耐心回应广大师生和校友的问题。（3）提高服务能力。树立全局意识，善于沟通，增强主动服务和团队协作能力;善于总结经验，开拓进取，提升创新能力;与时俱进，不断学习，提高知识素养和业务能力;积极配合档案数字化建设，提高现代化计算机信息处理能力。

3.拓深服务内容。高校档案服务要满足不同利用者的需求，就要体现自己的特色，不断拓深档案利用服务内容。（1）学籍档案信息资源开发利用。高校档案馆是学校出具各类毕业生学籍、学位证明等档案材料证明的唯一机构，开发利用好学生学籍档案信息资源，深入研究高校学籍档案信息整合利用模式和方法，对推动高校学籍档案管理服务具有示范作用和重要意义。（2）始终把档案利用服务与学校中心工作相结合，开发具有学校特色的编研成果。高校档案馆应始终把档案利用服务与学校中心工作相结合，加大主题式或专题式档案编研工作力度，充分挖掘和发挥馆藏档案资源服务学校中心工作的作用。（3）深入开发利用学校特色档案资源。人物档案、教学科研成果档案、传承创新中华优秀传统文化档案等特色档案资源，是高校办学理念和办学特色的重要体现，是高校独有的“学校记忆”，对有效服务学校改革发展实践发挥着重要作用。

4.强化文化服务。学校档案文化建设是校园文化建设和文化传承创新的重要组成部分，不仅为一流大学建设提供强大的精神动力，而且也为建设社会主义先进文化提供有力支撑。学校档案服务要在档案文化建设上下足功夫：（1）强化高校档案部门和档案工作人员的文化意识，不断提高工作人员的文化素养，建立档案文化研发团队。（2）深度挖掘丰富的馆藏档案所蕴含的珍贵的文化价值，如学校名人档案、老建筑等，丰富学校文化内涵。（3）“品牌档案塑造品牌文化”[4]17，要树立品牌意识，打造档案文化精品，并将档案文化精品转化为精彩的档案文化产品。（4）建设校友馆或特色档案文化陈列室，加大具有独特“学校记忆”系列丛书的编研力度等。

5.创新服务方式。在信息化和移动通信时代，传统的现场查询档案的方式已不能满足广大用户的多样化和个性化需求，高校档案部门创新档案服务方式势在必行：利用计算机网络、手机客户端，开通官方微博或微信，建设完善“以用户为中心”的互动服务型档案网站，设立公共电子邮箱，针对特殊群体采用邮寄、传真等方式，开展档案利用的远程服务。档案利用的远程服务，能有效节省时间成本和经济成本，是高校档案馆切实履行服务功能的必由之路和有效途径，也是高校档案事业发展的时代要求和发展趋势。

6.改善服务条件。在条件保障方面，“27号令”规定，高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。除现代化的办公硬件配备到位之外，高校档案服务利用的环境还应该进行人性化的人文艺术创造，通过购置新的借阅橱柜，添置绿植，完善服务设施等，为档案利用者提供一个安静、明亮、宽敞、温馨的借阅环境，提升学校档案服务形象，最大限度地满足档案利用者的心理需求。

三、筑牢安全意识，维护档案信息完整与安全

高校档案工作者要筑牢安全意识，把维护档案信息完整和确保档案安全作为自己重要的政治职责，任何时候、任何情况下都不能放松和疏忽。

1.确保档案实体安全。档案实体安全处于档案安全体系的首要位置，没有档案实体的安全，就谈不上档案信息安全。（1）规范制度。层层签订档案安全责任书，健全档案安全事故问责追责制度;建立健全档案调、归卷制度，规范档案提供利用过程中的借阅登记和及时归卷的程序;建立完善档案工作突发事件应急处理办法，严格规定库房进出制度，确保档案安全万无一失。（2）核查档案。对当天用过的档案要及时归还;定期对库存档案清点核对，对借出档案进行跟踪关注，提醒及时归还;对借出归还档案进行检查，看有无破损、缺页、修改等。（3）防止人为因素对档案实体的侵害。加强档案库房巡查和整体管控，非工作人员不得进入库房;工作人员在每天结束借阅工作之后，进库房切断电源，关好门窗。（4）防止环境因素对档案实体的损害。精心做好消防设施设备等的维护保养;使用空调尽量使库房温湿度达到要求;库房中使用防虫药品防虫防鼠;经常保持库房清洁等。

2.保障档案信息安全。（1）保障档案管理信息系统安全。高校档案管理信息系统应设定严格的用户和权限管理机制，根据权限的不同，把用户分为系统管理员、业务人员、借閱人员和一般用户等。同时，进一步做好档案数据备份以及检查、迁移，切实保障档案数据的长期安全保存。（2）保障档案信息读取安全。档案管理信息系统由档案查阅专门电脑安装使用，不定期更改设置密码进行登录，将档案信息安全的威胁尽可能降到最低。（3）保障档案信息不被篡改、不流失、不泄密。档案库房应安装监控配合人工对档案查询进行监督，确保出现档案安全事故可以追溯检查;明确电子档案信息的密级，采用身份认证技术、访问控制技术、数据加密技术等，建立健全技术保障体系，提高网络和系统的安全性。

筑牢档案安全意识，最终就是要建立健全人防、物防、技防“三位一体”的档案安全体系，建立健全档案安全长效机制。这就要求学校档案工作者时刻绷紧档案安全之弦，使档案安全警示教育常态化，建立起经常性的档案安全监督检查机制，同时加大档案安全人力、物力、财力的投入，为档案安全工作提供有力支撑。

