大数据时代电力企业档案管理创新的探索

张松君

（大唐国际发电股份有限公司北京高井热电厂，北京 100041）

大数据时代的到来，管理方式的创新，传统的档案方式已经被渐渐替代。电力企业档案通过数字化方式，将档案转变成更方便快捷的电子档案，对于档案的后期查阅缩短时间，提供更大的便利[1]。对此，电力企业档案的到来，同时也给档案管理人员带来一定的挑战，在管理模式以及整理方式上有很大的创新与挑战。管理模式的改变，促进了档案整理的规范化、制度化，提高档案管理水平。

1 大数据时代企业档案的发展创新

1）知识经济对档案整理服务提出新要求。档案是公司在日常运营、生产过程中产生的文件，是体现公司历史记录的重要文献。提高公司员工对公司各类档案的重视程度，有助于实现公司档案、信息的有效收集，为实现档案信息的价值提供有效条件，档案具有多种表现形式，有文书、实物、影像、以及声像等，档案具有重要的利用价值，为单位提供重要的参考依据[2]。服务性是档案整理的重要特性，随着档案信息化的逐步发展，电子档案系统的开发，有效解决了电子档案管理中存在的一些问题，对于档案数据、存储安全提供保证。知识经济的到来促使档案服务更规范化、制度化，同时就要要求档案部门开展档案知识服务，增强电子企业档案的服务意识。随着信息技术、网络技术的发展，企业档案发展也面临着很大的挑战，传统企业档案管理模式对于在大数据时代下有一定的不适应性，电力企业档案管理模式创新成为档案管理工作面临的新课题。

2）信息技术应用推动档案整理根本性变化。信息技术在档案整理工作中的不断深入，推动档案整理工作，向更快速、便捷的方向发展，服务模式上也会由被动模式变为主动模式。要对传统管理模式进行实质性的突破，发挥主观能动性[3]。电力企业发展趋势的掌握，全面了解企业在技术、服务、加工等方面的改革，加强信息整合，发现价值性信息，完善电力企业档案。随着档案整理要求的不断提高，电力企业档案的到来，信息化程度的提高，档案数字馆的建成，推动传统档案工作实质性的变化[4]。电子企业档案替代传统载体档案，对档案进行数字化加工处理。传统档案库房将被信息存储系统所替代，实现档案智能库房，进行网上查阅和借阅，更快速高效。企业档案工作重心将会向档案知识服务方向发展，因此，要加大档案服务项目的创新，扩大服务范围，加强信息交流，构建新型管理体制，适应时代发展需求。电力企业档案管理工作的创新发展离不开高质量的档案管理团队。

3）大数据时代下对档案整理提出了新挑战。市场经济体制的确立，企业也逐渐重视成本管理并逐步实现全面成本管理，对运营过程中的全部成本以及全部过程进行全方位的管理和控制，逐渐实现投入的科学化和产出的最大化。电力企业正在不断发展变化，电力企业的档案管理也随着大数据时代的发展，重视服务创新，摆脱传统思想的束缚，跟进时代发展，多渠道，全方位地为用户服务。制定档案管理方面的新要求与新标准，发挥信息时代的作用，为档案资源提供数据支撑，实现大数据时代对电力企业档案管理的优势[5]。利用计算机网络以及先进的信息技术，大数据功能的合理发挥，电力企业档案管理必有更大的突破。能够帮助企业降低错误率，提高效率，从而企业的整理管理质量也会大大提高，为企业提供全面可靠的信息基础。处在大数据时代下，企业自身运行管理模式、思路转变、解决档案工作专业化、规范化发展以及电子信息安全方面成为挑战。

2 提高档案信息化管理规范

1）举行多形式档案意识宣传。档案是一个单位的重要信息，对于档案管理知识是评论档案管理水平的重要影响因素，提高档案整理人员的档案保护意识，有助于实现公司档案的现实价值，对于公司档案的收集、整理、归档工作起到必不可少的作用。通过增强员工的档案管理责任意识、档案整理技能、档案整理创新意识、提高公司企业自身质量。在公司开展档案宣传，制造档案宣传片，在档案室、公司大厅设置文化宣传展板[6]。对于档案知识进行多渠道、全方位的文化宣传，营造学习氛围，重视档案整理工作，营造浓厚的学习氛围。

2）完善档案管理规章制度。相对于公司管理规章制度进行完善，实现公司档案管理的规范化、制度化、科学化，加强档案管理技能。对于档案室管理制度进行严格的培训，讲解管理制度。档案员对于档案的收集、整理鉴定、数字化流程、归档、入库等工作熟悉了解，能够及时的掌握用户的档案利用趋势，因此采取合理有效的措施进行调整和改进，全面提高档案服务满意程度，做到档案标准规范。同时，也要提高档案信息的安全保护意识，提高思想教育，树立良好的档案安全意识，档案管理人员要定期对库房和档案设备进行检查，做到防火、防潮、防水、防虫等。如有出现问题，及时想办法进行有效的解决，尽力将损失控制在合理范围内。对于数字化档案，更要做到网络安全，应用计算机安全软件和人脸或者身份识别技术，避免不必要的档案丢失或计算机病毒的入侵。计算机档案系统要有专门的人员管理，安装在内网上，对重要文件进行加密处理，对于重要的档案文件进行备份或者刻盘。保证档案的真实和完整性。

3 利用信息系统平台档案管理

1）档案管理在科学技术领域的应用，明确档案类型、涉及部门、归档材料类型。加大对公司档案收集纳入各部门员工工作中，并对积极完成档案信息收集、归档的个人和部门进行考核奖励，扩大档案收集便利。涉及部门：科技部；相关材料：归档信息及实物。文书档案整理，涉及部门：党委、办公室、相关部门；相关材料：文书档案文件，下发正文。音像档案整理，涉及部门：新闻中心、相关部门；相关材料：视频、光盘。照片档案整理，涉及部门：新闻中心、相关部门；相关材料：照片。电网建设项目档案整理，涉及部门：建设部，相关材料：文件及实物。招投标档案管理，涉及部门：物资部，相关材料；文件文档。

2）合理充分利用档案信息系统平台，依据公司档案信息管理系统及平台，以计算机信息技术、网络技术、大数据技术为手段，寻找挖掘公司档案信息的价值，开展档案管理服务信息化新模式。通过借助扫描设备对公司档案进行扫描、利用计算机软件进行图像处理、使其达到电子存档的整理规范，加强对公司信息录入，文档、图表、声像、实物进行严格的电子数字化，实现档案信息保管规范严格，确保档案信息安全性，实现档案信息的内部查阅共享。

3 结语

在大数据时代下，创新档案信息化管理方式，提升电力企业员工档案管理理念和认识，掌握创新理念及信息化方法。信息技术的发展为电力企业档案管理工作带来全新的挑战，运用这些全新模式，合理利用大数据的方式，提高档案管理的有效性，促进企业持续稳定的发展。