图书馆信息资源采购公开化的思考

韩凯喆

（华中科技大学同济医学院附属同济医院图书馆，湖北 武汉 430030）

0 引言

各级图书馆/室为了应对文献信息资源不断增多的需求，都不同程度地加大了各类图书、期刊等资料的采购力度。以台州学院［1］为例，早在2008年，其图书经费就已高达500万元：购置纸质图书350万元，报刊购置费65万元，数字资源购置费85万元。2009年图书购置经费增加到了600多万元，其中纸质图书经费430多万元，报刊杂志67万元，数字资源经费112多万元。

在图书信息采购成本不断增加的前提下，图书馆/室的采购决策就变得尤为重要。图书馆学界也对此进行过许多有益的讨论，例如美国有关采购预算的讨论等。根据2015年美国的相关调查显示，2014年美国参与调查的图书馆/室年度资源采购预算同比上升了3%，平均为80.7万美元［2］。陈伟［3］认为，图书馆/室采用招标模式，更可能获得市场竞争的好处与高水平的服务。目前人们对信息资源的需求日益高涨，相应的经费却显得“水涨而船不高”。文章力图借鉴已有的管理学以及国外图书馆研究等理论，将预算采购中的决策公开化引入图书馆/室的信息服务和图书采访中，可能形成一种提高信息服务效益的新思路。

1 目前图书采购工作的方式

内部控制是由企业董事会、经理阶层和其他员工实施，为营运的效率效果、财务报告的可靠性、相关法令的遵循性等目标的达成而提供合理保证的过程，而采购预算是内部控制的一个重要环节。

物资采购预算是重要的组成部分，指导思想是在医院的战略发展下，对未来经营活动所需的物资进行充分、全面的规划和预测。同时，在采购过程中通过对预算执行的跟进、对照、分析，及时调整预算，提高资金使用率，优化资源配置。目前，医院物资采购预算大都由物资采购部门具体编制和执行。随着我国医疗卫生行业的不断发展以及2018年新医改政策的全面实施，预算管理作为公立医院进行精细化、科学化管理的重要方法，已经越来越受到医院管理者的重视［4］。

传统的图书馆/室采购也遵循上面的模式，目前主要有两种方式［5］，分别是直接采购和间接采购。相比以往高校在图书采购方面的慎重，现今高校通常采用以下3种方法：（1）政府采购。（2）小范围招标。（3）自主采购。

为了适应读者多样化的需求，目前有很多公开咨询的图书采购模式被学界热议，例如读者决策的图书采购模型。读者决策采购［6］，又称需求驱动采购，是指图书馆/室基于读者对某一本书的实际阅读或浏览情况，预设一定的参数，当达到相应条件时，自动触发购买某一文献的一种资源采购模式。文章认为，作为业内人士，有义务深入讨论这些话题，从中取得进步，以适应当前的发展形势，应对未来出现的挑战。

2 图书采购存在的矛盾

周红霞［7］认为，目前我国图书馆/室招标采购存在以下一些不完美的地方：一是招标机构的设置组成不合理，例如专业人员所占比例小等；二是缺乏对供应商的有效监督手段；三是图书招标采购时效性差；四是缺乏统一的招标平台和政策制度。

文章力图借鉴工商管理中的“厂务公开”“后勤管理”等理论，推测图书馆/室信息资源采购在某种意义上，也是“后勤支持”创新发展式的先期投入。

具体来说，就是提前为开展和执行上级领导部门发展战略做好信息方面的准备。从管理学ABC分类法［8］的角度推测：

（1）医学图书馆/室采购图书时，不仅要考虑原有的馆藏数量，更要考虑医院的重点学科发展，并适当提高重点学科相关藏书的比例。

（2）需要仰仗领导的高瞻远瞩，采书要与宏观上科研、教学等的前进方向相契合。

（3）需要将采购书目不断更新的情况及时向领导反映，建立本单位长远发展的采购预算响应规划。

综上所述，目前图书馆/室采购工作体现信息服务的前瞻性还有不足之处。

本文基于社会心理学背景下的文化适应理论，利用已被广泛使用的亚洲人自我认同文化适应量表（The Suinn-Lew Asian Self-identity Acculturation Scale，SL-ASIA）测量模型，来分析贵州省黔东南侗族村寨原住民的文化适应状况。

