办公室文书档案收集与归档工作管理探究

李 阳

（唐山市中心血站，河北 唐山 063000）

办公室管理是一个事业单位内部工作正常运转的管理核心和沟通枢纽，承担关系着上级宣传乃至下达的重要管理任务，对于一个行政事业单位而言，办公室管理工作更是直接决定一个单位内部整体管理工作效率的重要关键。在传统的工作模式当中，文书档案管理工作大多单纯依靠人工完成，不只工作效率低下，档案管理的中间环节也会由于办事人员的能力和态度问题而出现偏差。随着社会的不断发展以及信息科技的不断进步，行政事业单位人事档案管理工作手段虽然在不断创新，但是其管理工作中的内容也愈加复杂，因此其在工作过程中的存在问题仍旧不少。

1 办公室文书档案收集及归档管理工作存在的意义

在我们办公室日常事务管理工作中，为方便处理各种各样的社会事务就不可避免的与其他社会组织、个人之间产生组织联系与信息交流，而这些组织联系与信息交流的主要实现方式就是通过利用统一文案、信函等来实现，这些统一档案被称作办公文书统一档案。目前我国各级事业管理单位基础的管理工作，其管理工作的质量好坏直接涉及个人组织与事业组织之间、个人与事业组织之间、个人与组织个人之间关系能否及时产生准确的业务信息交流传递，从而切实做好档案事务管理工作，因此针对办公室管理文书稿在档案中的收集，及管理归档对在管理工作中的存在问题，具有非常重大意义，也是为保证我国各级事业管理单位人员顺利开展各种事务工作的重要保障。文书管理档案主要就是用于收集记录一个事业单位在社会发展建设过程中及时提出的重要的战略指示、决策、通知、会议记录、计划工作总结等，例如一个事业单位如果有需要及时做出重大战略决策或需要查询其他相关重要数据来源信息时它都会及时参考整理相关的文书档案资料，其中以请示会议记录重要内容、请示会议批复与行政审批审查结果等文书档案最为重要，因此行政办公室机关文书管理档案资料收集及整理归档档案管理工作在一定某种程度上直接决定着一个事业单位的未来发展战略方向，对促进事业单位的社会可持续发展建设具有重要的历史参考价值。

2 办公室文书档案收集及归档管理工作存在的管理问题

1）文书事务档案管理工作重视程度低。在我们过去的文书档案管理相关工作开展过程中，相关的管理档案资料收集与调整归档管理工作人员就对其管理工作者的重视普及程度不够高，从而直接使得局办公室机关文书管理档案资料收集及整理归档档案管理工作的开展效果并不理想。由于档案工作人员对企业文书管理档案信息统一性的管理主体意识存在较差，只对一些重要的”红头文件”档案进行细致化的管理，而对其他普通的档案编号说明文件等则缺乏必要的整体关注度，从而大大程度影响了文书档案管理机构工作人员整体的管理效率与服务质量，导致各企事业单位在进行做重大档案决策或者查询档案资料时，从而容易出现各种各样的管理问题。往往只能发现没有相关键字档案”找不到了”，或者该档案中有关键字的内容资料出现严重破损，无法恢复过去有效记录信息，这时候再拿回去依法追究档案工作人员主体责任已为时已晚。正是因为相关工作人员对企业文书相关档案管理工作重视度和程度不够高，使得对企业文书相关档案的收集查询管理难度有所提升，无法有效的为整个事业单位管理提供良好的管理决策依据支持，最终直接影响了整个事业单位的健康发展。

2）工作人员对文书管理档案缺乏科学管理。随着现代科技的飞速发展与社会进步，传统的文书档案管理机构模式已不再能够适应当今文书档案管理的实际需求，但公司工作人员并没有真正意识到这一点，缺乏对公司文书管理档案进行科学管理上的力度，对其文书档案管理机构工作并没有能够做到及时的组织调整与进行规范，导致文书档案管理机构文件中的资料大量丢失或严重缺损。

3 办公室文书档案收集及归档管理工作问题的解决方法及措施

针对目前办公室文书档案管理由于收集与及时归档管理出现的一些问题，可以看出他们缺乏具有足够的业余时间精力来对企业档案资料进行整理收集与保存管理，在工作经验上也可能并不是很专业。综合各种客观原因，最终资料市场对档案的资料收集与整理归档的并不够全面。其具体工作解决方案措施内容如下。

1）对档案工作人员在政治思想与工作能力上进行培训与学习。强化档案有关的企事业单位一定要高度重视组织起来对档案管理工作人员的学习培训档案管理工作，首先在思想上一定要重视加强对企业档案管理具有重要性的，提升档案工作人员的对使用档案资料的高度重视性和程度与敏感性的程度，加强档案工作人员的档案管理责任意识，在思想上通过重视强化起来，才能真正保证在实际行动上不会有所谓的改变。对于一些管理实践能力差的管理工作人员则需要定期进行一次有较具针对性的管理知识基础讲解与管理技能提升培训，使其工作能够更有行动性地跟得上政治思想，从而有效提升公司整体管理工作人员的政治思想素质。

2）进一步建立完善文书管理档案信息收集。各级相关档案管理工作规定在思想上面要进行一步强化同时，还要注意辅以各级相关档案管理工作规定上的严格约束，在关于文书整理档案资料收集的各级相关档案管理工作规定上，还要进一步详细明确其管理细节上的问题，例如明确文书整理档案资料收集工作时间、保管工作期限、整理档案归档工作时间、审核归档时间等，使各级相关文书档案管理部门工作人员在明确的工作指示与管理规定下进行工作。

3）对企业文书相关档案管理工作模式进一步优化创新。目前传统的文书相关档案文件收集与信息归档工作管理模式，仍然存在一定的问题，因此文书相关的企业单位还需要对其档案管理模式，进行不断整改与优化创新，第一步，文档档案管理工作技术人员，需要进一步创新加强与文书档案管理相关的各职能部门的信息沟通与协调联系，对于需要进行收集的文书档案从其信息历史性与长期连续性上，要有一个详细的信息了解，从而能够在真正深入进行信息收集工作过程中，有一个充足的信息准备，确保文书档案的信息完整性与历史连续性，其次就是要不断强化对文书档案工作人员的信息专业性强化管理，拒绝可能出现”兼执性质工作人员”，确保档案工作人员收集时间的充裕性与信息合理性，利用现代化技术确保工作顺利进行[3]。

4 结语

综上所述，进行机关办公室业务文书相关档案资料收集及整理归档业务管理工作仍然是一个复杂且需要充满理论技术性的实践过程，为机关事业单位能够顺利开展业务指导管理工作活动打下了坚实的理论基础，从而对促使机关办公室业务文书相关档案资料收集及整理归档业务管理工作能够充分发挥其重要服务性指导作用，推动机关事业单位平稳快速的健康发展。