企业电子档案归档管理优化策略探讨

聂 虹

（天津泰达电力有限公司，天津 300457）

在企业管理中，档案管理越来越受到重视，已经成为企业发展过程中不可忽视的重要管理内容之一。档案管理既包括企业员工的信息，也包括企业运营的机密资料，这对于企业整体发展来说至关重要，是不容出现一点差错的。在信息化发展浪潮下，电子档案管理逐渐成为多数企业运用的重要管理方式，不仅提高了档案管理效率，而且增强了归档的准确性和便捷性，使得企业档案归档工作变得更加智能化，为企业发展提供了更好的档案服务。

1 电子档案归档概述

相比于传统档案管理方式，电子档案是一种新型档案管理方式，以电子文件的形式为依托，将企业相关资料进行分门别类的归档，不仅节省了大量的人力资源和归档时间，而且更易于存储和使用。就归档方式而言，此种方式采用了电子编码技术，需要经过信息认证等环节才能进行安全传输。国家为电子档案管理制定了明确的通用标准，各企业以此为依据逐渐形成了本公司的电子档案管理系统，提高了传输效率，使得档案管理工作变得更加便捷。

2 企业电子档案归档管理的问题剖析

1）难以保证电子档案的安全性。电子档案管理以互联网为载体，利用网络信息系统进行归档，相比于传统档案归档方式来说，此种方式更容易受到网络威胁。如果电子档案系统出现问题或者管理人员操作错误，网络病毒、电脑黑客就容易入侵系统，从而盗取企业资料，这会对电子档案的安全性构成极大的威胁，甚至会损害企业的利益。2）电子档案归档缺乏完整性。纸质版档案可以固定在某一个地方对其进行封闭式管理，但电子档案是无法进行封闭式管理的，它的流动性较强，这既是电子档案的优势，也是不足之处。电子档案需要经过系统处理进行归档，它的储存形式多样化，而且结构较为多元，这就需要较高的技术管理水平。电子档案在多次操作、信息不断累积的情况下，极易出现文件缺失或者文件格式被破坏的现象，从而丧失了完整性。此外，在网络信息不断更新的过程中，企业电子档案的流动性也在不断增强，一旦管理人员未能及时收集相关信息，便会出现信息淹没、丢失的不良现象。3）电子档案的真实性有待考证。尽管电子档案具备便捷、高效的优势，但却缺少了传统档案管理的真实性。传统档案以纸质版的形式呈现，是管理人员精心收集、筛选、整理的成果，每一份档案资料都是原始资料，可作为日后使用的重要依据。但电子档案在传输过程中很容易被篡改，使得原始的电子档案失真，这无疑加大了电子档案的管理难度，也会让人质疑电子档案的真实性。现阶段，各种电子编辑软件层出不穷，虽然丰富了电子文件的形式，但也使得电子文件的真实性难以得到保证，对于管理人员来说，他们很难辨别电子档案的真假性，这就会导致存储的信息很难为企业发展提供有利的服务。4）电子档案的长期可读性不强。信息化技术具有生命周期较短的特点，电子档案不仅具有流动性强的特征，而且更新周期较短。在此种情况下，不同时间段的电子档案很容易出现“代沟”，没办法保证电子档案的长期可读性。目前，电子档案的兼容性问题越来越突出。依托于计算机生成的电子档案可以同时以不同的格式进行存储，软件的开发和利用往往以专业系统需求为主，在进行电子档案的归档时会出现一些不适现象，即不通用或不兼容。

3 企业电子档案归档管理的优化策略

1）不断完善电子档案归档体系，形成规范的管理制度。需要从多个方面着手完善电子档案归档体系，既要注重对专业性人才的培养，也要完善电子档案归档的各项制度。电子档案归档需要较强的技术性，因此，企业应增强专业性人才队伍建设意识，首先，组织定期培训，在培训中树立管理人员的信息化意识。档案管理工作较为繁琐，不仅会耗费大量的人力物力，还需要足够的时间，随着企业档案资料的不断丰富，如果依旧沿用以往的档案管理观念，无疑会给管理人员增加大量的工作量，超负荷的工作量势必会打击管理人员的工作热情，还会影响管理效率。可见，企业应积极转变管理人员的档案管理归档观念，帮助其树立信息化管理意识，正确并深入地认识电子档案归档的重要价值，同时，做好归档技术培训工作，以确保高效完成电子档案归档工作。其次，构建规范的电子档案管理制度，规范的制度是有序开展电子档案工作的重要前提，应从电子档案管理的各个方面制定制度，在确保工作效率的同时降低错误率。最后，在形成电子档案归档管理制度后，要紧抓落实工作，同时做好监管工作，真正将制度有效贯彻下去，避免出现敷衍了事的不良现象，以此真正发挥制度的优越性。2）加强对电子文件存储问题的重视，做好电子档案检测和维护工作。按照正常情况来说，电子文件是可以长期存储的，这种无接触式的读取方式，一般是无损的。以化学磁性档案资料为例，磁性材料特别容易受到外在环境的影响，如果存储不当，极易出现文件被损坏的现象。因此，在存储此类材料时，必须定期挑选一些电子资料进行检测，可以采用随机抽样、等距抽样的方式，在检测通过后，再将所有的电子档案以此种形式进行存储。既要做好对载体的例行检查工作，避免其出现变形、损坏现象，也要对其进行逻辑检测，利用检测软件做好校验。可见，做好电子档案检测和后续维护工作非常重要，可以有效防止操作失误现象引起电子档案的损坏，最大限度地将此方面的损失减到最小。3）研发新的存储和维护电子档案的操作方法，确保电子文件的可靠性。电子档案的原始性或者真实性是非常重要的，因为这决定着电子档案的可靠性。对于一些特殊格式的电子档案，可以选择以原始格式的方式进行还原。第一，将所运用的存储软件和相关系统存储在相同的文件夹内，同时，也要将电子档案放在此文件夹中；第二，务必要获取到电子档案的原始图像；第三，做好打印、输出以及保存等。为了有效防止电子档案被篡改，保证电子档案的真实性，可以对其进行相应的技术处理，将归档完毕的文件设置为“只读”属性，这样可以在一定程度上保证电子文件不可更改，进而可以更好地保护电子文件的原始结构，换句话说，更易于识别原始文件，更好地确保电子档案的可靠性。

4 结论

依托信息化进行档案归档是现代企业管理档案归档的重要方式之一，也是比较高效的管理手段。电子档案具有资产服务功能，对企业发展至关重要，是企业最有保障的无形资产。为了更好地实现电子档案的资产化，企业应充分并科学使用电子档案归档管理模式，不断研发确保电子档案真实性和可靠性的管理方法，逐渐提高电子档案归档管理水平。