2.1 有限预算和无限需求的矛盾

正如胡洵［9］所言，读者的阅读要求是无限的，图书馆/室的藏书是有限的。在阅读活动的整个过程中，始终充满着“无限”同“有限”的矛盾。图书馆学界也有类似管理学中的供应和需求模型，其分析是希望通过技术的方式解决采购中的难题［10］。面对这些难题，朱蓉等［11］也提出了传统图书馆/室采购模式中的不足之处。文章在结合前人研究的基础上，提出了一些有效的改进措施。

MBA智库文档显示，采购决策是指根据企业经营目标的要求，提出各种可行的采购方案，为企业创造最大的经济效益。而对于图书馆/室这样一个不以直接盈利为主要目的存在的部门来讲，可以由王远库［12］曾研究的采购预算分配模型来做类似的评估。图书馆/室效益与市场经济中可量化的金钱收益有很多不同之处，选择采购哪些图书放入“有限”之中，是一个值得探讨的问题。一般来说，做出选择的决策者越多，考虑得越全面，越有可能是解决供需矛盾的一剂良药。

2.2 在信息动态变化过程中，未来难以准确评估资料价值的问题

目前学界已有一些关于图书馆/室评价的研究，例如欧洲图书馆绩效评价和质量管理系统项目EQUINOX发布的电子图书馆评价指标［13］、基于模糊综合评判的图书馆评估方法［14］、用层次分析（Analytic Hierarchy Process，AHP）法对图书馆进行评估［15］等。与此同时，图书馆学界也在对馆藏的评估方法进行研究，已经有了一些初步的进展，例如通过与WorldCat馆藏信息对比的联机计算机图书馆中心（Online Computer Library Center，OCLC）馆藏评估服务［16］、运用对比折算法和系数折算法对馆藏数量进行统计［17］、基于动态典藏机制的馆藏评估体系［18］等。

虽然有如此众多的研究，但部分学者依然指出，从馆藏评价研究来看，对于符合馆藏条件、馆藏评价标准的论述不多，还可以加深研究出更适合中国国情的评价指标和方法。根据美国学校图书馆管理员协会提出的信息使用含义，文章认为，图书馆/室面对的是动态变化的学科、刊物、评价角度等诸多内容，这些内容都是在不停转变的。而有限的预算资金，只能间隔较长的时间使用一次，不容易追上相关学科目标的动态变化趋势。同样，当趋势改变后，原来评价很高的馆藏，也可能落得无人问津的结果。图书期刊的性价比，尤其是图书馆/室专业领域外文资料的性价比，其评价应该是来自很多方面的，例如使用者的评价、杂志本身对自己的评价、独立第三方对其的评价等。图书馆/室只能从图书馆学的角度去评估采购的馆藏，而难以准确评估各学科资料未来价值的变化，也难以在采购时就掌握所有被采购书目动态变化的信息。

2.3 不够及时与广泛地共享与交流问题

随着医疗体制的不断改进，图书馆/室在医院发展中的重要地位以及信息媒介的巨大潜能越来越为人们所关注［19］。在动态变化的过程中，图书馆界学者曾提到，在订购少数专业性很强的期刊时，要认真听取各学科带头人的意见。文章同样认为，图书馆/室的图书预算采购，也要符合各学科和本单位各时期的发展规划。但是目前的情况，正如吴晶娥［20］所说，由于信息技术更新快，时效性较强，采购的图书跟不上变化，即使上架也很少有读者问津。

在电子信息不断变化的形势下，如果不能高效地与其他图书馆/室、上级领导部门、读者、专业工作者等对象形成无缝分享交流常态化合作反馈式的图书采购模式，文章大胆推测，这也许会使图书馆馆藏的利用效率大大降低。

3 解决图书馆/室采购问题的方法

当前采购工作中信息动态变化，今后的发展也受多重复杂因素的影响，例如该批采购的图书期刊是否是本馆长期热捧的，或者说，采购图书的借阅率等是否能一直维持在比较高的水平。这些问题的答案，可能一直会是图书馆/室的选择题。因为想要回答上述问题，需要从过去到未来、全方位、具有前瞻性的预测能力。

3.1 将采购过程的决策公开化，集思广益

图书馆/室图书、物资和设备的采购有相似的地方，最需要的是使用者持续的高度评价，而这些评价又是动态变化与难以长期获取的。文章认为，具体到图书馆/室的专业馆藏来说，学科带头人或阅读者才能部分知道哪些信息是较符合要求的。如果他们参与到图书馆/室的采购流程中来，将减少采购环节的盲目性，相对提高书刊的借阅率。

