事业单位档案信息资源共享问题及解决措施

□ 文| 王俭克

在事业单位经营发展过程中要处理大量业务，而每项业务均要记录下来，并归入存档。由此可见，档案信息属于一类伴生物，是事业单位发展状况的一种呈现形式。传统档案工作偏重管理，忽略了档案信息共享，以至于档案价值无法得到充分体现。因此，有必要打通档案信息资源的共享通道，以便事业单位能更好的服务社会。

档案信息资源共享的必要性

档案中记录着事业单位的点点滴滴，是回顾过往的关键依据，也是推进工作的重要基础。然而受传统思想束缚，档案工作以保存为主。档案一旦建立完成，就会长期处于闲置状态。如此一来，档案就无法得到有效利用。伴随时代的发展，传统档案工作弊端凸显，无法满足实际需要。这时事业单位尝试转变档案工作模式，让档案信息资源充分“动”了起来。这里所说的“动”是指资源共享，在档案被利用的同时其自身价值得到充分体现。一方面，为决策制定提供重要依据，确保事业单位始终保持在正确发展道路上。另一方面，为社会组织及团体提供资料支持，以保证社会活动有条不紊的开展。

档案信息资源共享问题分析

1.信息化手段落后。信息时代的到来，推动事业单位向更高水平迈进。但由于事业单位对档案工作的认识不到位，导致档案信息化建设相对迟缓。现阶段，仍有不少单位仍然使用传统方法管理档案，以至于档案共享效率偏低。

2.人员能力不匹配。档案资源共享离不开现代化技术的支持，但现有档案人员的能力无法满足岗位需要。造成这种局面的原因有两方面：一方面，工作人员并非档案专业出身，导致人员存在偏差。另一方面，事业单位未重视人员培养，导致技术知识无法得到补充。再加上档案人员缺少学习意识，不会利用闲暇时间进行自主学习。如此一来，人员能力势必无法得到提升。

3.档案利用率偏低。现阶段，在事业单位中呈现这样一幅景象，行政部负责管理人事档案，财务部负责管理财务活动资料。由此可见，档案工作并未形成一个整体。再加上部门之间缺少必要的联系，阻碍了档案资源的共享。档案资料始终处于静止状态，利用率可想而知。虽然有一些单位成立了档案部门，但受限于方法与经验，档案利用效果并不理想。

4.信息安全受威胁。档案资源的重要性不言而喻，一旦泄露，会给事业单位造成无法挽回的损失。当前，很多事业单位的工作环境较为简陋，工作流程流于形式，增加了信息泄露的风险。

档案共享需借助网络，如果网络环境不安全，会造成信息被窃取。倘若信息被不法分子掌握，轻则扰乱事业单位发展，重则引发社会经济动荡。

档案信息资源共享问题的解决措施

（1）加快信息化建设。事业单位要加快信息化建设，以实现档案资源的有效共享。首先，事业单位要安排人手对经营状况进行调查，以此确定建设目标。在调查过程中，要广泛听取一线员工的想法，从中挑出具有建设性的建议，保证建设目标的合理性。其次，事业单位要准备充足资金，用于采购设备设施。硬件设备包括扫描仪、计算机等，软件设备包括网络、杀毒软件等。为达到好钢用在刀刃上的目标，事业单位要对设备设施市场进行充分考察。在满足实际需要的前提下尽可能压缩建设成本。最后，事业单位要将实际需求告知供应商，以便档案资源共享平台满足日常所需。检索与互动是信息平台必须具备的功能，有助于提升档案资料的利用率。（2）提高人员综合素养。人员是档案资源共享工作的执行者，所以事业单位要加强培养。在招聘环节，事业单位就要提高标准，只招录档案专业人才。为发挥人才的作用，事业单位要开展一系列培训活动。通过为档案队伍注入新鲜血液，提升队伍整体实力。当然，事业单位也要注重现有人员的培养，定期组织专题活动，培养科学认知，提升知识技能。（3）做好统筹规划工作。档案信息资源共享是一个繁重而复杂的任务，需要事业单位做好统筹规划。成立统筹规划小组，小组成员具备较强的专业能力。将共享工作进行分解，并设置工作目标。在档案工作中，认真完成每一个小目标，以确保最终目标的实现。政府与行会要发挥职能，精心谋划蓝图。在填补蓝图时，要给予正确指导。在规划方案的指导下，档案工作形成一个整体。（4）强化信息安全保障。事业单位要重视信息安全问题，并采取一系列措施。首先，规范档案工作。无论是档案收录存储、还是档案移动分享，均需按照有关流程执行，以防信息丢失、损毁。其次，制定保密协议。相关人员要严格遵照协议，一旦出现信息泄露，必须进行严肃处理。再次，明确信息属性。将极其重要的信息归入保密范畴，不轻易示人。其余信息可根据重要性确定开放范围与程度。最后，强化网络安全。为设备安装杀毒软件，并定期查杀病毒。

总结

在新时期下，传统档案工作模式无法满足实际需要，因此需要改革创新。搭建信息化系统，夯实设备基础。提升人员素养，夯实队伍基础。强化安全保障，优化共享环境。在多方努力、多措并举下，提升档案信息资源的利用率。