四、筑牢宣传意识，使高校档案工作逐步走向开放

檔案宣传是档案工作的重要组成部分，是档案管理的需要，也是时代发展的必然要求。筑牢档案宣传意识，使学校档案工作逐步走向开放，是高校档案工作人员本职工作应有之义。

1.重视档案宣传，注重宣传策划。高校档案宣传开展得顺利与否，直接取决于学校各级领导和各部门的重视程度。要引起学校领导对档案工作的重视，借助和依托学校各部门及各学院的优势资源，加强沟通和协作，把档案宣传纳入学校整体宣传体系，由上到下有组织、有计划地策划并深入开展，带动全体教职医务员工认识并了解档案，重视并利用好档案。高校档案部门要紧紧围绕学校中心工作，精心策划档案主题或专题宣传。如，在每年新生入学和毕业生系列教育活动中加入档案宣传内容，通过举办档案和校史专题讲座、制作宣传展板、进行校园广播，让学生深入了解什么是档案、人事档案和学籍档案的区别、档案和自身又有什么样的关系等等，从而引导学生重视档案，增强学生们的档案意识。

2.加强宣传合作，拓展宣传手段。高校档案宣传要特别注重加强与宣传部门的合作，积极利用学校宣传栏、校报、广播电视、新闻网，通过纸质、专题录影片或幻灯片、特色专题网页等全方位展示学校馆藏特色档案，发布对外提供档案借阅利用工作规则以及档案法律法规和管理制度等。同时，建设网上档案馆，借助微博、微信，主动研究开展档案法制、档案收集整理、档案保管利用等的宣传。此外，专题展览、档案会议、培训讲座、知识竞赛、档案工作信息动态发布、国际档案日活动等，也都是宣传档案信息资源的重要手段和方法。山东大学档案馆、校史办在学校进入“双一流”建设的关键时期，特策划举办纪念与传承——山东大学校长系列展览，收到了很好的反响和宣传效果。

3.打造档案文化精品，开展档案文化宣传。档案作为丰富宝贵的文化财富，服务校园文化建设和发展是它的应有职责。“高校编研工作是档案部门积极主动、系统、广泛地开展档案利用工作的一种方式，也是广泛向利用者进行档案宣传的一种途径。”[5]70通过档案编研打造档案文化精品，开展档案文化宣传，可以彰显档案文化魅力，弘扬档案文化，是开创高校档案宣传工作新局面的有效途径。高校档案部门应围绕学校中心工作和发展大局，将深入挖掘出来的馆藏特色档案资源进行整理编辑，除了汇编档案文献和参考资料之外，更重要的是编研文化含量高、利用价值大、广受欢迎的系列档案文化精品，如教学科研成果汇编、校庆汇编、学校大事记、学校画册、名人传记、校长（知名校友）系列展览集锦等。通过打造档案文化精品，培育档案文化宣传知名品牌，让广大师生和校友充分享受学校档案部门提供的文化服务，助力校园文化建设。

4.在具体工作中开展档案宣传。档案服务利用与广大利用者发生密切联系，是对档案工作最有效的宣传。档案工作人员在实际工作中要积极转变观念，以提高档案利用的关注度为目标，变被动宣传为主动宣传;要经常对档案利用者宣传档案工作的重要性，获取利用者对档案工作者工作的理解和档案建设事业的自觉支持。“我们在平时的利用工作中，可有意重视档案利用效果的填写，档案利用效果填写越详细越好，越详细越能说明问题，越能宣传档案工作。档案利用效果积累到一定程度，它的宣传作用自然就显现出来了，具有很强的说明力。”[6]46这就要求高校档案工作人员对本校的重要档案资料、重要人物和历史事件等做到了如指掌，这样才能在平时的服务利用工作中抓住契机，有效开展档案宣传。

5.建立档案宣传工作长效机制。高校档案宣传是一项长期的持续性的工作，应该纳入档案部门年度工作计划和工作重点进行长远规划，同时从制度上加以规定和规范，建立起一整套全面系统的档案宣传工作机制。（1）成立档案宣传领导小组，建立档案宣传工作例会制度。制定档案宣传近期目标和长远规划，善于总结研究，并加强对工作执行情况的检查和档案工作绩效考核。（2）建立健全档案宣传激励机制。对在档案宣传工作中作出突出成绩的人员进行通报表彰，并给予一定的物质奖励或纳入年度绩效考核。（3）建立档案宣传人员培训制度。通过举办培训班、组织外出学习交流、专题调研等形式加强档案宣传人员思想、业务教育，拓宽思路，切实提高他们的综合素质和业务水平[7]19。

开展档案宣传和保障档案信息安全，旨在进一步提高档案意识，更好地管理和发展高校档案事业。管理并发展好高校档案事业，其最终目标在于更好地服务于学校的教学、科研、管理工作。高校档案工作人员应时刻把维护档案信息完整与安全、开展档案宣传的责任感、提供档案服务利用的使命感紧密地联系起来，筑牢管理、服务、安全和宣传——档案工作的“四个意识”，做好本职工作，为学校的改革发展和“双一流”建设作出应有的贡献。

参考文献

[1]邹凡.大数据背景下高校档案管理研究[J].辽宁教育行政学院学报，2017（2）.

[2]王颖.论信息社会高校档案管理的创新性[J].卷宗，2017（3）.

[3]王俊倩，马月红.探析信息化时代高校档案队伍建设[J].人力资源开发，2018（14）.

[4]刘佳慧，王云庆.品牌档案的价值内涵及其实现路径[J].北京档案，2016（10）.

[5]陈月爱.做好档案编研是高校档案宣传工作的有效途径[J].办公室业务，2013（10）.

[6]朱玉清.高校档案宣传工作的筹划及其主要形式[J].兰台世界，2007（9）.

[7]陈中.立足档案文化定位 构建高校档案宣传体系[J].云南档案，2010（9）.