决策公开化有很多优点，例如预算决策信息公开有利于保障预算决策的科学有效［21］等。正如舒源［22］所说，要从5个方面着手完善决策公开制度：决策主体合理、透明，决策程序规范、科学，决策过程民主、辩论，决策结果统一、开放，决策非公开的制裁与保护。

图书馆/室的采购工作可以借鉴政府决策公开的方式，同样进行图书采购的决策公开化。因为评价馆藏图书期刊在未来是否好，需要使用者、图书馆、领导部门等组成一个高度协调、畅快沟通的“决策纽带”。

对图书馆/室采购工作提出的决策公开化倡议，既不能完全按照读者的意愿来，也不能完全由管理者一锤定音。因为各学科的发展几乎都是在动态中不断更新的过程，甚至期刊杂志社自己也不知道几年后本社编辑的杂志上具体出现的是哪篇文章。所以，图书馆/室采购决策公开化，应该像餐厅之于食客一样，图书馆/室作为服务提供者，将读者这个食客、出版方这个菜市场等多重因素结合起来，为各个专业学科提供更优秀的服务。在以动态变化为采购理念的前提下，让图书使用者参与到开门式、咨询式、动态式的采购工作中来。

3.2 建立及时的沟通反馈机制与平台

面对当前文献资源的无限需求与单馆资金投入相对有限之间的矛盾，国内外普遍采取了图书馆联盟的形式来解决［23］。这些联盟通过不同方面的合作，解决了图书馆/室面对的资源建设投入困难，实现了文献资源信息共享和利益互惠的根本目的。

对于图书采购环节中出现的矛盾，文章认为，各地区、不同专业的人群也可以借鉴“图书采购联盟”，包含与其他图书馆/室的公开交流、合作化采购，也是普通读者、专业医护工作者的常态化意见、建议沟通反馈平台。通过图书采购联盟形成一个迅速反馈交流机制，将采购中图书期刊不断更新“吸引力”的情况快速地向上级领导反映汇报，充分理解上级领导部门创新发展战略的意图。相信通过这些平台机制，再加上与本地区资源共建共享的合作图书馆/室开放交流，将缓和偏好不同导致需求不同的矛盾，监控出“冷门书”，采购进“热门书”。

3.3 用图书馆/室评估工作双向透明的方式促进采购公开化

图书馆/室的主要功能是后勤服务，其本质是信息支持。图书馆/室读者需要的信息支持一般是多元化的，这就对图书馆/室选择参考资源提出了挑战。借鉴学者对美国图书馆的绩效评估［24］，文章认为可以在图书馆/室中运用信息评估法，进行双向且透明的信息评估。以医学图书馆/室为例，除了传统大型图书馆对读者的考量外，还需考虑以下一些因素：首先，医护人员对期刊信息的需求评估；其次，根据读者熟练使用技术工具等动态且公开化的表现，来反映文献资源的质量，再进行评估；最后，从患者的角度，定期评价医护人员阅读的成果是否符合患者的实际需求。

在上诉工作完成的情况下，公开采购计划是否符合本单位员工的需求，也应该是一个长期动态的、与开放交流有关的评估工作。同时，如果不同区域的机构已经订购了同种类的图书期刊，也可以与之交流信息，甚至是互换杂志，实现资源不重复的最大化利用，并把本地资源共享的程度作为一个评价指标。与现有传统式的单项采购决策相比，图书馆/室评估工作双向透明的方式可能对医护人员信息素养有一定程度的提升，既可以改善医患之间的关系［25-27］，又解决了采购公开化时不透明的“信任问题”。

4 结语

含有“无限性”的采访图书工作决策公开化，给“有限性”的图书馆/室带来了新的服务空间，让原有采购图书的服务模式有了延伸。文章认为，这种延伸形成的高度协调的沟通过程，将有利于图书馆/室把有限资源更多地服务于整个学科的发展。事实上，有关图书馆采购决策支持的各类实践性探索已经开始，理论角度的分析和讨论也有部分学者做过研究。文章在此抛砖迎玉，把相关理论研究的优点进行融合，让图书馆/室的采购决策公开化，提高其竞争力和作用。