协作应用程序在数字化转型中的作用

Matthew Finnegan

无论是零售商从实体商店转到网上销售商品，媒体企业将印刷品换成电子版，还是企业希望赋予一线员工权力，商业活动中一个越来越普遍的主题是：数字平台现在已经成为了成功的基础，成功取决于员工是否可以随时随地进行实时协作。

由于员工分布越来越广泛，工作人员流动性越来越强，近年来许多企业不得不迅速调整设备以保持竞争力。这项工作的关键是通过最新的沟通和协作工具有效地实现信息和想法的共享。Slack之类的实时消息应用程序、Skype for Business之类的视频会议应用程序以及Dropbox之类的在线文件共享应用程序的兴起为企业提供了许多可用于支持企业发展和实现连通性的工具。

尤其是，基于团队的协作软件和经过改进的业务流程的广泛使用正帮助企业变得更加敏捷。

市场研究机构IDC的研究总监Wayne Kurtzman说：“使用了团队协作应用程序的企业报告称，他们的团队和个人生产效率得到了显著提高，产品上市的时间得到了缩短，执行项目的速度也变得更快了。”

但是让员工朝着同一方向前进，使用相同的软件进行工作并非易事。在充分意识到了现代数字工具对支持员工队伍的重要性之后，企业高管发现当务之急是让在办公场所之外办公的员工与应用程序和设备相匹配。

更好的连通性可让员工变得更灵活和更投入

Kurtzman说：“消费者如今希望点一下鼠标就能完成购买，点两下鼠标就能返回。当这些消费者上班时，他们希望协作、沟通和工作能够和在家时与社区和家人一起做事那样便利。”

德勤的一份报告显示，近80%的企业高管将员工体验评为重要，但是在企业为员工营造生产环境方面只有22%的企业高管将其评为“优秀”。这种差距显示，企业在数字环境中正在努力寻找合适的工具以保持员工的生产力和幸福感。

这样做对于吸引和留住员工都至关重要。Kurtzman称：“与在工作环境中相比，为什么他们在家中更容易协作呢，更愿意就孩子们参加足球俱乐部的事情进行沟通呢？员工们的沟通、协作和在工作场所以外的地方完成工作的能力有非常重要的意义。”

市场研究机构Gartner的副总裁Jeffrey Mann在最近的一份研究报告中指出，为员工提供的数字体验应该与为客户提供的数字体验相匹配。

Mann称：“通常，员工体验是业务和应用程序领导者们的事后想法。在客户体验方面，他们忽略了员工从营销和客户关系管理中获得的实际体验。用来提升客户满意度的许多技术都可以用来鼓励员工提高效率。”

对于住宅安保与设施服务提供商Valet Living来说，Facebook的Workplace企业社交网络可帮助连接其在40个州内6000名员工（其中90%为兼职）。这一部署还可帮助新进员工更快地进入角色。

Valet Living的首席人力官Henry Toledo称：“在我们采用在线协作工具之前，很难通过一种统一且全面的方式招募员工。”工作人员可以通过他们在个人生活中已经熟悉的平台来访问相关的培训材料。

他说：“我们知道为员工提供成功所需的技能，以及为我们的客户和居民提供一致的体验至关重要，为此我们创建了一个培训资源库，其中包括了我们的在线培训数据库Valet U，以让所有的员工能够更加快速高效地进入角色。”

Toledo 说，使用数字协作工具连接分散着的劳动力的能力（以前仅通过电子邮件是不可能的）能够带来切实的业务收益，减少员工流动率。

他说：“随着我们在企业中的协作越来越多，我们注意到连接性与Valet Living员工保留率的稳定上升之间有着直接的关联。自Workplace推出一年以来，我们的员工保留率增长了20%。数字的上升是员工喜欢这种能力的有力证据。”

在Weight Watchers，企業高管发现，Workplace 在2018年已经被其位于全球的18000名员工所使用，以帮助员工在内部进行知识共享。

负责企业传播的高级副总裁Stacie Sherer称：“我们曾经面临的最大问题或挑战之一就是如何将所有人团结在一起？我们如何打破位于不同地理位置上的孤岛，以及如何打破企业总部与分支机构员工之间的隔阂？”

Sherer说，员工对于这些举措是欢迎的。她说：“一位受访者称‘与其他国家的同事一起工作时，我就感觉他们好像就在办公室的走廊里一样。良好的连接性让我觉得自己非常了解他们。除了专注于工作协同和沟通的小组以外，还有一些兴趣小组，你可以设置自己的个人资料，通过一些其他方式认识同事。”

合作文化

现在，许多企业已经意识到他们需要改善协作以保持竞争力。所以社交软件和协作工具方面的支出一直在增长也就不足为奇了。据Gartner预测，到2023年，这一数字将达到48亿美元，几乎是2018年27亿美元支出的两倍。

