新形势下干部档案规范化管理的几点思考

陈宇红

（罗定市委组织部档案室，广东 罗定 527200）

在新的发展形势下，人事任用制度发生了较大的转变，这同时也为干部档案管理工作带来了诸多挑战，要求其逐渐朝向规范化和信息化的方向发展。只有满足新时期的档案管理需求，才能保障档案利用效率以及档案服务水平。因此，要求相关的档案管理人员能够认清新形势，对干部档案工作做出创新，不断强化档案管理效率，完善档案服务功能，更好的服务于人事任用和选拔工作，现就促进档案管理规范化的几点策略作出研究。

1 新形势下干部档案管理面临的挑战

1）档案管理难度加大。人事档案管理中，涉及不同身份和岗位人员的档案资料，致使档案收集难度较大。此外，由于档案管理形式呈现出多元化发展趋势，档案来源以及格式无法统一，这为档案整合与归档也带来了一定的难度。尤其是在进行档案信息化建设时，对各类人员档案进行梳理与整合的过程中发现一部分干部档案的内容存在脱节现象，档案资料内容不全，很难保障档案管理质量，这也会对之后的人事工作带来一定影响。

2）迫切需要开展档案信息化建设工作。在信息技术高速发展的基础上，为干部档案管理工作提供了有力的技术支持。面对新形势下的档案管理要求，需要积极进行档案信息化建设工作，投入大量的资金与人力强化干部档案的信息化水平。而实际上，虽然加大了软硬件设施的投入力度，但从其具体的管理工作中来看仅能提升档案信息处理的效率以及档案资料的提取效率，并未根据干部档案的服务职能推出更多服务功能，对干部档案的利用形成了一定的限制，干部档案的主动服务能力较弱。总体来看，干部档案的信息化还有较大的建设 空间。

3）对管理队伍素质的高要求。在原有的干部档案管理工作中，参与管理的人员以兼职人员居多，具有专业档案管理能力的专职管理人员相对较少，致使档案管理质量与效率难以保障。新形势下，对干部档案工作提出了更多的要求，兼职人员的专业能力较差，已经难以满足新时期档案管理的岗位需求。因此，迫切要求加大对管理人才队伍建设的投入，积极引入外来管理人才，构建起相对完善的管理队伍，助力于干部档案管理工作的高效开展[1]。

2 新形势下提升干部档案管理规范化的几点建议

1）构建起相对灵活的档案管理新机制。信息技术在干部档案管理工作中的应用，为干部档案管理工作的创新发展创造了一定的条件，但同时也应该认识到原始档案管理的重要性。尤其是人事档案管理中，部分原始资料可起到反馈干部人员个人经历和工作资质的作用，这是电子档案无法取代的。此外，也应该认识到，档案管理信息化在提升档案管理效率的同时，也为档案信息安全带来了一定的威胁，如在系统出错的情况下，很可能导致档案资料丢失的严重后果。因此，原始档案管理还应被作为干部档案管理工作中的重点管理内容。在干部档案管理中，应落实好以下管理任务：首先，应保障档案资料的全面性，即通过规范档案管理流程和统一档案格式来保障档案收集的效率，确保档案资料的实时更新。其次，要保障对档案资料的动态管理，需根据干部的人事调整状况对档案资料进行实时更新。尤其在发生较大的人员变动时，应确保档案跟随人事变动，做到档随人走。为此，在实际开展干部档案管理工作时，应制定较为灵活的档案管理机制，使其真正发挥自身的档案管理职能与服务职能，保障档案管理的实效性和可靠性[2]。

2）加强干部档案的信息化建设水平。在新形势下，进行干部档案信息化建设已经成为推动档案工作创新发展的必然举措。同时，可起到增强管理效率和管理质量的重要作用。在开展干部档案管理工作时，利用信息化管理系统可有效实现档案管理的规范化。目前来讲，大部分档案管理系统均可为档案收集、整合与归档提供便利。相关管理人员仅需要操作档案管理系统完成档案资料收集工作即可，档案资料整合与归档的效率较高，可有效提升干部档案管理工作的实效性，也为档案提取提供了较大的便利，有效提升了档案资料的利用率。相对于原本的档案管理工作来说，信息化管理系统的应用使档案管理工作取得了较大的进展。但在新形势下，对干部档案服务功能提出了更多的要求。因此，还需不断提升档案工作的信息化建设水平，具体建设方法如下：首先，应加大成本投入，引入更多硬件设施，建立起相对完善的档案数据库，并且提升档案系统的运行速度，为具体档案工作的开展提供可靠的硬件支持；其次，应结合不同时期的档案服务需求，进行软件技术开发，推出多种方便快捷、高效的管理系统服务于具体的干部档案管理工作；最后，应加强信息安全管理工作。在管理系统中配置安全保护系统，谨防出现信息泄露和信息丢失等问题，以免对干部资料的安全保密造成影响。

3）强化档案管理队伍的整体素质。根据目前的档案管理岗位需求，开展人才招聘工作，引进更多高素质人才来充实档案管理队伍，强化档案管理队伍的综合素质。此外，也要定期开展技术培训工作，并且为档案管理人员提供岗位实践的机会，使其从实践中总结管理经验，不断强化自身的管理实力。尽量减少兼职人员数量，注重对专职人员的培养，在条件允许的情况下，可在内部储备大量的档案管理人才，为今后的干部档案工作提供必要的人才保障[3]。

4）注重监管实现档案管理规范化。档案管理信息化系统的应用有效规范了档案管理工作流程。除此之外，还有部分管理工作需要由管理人员操作完成，为了提升干部档案管理的规范化水平，应在内部设置专门的监管部门，对具体的档案管理工作行为进行严格监管。监管人员可定期或不定期的开展检查工作，确保能够及时了解档案管理中存在的不足与违规操作现象，对于出现违规操作行为的管理责任人应给予一定的惩罚。另外，为了保障在出现管理问题时，能够追责至个人，还应建立起相对明确的管理职责，要求每位管理人员均能做好自身职责范畴之内的工作，且严格按照档案管理要求执行工作，不得存在盲目管理的现象，以免由于人工失误造成档案资料丢失或者损坏等严重后果。在特定的情况下，也需建立相应的档案管理制度，为管理工作的开展做出明确的指导，使每个环节的管理工作均有据可依。

3 结语

综上所述，要想发挥干部档案工作的管理职能，为人事任用工作以及人员调动和任免等工作提供可靠的依据，则需要结合新形势下的档案管理需求，对干部档案管理工作进行创新，使其实现规范化管理。上文中根据新形势下干部档案管理工作的新挑战提出，可以通过构建相对灵活的档案管理新机制，加强干部档案的信息化建设水平，强化档案管理队伍的整体素质和注重监管实现档案管理规范化等手段来增强干部档案工作的整体管理效果，全面提升干部档案资料的利用率，为各类工作提供更为优质和高效的档案服务。