探究政府单位档案管理的困境及破解对策

李布妍

摘 要：我国经济迅速发展，信息化水平日益提升，人们对信息的需求量在迅速增加，但是由于政府单位档案管理没有引起足够重视，档案管理过程的复杂性和专业性，加大了档案管理的难度，影响了档案管理质量和效率，使之无法满足不断增长的信息需求。因此，必须探讨当前档案管理的困境及破解之策，使之在相关工作人员的协同下，实现档案管理工作全方位、高效率展开。

关键词：政府单位;档案管理;困境;破解对策

0引言

随着社会经济改革的快速推进，对政府管理工作提出了更高的要求。档案管理作为政府管理工作中的重要内容，应引起政府单位的高度重视，尤其是在网络信息时代下，档案管理高质量、高效率成为人们普遍心理需求。因此，应该立足于档案管理现状，积极创新档案管理模式，优化档案管理过程，规范档案管理内容，破解档案管理工作中的难题，确保职能部门档案管理工作正常展开。

1政府单位档案管理工作面临的困境

1.1重视程度不够

在社会经济迅速发展的今天，政府单位受传统管理模式影响，重效益、轻管理，一味抓经济建设，而忽视了政府各项职能的发挥，影响了管理质量和管理效率。档案管理属于政府职能管理中重要内容，由于重视程度不够，使得工作人员档案管理意识淡薄、工作方法落后，影响了档案管理工作效率的提升。另外，在抓经济建设时，档案管理人力、物力、财力资源得不到保证，使得档案管理部门属于冷部门，影响了管理人员工作积极性，甚至在政府年度考核目标中不涉及档案管理内容，也不设置其具体内容和要求。

1.2档案机构设置不合理

档案管理工作不被重视，其重要性被忽略，还可见于档案机构设置不合理。目前档案管理工作具体职能分别为其他部门所行使，极大影响着档案管理信息调度效率。档案机构没有设置一个专门的部门，使得在档案信息的收集、归档、管档过程中极不规范，不利于档案管理质量的提高。

1.3档案收集完整性不足、规范性较差

档案管理的不规范性还表现在档案信息的收集方面缺乏规范的程序，导致收集过程出现各种各样的问题。加之，档案管理机构缺少专门的人才和充足的经费，使之在信息收集过程易受干扰，从而影响档案信息的完整性。当前大部分档案管理人员做不到确保当年档案信息的完整性，给后期的管档、调档带来了诸多不便，影响着档案信息的利用价值。档案信息不是一个静态不变的过程，而是受客观因素影响，是一个动态的综合管理过程，因此，如果档案管理效率低下，会影响档案信息的真实性、时效性。

1.4档案管理质量差

当前，一些政府单位档案管理没有根据信息变更情况加以修正，使之易出现档案准确性、科学性、合理性等问题，因此，要提高档案管理质量，在这些方面还需要加强。另外，在信息化条件下，档案管理必须规范化、标准化，且实施信息数据共享，而部分政府单位档案管理依然采用传统的管理方式及手段，给档案信息的规范化、标准化建设带来了很大的阻碍，同时，也影响着档案管理质量的提高。

2政府单位档案管理困境破解对策

2.1政府单位高度重视，加大档案管理宣传力度

档案科学规范化管理有利于政府根据档案信息开展宏观管理工作，行使宏观管理职能，也有利于其他部门工作的展开及职能的履行，同时，也方便人们共享信息及高效开展生产经营活动。因此，档案管理工作重要性不言而喻，应该引起政府单位的高度重视，一方面，应该单位内部加大宣传力度，可以让其他部门了解档案管理工作的重要性并加深对档案管理内容的认识，从而自觉将档案管理纳入日常政府工作轨道之中;一方面借助媒介相关力量加大宣传力度，以引起全社会的关注与重视，为档案信息的收集、入档、管档提供有利条件。另外，网络化信息化时代的到来，为档案管理的规范化、标准化提供了契机，因此，政府单位领导要高度重视档案管理信息化工作，将信息化管理纳入政府重要工作内容之中，优化档案管理过程，在信息收集、入档等日常工作中实行实名制，提高档案管理效率，确保档案信息共享的真实性、规范化、有效性。

2.2健全档案管理机制，落实工作细则

档案管理在政府单位日常工作中发挥着重要的作用，便于其他部门高效开展工作，因此，应该立足于常态化管理，建立并健全档案管理机制，将档案管理真正落到实处。为此，应對具体工作进行细化，从小处着眼，善于发现问题、解决问题，提高整体档案管理质量和水平。要保证档案管理的规范化、高效化操作，需要构建一个强有力的监管体系，首先成立一个监管部门，保证档案具体管理工作的落实到位，并能不定期地开展档案信息的复查工作;其次，须要借助社会力量进行科学监督，使之档案管理人员能够充分发挥主观能动性，保证信息来源的真实性、有效性;最后，加大档案管理力度的目的在于让档案信息能够反映社会发展实际情况，同时，能够服务于社会。因此，政府单位应该成立一个专门的档案管理机构，做好档案管理工作，备足服务意识，落实工作细则，细化工作任务，强化档案管理。

2.3将档案意识的强化工作纳入政府工作体系当中

提高档案管理质量和效率，需要一个完善的、规范的政府工作体系。受制于传统档案管理模式，档案工作人员管理意识淡薄、积极能动性不高，使得档案管理始终处在一个低水平上徘徊。因此，基于档案管理工作的重要性，首先需要政府单位领导采取全面的、综合的管理方法，并健全政府工作体系，激发档案工作人员的管理意识及积极能动性，使之履行好自己的职责。其次，依据档案管理实际情况，明确各个部门及各个人员的职责，并制定与完善管理规章制度，增强工作人员的责任意识，构建档案管理工作统一领导、逐级负责及分级建档管理的工作体系。

2.4创建信息化档案管理模式

传统的档案管理不仅效率低下，浪费大量的人力、物力、财力，而且内容不规范，管理水平不高。基于此，应该创建现代信息化档案管理模式，加快信息化建档过程，实现大数据平台下建档方式的转变，有效避免重复建档、信息遗漏等问题的发生，确保信息的完整性、规范化，并且能加快信息传播速度，实现信息实时共享，提升资源利用率。同时，政府还应该调动足够资源支持信息化档案管理工作，提升档案管理的专业化、智能化水平，减少工作人员的管理任务。另外，信息化档案管理模式也有其不利的一面，基于此，政府还要加强信息安全工作，给档案管理创建一个优良的网络环境。

3 结语

目前，档案管理各个环节上都有问题存在，实现档案管理的专业化、信息化绝非易事，因此，应该根据档案管理现状，积极探讨破解之策，除了政府要高度重视外，各个职能部门也要认识到加强档案管理的重要性与紧迫性，将档案管理纳入日常工作体系中，落实工作原则，细化工作任务，提高档案管理质量和效率。

参考文献：

[1] 昝润娇.政府单位档案管理的困境及破解对策[J].  办公室业务. 2020（01）.

[2] 刘晓菁.当前档案工作的主要矛盾及其破解对策[J].  办公室业务. 2019（15）.

[3] 周本仙.推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化措施[J].  办公室业务. 2020（04）.

（梅里斯达斡尔族区综治中心）