通过对大约40个数字化转型的调查，波士顿咨询集团（Boston Consulting Group）发现，将文化转型作为数字化转型项目一部分的企业，其财务成功率（90%）比忽略文化转型的企业（17%）要高得多。

金融软件供应商Intuit正趁着企业转型的东风将更多的精力放在创新上，而没有放在管理基础设施上。Intuit首席信息官Atticus Tysen表示：“数字化转型既是一种思维模式，也是一种文化变革，同时又是一种商业和技术变革。”

该公司一直在使用Slack的工作流协作应用程序来促进员工之间分享想法。Tysen称：“Slack是我们通过近即时的消息传递将位于全球各地的员工联系在一起的一种工具，同时也为志趣相投的个人或团队提供了交流机会，这些交流不需要长时间开会或大量的电子邮件。通过Slack，我们实现了思维方式和文化的转变，以找到更多能够大规模提升工作效率的机会。”

Slack的另一个用户，数据分析公司Splunk也有着类似的经历。Splunk负责学习与发展的副总裁Fred McAmis说：“对于我们来说，Slack有望真正改变现有的沟通文化。”

在部署Slack应用程序之前，Splunk使用各种不同的工具进行通信。他说：“营销用的是一种工具，产品和工程使用的则是另一种工具。在我们的首席技术官加入公司后，他选择了Slack进行工程设计。最初Slack只是一个试点项目，但是很快就在整个公司中得到了广泛使用。”

如今，简短而有针对性的即时消息可有效地帮助团队推进项目。他说：“尽管相比之下，电子邮件更为正式，但是Slack却是实时的。”

经过改进的协作流程还有助于公司随着业务规模的发展一直保持敏捷性。McAmis说：“我们的员工基数正在逐年增长，这意味着我们必须要保证公司的敏捷性不会出现下降。”

职业发展有着清晰明确的通道可以帮助员工保持动力。此外，Slack渠道还为公司中的各级员工提供了关于领导力的课程。

McAmis说：“虽然培训是主要项目，但是我认为Slack可以提高员工们的学习积极性。我们使用Slack来补充培训内容，用它们为员工提供一种能够保持联系和提醒進行学习的方法。Slack使我们能够快速共享知识并创建知识数据库。”

下一个推动力：针对一线员工的数字化工具

近年来，数字化转型的大部分焦点都集中在办公室工作人员身上。如今企业软件供应商正在将协作、通信和生产力工具的目标锁定为更多的员工，例如零售、制造和医疗保健人员。这些一线服务人员和工作人员成为了许多公司的新兴投资领域。

自2018年底以来一直将重点放在一线员工身上的微软尤其如此。微软Modern Workplace Verticals业务的副总裁Emma Williams称：“一线员工在全球员工中占了很大一部分，不过目前他们对技术的了解还远远不够。我们提供的是一种可定制的体验，真正将重点放在了那些移动优先的员工身上。”

这些注释是在微软向其Teams协作工具添加了大量更新以吸引一线工作人员时发表的。这些新增功能包括新的移动应用程序功能，与第三方规划应用的集成以及员工“点赞”工具。

弗吉尼亚州的管道供应公司Ferguson是一个使用Teams成功吸引一线员工的范例。为了更有效地进行信息共享，更为快速地改善客户服务，该公司大规模部署了Teams，并迅速实现了向基于渠道的通信的转变。

对于必须要回答客户问题，需要反复检查库存并协助客户购买的展厅销售顾问而言，这一变化尤为重要。

Ferguson的业务流程总监Tony Morris解释道：“从以往的情况看，展厅销售顾问不得不打电话或前往仓库的后台办公室去问，‘嘿，我正在寻找这种产品，我们有吗？你能提出来吗？对于客户而言，这并不是很好的体验，因为这可能需要耗费一些时间。”

借助Teams渠道，Ferguson的销售人员现在可以使用他们的移动设备将信息请求快速发送至后台办公室，从而使他们能够更好地专注于客户。“他们不仅能够继续为客户提供服务，还可以通过Teams应用程序直接获得反馈。这样很不错，因为他们可以将信息直接提供给客户，无需让客户处于等待状态。”

这种变化可以带来更高的效率，更为敬业的员工以及体验更为愉快的客户。尽管许多企业刚刚开始为一线员工投资一些工具，但是随着业务案例变得更加清晰，他们可能还会有追加投资。与此同时，工作场所的发展变化还将会持续下去。

Kurtzman说：“我们正在让每名员工都成为知识型员工。企业协作运行的效率越高，想法就会越多，可以执行的想法也会随之增多。”

原文网址

https：//www.computerworld.com/article/3513363/making-the-connection-the-role-of-collaboration-apps-in-digital-transformation.html