大数据时代高校电子档案管理优化与发展

张鸿艳 顾相君

〔内容提要〕 随着大数据时代的到来，高校电子档案管理迎来了新的机遇和挑战，大数据技术带给高校档案管理工作便利和高效的同时，也存在管理安全风险、管理制度不规范和复合型档案人才缺乏等问题。在大数据时代的背景下，如何探索高校数字化电子档案管理路径，提升管理效率，提升档案管理工作水平，值得深入研究和创新。

〔关键词〕 高校 大数据 电子档案

党的十九大报告中提出：“我国步入了教育信息化新时代，要全面推动教育现代化。”新的科学技术应用对传统档案管理提出了挑战。为了迎接挑战，满足新时代档案事业发展的要求，档案管理实现了信息化发展，全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化;创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合，以信息化为核心的现代化档案管理水平得到明显提升，为档案管理事业指明了方向和前进的动力。

一、大数据时代对高校电子档案管理工作挑战

1.大数据时代特征。一是信息量巨大。互联网技术的应用和新型档案管理软件的普及为档案管理收集信息、提取档案等提供了便捷性。二是数据多样性。与传统档案管理方式相比，大数据档案管理建立在数据、信息、视频以及图文的基础上，人们可以通过大数据信息更高效地实现档案管理电子化、高效化和立体化。三是资源范围广泛。大数据时代摆脱了对传统纸质媒介的依赖，人们在收集信息范围和信息处理速度方面得到了明显的提升。大数据时代为人们生活工作提供了便利条件同时，也满足了档案管理信息化、高效化的需求。

2.大数据时代给高校电子档案管理带来的挑战。随着我国高校不断向创新型、科技型、复合型发展，在高校各项管理教学工作中产生大量的电子文件。电子文件不同于传统文件，对档案管理人员的数字化管理水平有了更高的要求。目前，高校各部门并没有统一规范的档案管理，缺少专业的档案管理人员，管理方式的滞后以及电子档案普及程度不高等因素都会导致档案信息不能及时有效的共享。因此，大数据时代背景下高校电子档案管理面临如下挑战：一是信息数量增加对档案管理规范化提出了新要求。随着高校发展涉及面不断广泛，档案管理过程中所包含的数据信息量也在不断增加，在繁重的档案管理工作中档案管理人员还要对档案进行核对调整，导致工作量增加，从需求侧角度档案管理对科学化、高效化的电子档案管理提出了迫切需求。二是缺少统一的电子档案管理标准和规范。电子档案管理与传统档案管理本质上都是对档案、文件信息的整合与保存。虽然国家档案局出台了《电子文件归档与电子档案管理办法》，明确了电子档案的管理制度，但各高校在电子档案管理方面缺少统一的标准，档案管理人员往往依靠经验进行档案归类和管理，在这个过程中容易造成档案信息的流失和遗漏，一旦档案工作人员转岗或休息，接替者不能及时对档案进行统一规范化处理。

二、加强电子档案管理推进高校档案管理科学化和系统化的意义

1.适应大数据时代发展需要。随着互联网的普及，計算机应用为电子档案管理提供了技术支撑，信息化档案管理有利于简化档案管理流程，提高档案管理、存放的工作效率和安全性，在学校各项工作中实现电子化和无纸化办公。提高档案分类、收集、管理和共享的效果，满足大数据时代信息多样化需求。

2.提升档案管理水平。在大数据时代背景下，各行业的发展都依托互联网和信息技术，因此档案管理工作要不断进行自我创新和改革，形成“互联网思维”，积极利用信息技术及档案管理软件，提高档案管理安全性、隐蔽性，减少档案查阅、修改工作时间，实现管理信息自动化处理，进一步降低档案管理出现漏洞和遗失的可能。同时，随着办公系统不断完善，电子档案的分类更加细化，要求管理人员结合档案管理信息内容进行科学分类，提高档案整合效果并方便接受各类检查。

三、创新电子档案管理方式路径探索

国家档案局在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出，传统档案管理要加强对业务系统电子文件归档管理，“探索电子档案与大数据行动的融合;研究制定加强电子档案长期保存技术研究与应用”。因此，创新电子档案管理模式满足大数据时代高校电子档案管理高效、系统化需要势在必行。

1.建立健全电子档案管理制度。一是高校应出台符合本校实际的电子档案管理制度。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提出，要制订和完善信用、交通、教育等相关领域的电子数据归档和电子档案管理的标准和规范。高校行政部门要重视档案管理工作，明确校院两级档案管理机构及相应职责，整合各职能部门职责，精简档案存量，形成管理扁平化。在日常维护和管理过程中做到权责明晰，结构合理，规制高效。二是完善考核奖惩机制。学校档案主管部门要制定校院两级档案管理人员考核奖惩机制，对考核合格的工作人员给予一定的津贴补助，对考核不合格或发生重大档案管理事故的工作人员进行调岗或相应数目的工资惩处，保证档案管理人员工作积极性，形成监督制约机制。三是根据学校实际情况制定传统档案管理和电子档案管理双重制度。由于传统纸质档案在高校总量大，实现电子化需要耗费大量的人力和物力，有一些纸质档案由于存放时间较长不适合进行电子化拍照录入，因此要根据实际情况形成纸质档案与电子档案双重管理制度。

2.创新电子档案管理模式。一是创新理念。大数据时代，高校的档案种类日益多样化，信息量剧增，因此孙晓旭认为，高校档案管理部门要树立创新思维，充分应用数据集成、可视化数据操作系统、MapReduce、分步式文件存储系统为电子档案管理提升管理效率，满足信息时代对档案管理的要求。创新管理理念，关键在人。高校一方面应加大对电子档案信息化建设的资金支持，引进先进档案信息处理设备;另一方面可以邀请第三方专业信息处理公司对高校档案进行电子化整合及录入，打造电子档案信息平台。二是创新模式。随着区块链技术在各项工作中的应用，电子档案管理也应尝试利用区块链技术去中心化的分布式系统，简化电子档案管理流程，利用人工智能和大数据分析自动对电子档案进行归纳、存档和加密，进一步减少人工干预防止发生失误和遗漏。三是培养创新人才。大数据时代高校对电子档案管理及信息技术处理人才需求量较大，高校可以采取创新人才培养方式满足信息化档案管理要求。《纲要》中提出，统一规划各级各类档案人员的专业知识培训和岗位培训，创新培训内容，改进培训方式。拥有电子档案专业人才是能否顺利做好电子档案信息平台的关键因素。因此，要不断开展电子档案人才培训，掌握最先进的电子档案管理知识，发挥信息化优势，通过开展专业人员到校开设讲座、档案员交流会和企业实习培训等形式切实提高操作人员对计算机信息技术的认知能力。

四、小结

大数据时代的来临给传统档案管理带来挑战的同时，也带来了电子化管理、无纸化办公的高效和便捷性，为档案管理搭建了信息化平台。电子档案的日常维护中档案管理部门要高度重视电子档案管理过程中安全性、软件的可操作性和管理人员的工作积极性，形成合力推动高校档案事业迈上新的台阶。

（作者单位：哈尔滨学院）

责任编辑：宋 爽