从大数据视角探究高职院校档案管理模式的改革

吴晖

摘  要：大数据时代的来临、信息技术的应用和普及，让各行业都发生了巨大的变化，也给一些流程模式依然维持传统运作的某些职能部门带来冲击与挑战，想要快速适应这一变化，改革和创新原有运行模式是必然趋势。信息技术的运用正在快速影响着经济的发展和人们的生活方式，随之也迎来了大数据时代。本文从大数据的角度探寻高职院校档案管理模式的改革方向，寻找有效的改革措施，以期实现档案管理方面的科技创新。

关键词：大数据  高职院校  档案管理  改革

中图分类号：G271                              文献标识码：A                 文章编号：1674-098X（2020）07（b）-0144-03

Abstract： With the advent of big data era and the application and popularization of information technology， great changes have taken place in various industries， which have also brought impacts and challenges to some functional departments that still maintain the traditional operation of some process models. In order to adapt to this change quickly， it is an inevitable trend to reform and innovate the original operation model. The application of information technology is rapidly affecting the economic development and people's lifestyle， and then ushered in the era of big data. From the perspective of big data， this paper explores the reform direction of archives management mode in higher vocational colleges， and looks for effective reform measures， with a view to achieving scientific and technological innovation in archives management.

Key Words： Big data; Higher Vocational Colleges; File management; Reform

高职院校的档案管理工作也要面对大数据时代挑战，现有的档案管理运行模式从大数据的角度来看劣势非常明显，也阻碍着高职院校发展的脚步。从现行的高职院校档案管理模式上來看其具有很大的改革空间，一直处于高职院校薄弱环节的档案管理应充分利用大数据技术强化管理水平，才能更好适应当今教育的信息化发展，为高职院校运营稳定提供支撑。

1  当前高职院校档案管理模式所存在的问题

1.1 对档案管理工作的不重视

高职院校的工作重心普遍倾向于招生及教学方面的管理，而对于档案管理这类基础性工作的重视程度则明显不足，无论是领导还是员工对于档案管理大多采取忽视、轻视的态度，认为维持院校正常运作及稳定发展的关键是招生量和教学质量，在档案管理工作上下功夫并不能为学校带来更大的收益，而档案管理人员在院校全体职员中也处于易被忽略的位置。

1.2 缺乏专业化档案管理人员

当前存在于高职院校的普遍现象是档案管理人员多为兼职且人数较少，而实际上档案管理工作也是非常繁重且琐碎的，档案管理人员的配置无法满足其工作需要，导致了因某些工作无法完成而引发管理漏洞及隐患。某些院校虽然配备了专职人员从事档案管理，但所配备的人员或是年龄偏大或是缺乏信息电子操作等方面的能力，这让档案管理工作在基础环节就暴露出不足与缺陷。

1.3 档案管理模式过于落后

管理模式落后，硬件、软件设施陈旧是高职院校档案管理工作较为普遍存在的问题。很多学校在档案管理制度上尚未完善健全，管理模式及管理流程上缺乏统一标准且存在较大疏漏，档案的归集与分类等无法实现系统性管理，在档案的调阅与归还上也缺少相对严谨的制度守则，这将可能会为管理工作埋下风险隐患。硬件、软件设施的陈旧、老化也无形中增加了档案管理的工作量，种种原因（如缺少管理经费、人员能力水平有限等）让档案管理工作仍呈现出较为原始的工作状态，有的甚至尚未实现电脑化操作而是仍采用手工检索、人工书写的方式，如果档案数量超出了人工能力范围，将导致档案相关管理的难度无限增加。

2  大数据技术下高职院校档案管理模式的改革方向

2.1 加强对档案管理工作的重视

一是转变思想。以往人们对于档案管理工作都缺少重要性意识，即使是档案管理人员本身也缺乏相应的服务观念与责任意识，因此加强员工关于档案管理工作重要性的普及与宣贯尤为重要。高职院校可以通过定期或不定期的培训、宣传等形式让从领导到员工等每一位院校教职人员了解档案管理工作的重要性，加强档案管理工作的投入力度。与此同时，在教育培训的过程中逐步渗透大数据管理观念，普及传授大数据档案管理技术知识，让管理人员在意识上首先接受，进而让从传统纸质化管理向电子信息化管理的过渡更为顺畅。

