浅谈研发流程和研发支出归集规范化

罗隽

近年来随着国家财税优惠力度的加大和“放管服”的大力推行，研发支出加计扣除的优惠范围和力度在不断扩大，越来越多的企业享受了此项优惠，但是目前笔者在实践过程中发现很多企业研发立项不规范，且资料不健全，无系统性和连续性。主要问题及原因分析：

①部门之间缺乏沟通。研发部只做研发，不关注资料的保存和整体流程的控制与衔接，财务部只做账面核算，不关注研发实际情况，且相互之间没有实质有效的沟通，所以致使财务资料和技术资料脱节，没有完整的逻辑性和系统性。

②缺乏研发内部控制系统。因为没有一个独立或单独于公司职能部门的机构对于研发工作进行统一的协调和安排，研发只是研发部一个部门的事情，且没有其他部门的协调、监督和控制，使研发环节内部控制缺失，财务部也只是在准备研发支出加计扣除时要求研发部准备相应资料，不关注也不清楚研发实质流程控制，这样会使财务数据与研发资料脱钩，从而不利于公司研发的长远发展及战略目标的实现。

基于以上原因，公司研发支出加计扣除相关资料不完备，缺乏整体性，经不起相关部门的细查。针对此种情况，以财务的视角特就研发流程和加计扣除资料的规范化提出以下建议以供企业参考。

一、研发流程的规范化

（一）成立跨职能的研发合作中心

以公司总经理为负责人，成立跨职能的研发合作中心，主要成员由研发、财务、审计、质检、生产、人力资源等职能部门负责人组成。并按期召开会议对研发工作的进展进行总结，对于重大研发项目的可行性进行分析讨论。根据研发等实际情况的需要也可召开临时的会议，及时沟通并留存相关资料。

（二）建立研发内控体系

企业研发过程可分为研发前期准备阶段、研发实施阶段、研发成果验收阶段，每个阶段有不同的工作内容、要求及备查资料。很多企业只有一份研发立项申请表，或立项报告，无法体现前期研发的调研、可行性研究等系统性准备过程。

（1）研发前期应结合企业研发部实际情况，将流程分为：第一前期调研、可行性分析阶段，并出具相关报告，内容包括项目概况、主要研究内容、预期目标、实施方案、项目预算等。第二公司跨职能研发合作中心可对课题进行论证并作出批复意见，形成文字记录留存。对于可行的课题提交正式的研发立项申请，应层层上报至公司权力机构审批同意，并建立相关审批流程和制度。第三按课题实际情况编制初步的预算方案，按时间顺序编制月度、季度、半年度、年度具体预算计划，具体执行与控制流程可按公司预算制度执行。

（2）在研发项目的实施阶段，研发部内部要根据进展情况及时进行总结和安排。跨职能合作中心也要定期对进展情况进行评价和分析，财务部对预算的执行情况进行分析、总结和控制。并对相关工作日志、研发工作记录、会议记录留存备查。

（3）及时对课题项目进行成果验收，重点关注研发成果的转化，使公司研发真正落到实处，提高公司生产力和技术竞争力。公司跨职能研发合作中心也要在深入了解市场及行业情况下对研发成果进行验收，财务部需要在听取相关技术部门意见的同时，关注课题项目的成本效益性。对于成果验收情况形成书面验收文字，并重点关注研发成果的申请和保护的控制。

总之，结合公司实际情况，应建立并完善研发流程，建立研发相关的立项、经费投入、人员培训和绩效、成果转化奖励等制度，加强研发内部控制。同时，规范研发核算，建立研发支出核算制度，并重点关注研发支出加计扣除凭证附件及备查资料的完备性，这也反映研发过程的系统性及内控是否到位，同时作为研发支出加计扣除的资料装订成册留存。

二、研发支出加计扣除凭证附件及备查资料

研发支出归集应遵守会计核算要求，设置“研发支出”科目单独核算，细化到四级明细科目并分项目做辅助核算，同时登记研发支出辅助台账。

账务核算时，应注意在摘要上注明“××项目（课题）”及开支项目具体明细，如：“××项目（课题）研发人员工资等”。重点应完善凭证附件及备查资料，年度终了将相关的记账凭证、附件及备查资料复印并装订成册。主要资料如下：

（一）人员人工支出

（1）企业自主研发人员人工费用

凭证附件有工资表、银行发放记录;社保则附社保缴费收据。备查资料有：

① 考勤表、本企业正式员工需有劳动合同并缴纳社保，且在研发小组人员名单中。

② 如果研发人员同时从事非研发活动则需要完善的工作情况记录表（区分研发和其他工作时间）及工资分配表。

③ 研发人员要求有社保证明、劳动合同资料，到个人明细的银行发放记录或者签名手续。

（2）外聘人员费用

凭证附件有考勤表、劳务派遣发票、研发费用开支审批单、银行付款凭证等。主要备查资料：

① 签订劳务用工协议（合同）

② 研发人员考勤表，如果研发人员同时从事非研发活动的，要求工作情况记录表及费用分摊表。

（3）研发人员相关补贴

凭证附件主要有补贴发放表、银行发放记录或领款签字。如果有相关文件和制度则作为备查资料。

（二）直接投入（直接材料、燃料）

凭证附件主要有研发项目专用领料单（注明材料用途），此外备查资料有：

① 研发项目材料的采购申请，并注明研发项目名称或编号。

② 条件允许的情况下，研发物资采购单独签订合同。

③ 购买研发材料发票及入库单等入账凭证，如果是公司统一采购、统一取得发票的则附供应商材料结算清单，清单中严格区分研发部和工程部（或生产部）材料。

④ 每个研发项目或课题单独登记材料领用台账。废料应有处置手续，如有处置收入应列入账册。

（三）折旧和租赁费用

（1）设备折旧费

应有研发设备折旧表作为凭证附件，并完善研发部门设备领用或调拨手续;研发设备使用情况记录表;研发设备采购入账原始凭证。

（2）外部设备租赁费

凭证附件有设备租赁费结算单、发票、研发费用审批单、银行付款单据。备查资料有：

① 研发设备租赁的申请单，且租赁申请单注明研发项目（课题）名称和编号。

② 研发设备租赁单独签订合同、单独结算，租赁合同中注明研发项目名称和编号;结算单附研发设备使用情况记录表。

（四）无形资产摊销

应将研发用无形资产摊销表作为附件，并备存内部研发部门无形资产使用申请手续;外购无形资产入账原始凭证。

（五）设计费

将发票、研发费用开支审批单、银行付款凭据作为凭证附件。将研发项目设计专用合同作为备存。

（六）设备调试费

除将发票、研发费用开支审批单、银行付款凭据作为凭证附件备查外，还要将研发设备调试记录表、设备调试验收单、研发设备调试合同等资料作为留存备查。

（七）其他费用

凭证附件主要有发票（注明研发项目名称和编号）、研发费用报销单，并按研发部门报销流程审批、银行付款单据。

① 技术类咨询、論证、检测费等应签订研发技术专用合同，并注明研发项目（课题）名称和编号，发票开具内容注明研发技术咨询费、论证、检测费等或直接使用“研发和技术服务”开票编码。

② 会议、差旅费应有会议或出差申请单，并写明会议或出差理由、费用情况。

（八）委托外部开发

在委托外部开发支付相关费用时除注意扣除比例外，还要将发票、研发费用开支审批单、银行付款单作为凭证附件。同时要注意准备相关备查资料：研发立项书，并在立项书中注明委托外部开发;委托开发协议，如果是委托关联方开展研发活动的，受托方需向委托方提供研发过程中实际发生的研发项目费用支出明细情况。

综上所述，企业做好研发台账的登记、账务处理外，还应关注研发流程的规范化，同时完善资料准备和收集，只有切实加强研发活动内部控制，做到有据可查，才能让研发推动企业更好发展。