二是协调配合。部门独立运作已不能满足大数据技术支撑下的档案管理工作。大数据技术让档案的归集、整理、分类、调阅、归档等管理工作实现信息化、电子化，并在一定程度上形成资源共享模式，而完成这一工作同样也需要多部门的协调与配合，大数据技术下的档案管理为各部门带来数据查阅、信息获取等便利的同时，也需要各方的支撑与帮助，以实现大数据技术的充分发挥，也促进档案管理工作在高职院校中发挥最大作用。

2.2 加强专业化档案管理人员的培养

大数据技术让档案管理工作电子化、信息化，让繁琐的操作变得简便、快捷，减轻了工作压力、节省了人工与时间，但也对档案管理人员的专业能力提出了更高的标准，大数据的高技术化要求管理人员必须要有较强的专业水平、负责认真的态度和较高的素质能力。高职院校要想实现档案管理的高质高效，就不能放松对于人才队伍的建设及专业化人员的培养，尤其以大数据技术为前提，管理人员的专业能力与技术水平将直接影响着工作效率及成果。高职院校可以将档案管理人员的选取标准相应提高，综合衡量人员的专业技能、素质水平、责任意识等，以确保档案管理人员在大数据模式下能够快速适应;同时还应加强管理人员的专业培训力度，确保人员所掌握的技术与不断更新变化的大数据技术相匹配;此外适当的奖励机制也为档案管理人员提升专业技能、努力强化业务水平提供激励与支持。

2.3 建立并完善档案管理制度体系，优化档案管理设施环境

正所谓“无规矩不成方圆”，完善健全的管理制度对于规范员工行为准则、防范管理漏洞、化解管理风险等方面均起到不可或缺的作用，高职院校想要让档案管理部门真正发挥其职能作用就必须要让规范的管理制度成为档案管理工作的有力支撑。高职院校应建立系统性的档案管理全流程制度，对各项工作的具体实施与操作提供规范化的参考标准，并明确相应的岗位职责，细化相关岗位人员的责任与义务，用高标准的行为准则为档案管理工作的安全顺利开展提供有力保障。高职院校还应加大对档案管理的资金投入利度，配备相应的软、硬件设施以确保档案管理在大数据技术模式下的顺利实施，实现院校大数据档案全流程管理。

2.4 做好大数据档案日常管理工作

一是做好信息采集和整理。大數据模式下的档案管理是将档案资料电子化，将原呈现在纸上的档案信息进行电子采集并进一步整理、分析，因此档案管理人员在此环节要遵守准确性和完整性的原则，确保所采信和归纳的档案资料和信息是全面的、准确的。

二是做好存档和查阅工作。档案信息在经过信息技术整理归纳之后将成为一份电子档案，众多的电子档案还要通过合理的分类形成具有层次化的数据存档，以达到便于管理及查阅的目的。对于在档案调取、归还的过程中一定要做好数据标记，让档案管理工作更加清晰化、透明化。

三是做好硬件设备维护及软件的及时更新。纸质的档案如果管理不善很容易发生损毁和灭失，电子档案同样会出现这类风险，如果未做好硬件设备的日常维护，就极有可能在之后发生数据错误、丢失的情况。因此管理人员应做好硬件设施的日常维护，切不可存在侥幸心理而疏于此项工作。而在软件方面，档案管理人员也要持续进行更新，对相应管理系统进行定期升级，添加安全防护软件并定期进行系统安全测试以防止档案信息的泄露、错误与丢失，为档案大数据管理模式提供技术支持及安全保障。

3  结语

大数据时代的来临，不仅带给人们生活上的便利，对于各行业、各职能方面的影响也是非常明显的。传统管理模式下的高职院校的档案管理已无法适应当前形势，其所面临着挑战的同时更是改革的契机，改革和创新是必然趋势。在高职院校档案管理工作中应充分发挥信息技术的优势，对现有管理模式进行改革，以提升档案管理水平。

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