专业研究所后勤精细化管理模式探析

文| 赵 军

在现代管理学中，科学管理可以分为规范化管理、精细化管理以及个性化管理等不同的层次和范畴。精细化管理是一种管理理念和管理技术，是通过规则的系统化，运用程序化、标准化和数据化的手段，使组织管理各单元精确、高效、协同和持续运行。精细化管理应用在后勤管理工作中，就是在后勤管理制度下继续更深层次的管理，强调的管理理念是首先关注细节、数据和工具，而不应凭借权力、经验、感觉和判断处理问题。精细化管理能够精准把握后勤管理运行脉搏，协调组织环节的衔接，提升整体人员的执行力，剔除无效工作行为和滞后管理程序，将管理成本降到最低，切实提高管理实效。现代管理学之父彼得•德鲁克曾经说过：“管理好的企业，总是单调无味，没有任何激动人心的事件。那是因为凡是可能发生的危机早已被预见，并已将它们转化为例行作业了。”精细化管理是研究所后勤管理中的专业指导思想和技术保障，也是后勤管理全面协调发展的有力支撑。

精细化管理模式内涵

精细化管理革新管理思想与管理模式，将常规管理引向深入管理，讲求为质量而管理和以精益生产为追求，将管理责任具体化，分工明确化。精细化管理倡导用创新思维对工作流程和组织系统不断优化，持续改进。

精细化管理的理论框架包括“一个目标”、“两大支柱”和“一大基础”。“一个目标”是低成本、高效率、高质量地进行生产，最大限度地使顾客满意；“两大支柱”是实施生产的精准化和人员的自觉化；“一大基础”指的是从局部到整体连续性的，旨在消除一切浪费的改善。精细化管理主体理念涵盖了精细化分析、精细化规划、精细化操作和精细化核算等内容。精细化分析就是针对管理中出现的具体问题，依据行业管理规程，运用计算机信息化技术手段，从不同的视角分析问题的成因、影响、利害程度、发展方向和最终结果等综合因素，寻找出解决问题的合理方法和科学依据，为管理者决策及时提供准确的信息。精细化规划分为短期规划、中期规划和长期规划等多种形式，主要包括目标、政策、程序、规则、任务分配、步骤执行及资源使用等内容。精细化操作的核心就是管理和控制。管理是对生产过程大局的把握，首先要高度重视生产质量，在确保生产质量的同时，提高生产效率是精细化操作的主要技术环节。在行业运行过程中，管理者的观察能力和安全意识是控制管理的基本要素。精细化核算的技术要求是按照实际生产流程制定财务收支计划，精确做好财务分析，成本核算，成本控制和审核工作，使资金与生产资料得到最有效的配置。精细化核算是生产部门有序营运的基础与重要物质保障。

精细化管理是科学化管理的重要组成部分，它能够使管理责任更为明确，管理任务扎实落实，提升管理工作效率，推动行业有机发展的管理模式。

专业研究所后勤管理现状

研究所后勤服务项目涵盖了水、暖、动力保障、交通运输、卫生保洁、环境绿化管理、基础设施维护和消防设备保养与年检等工作。由于后勤工作头绪繁杂、管理不精细，研究所职工对后勤部门职责与业务范围不够了解，遇到问题不知该与哪个部门联系，经常导致一些问题不能得到及时解决，造成后勤管理服务工作滞后。

后勤管理者工作理念有待转变

研究所缺乏专业性的后勤管理，在管理制度和管理方法上较为落后，难以高质量地完成服务工作。管理者在大多数情况下仅凭自身经验进行日常工作，管理过程中往往以“管”、“罚”为主，缺少对职工群体个人愿望的了解及合理需求的及时满足，缺少真诚有效的交流沟通，后勤整体没有营造出一个和谐环境，难以实施目标责任管理，后勤工作在科研工作中没有起到自身应有的服务作用。研究所后勤管理者对精细化管理理念认识不到位，即便是有一定的理论基础，也难以应付精细化日常管理工作。有些后勤管理者偏执地认为精细化管理就是全面控制，事无巨细，事必躬亲，就是在相信管理数据的基础上追求“精细”。管理的实效却是过度追求精细，使管理工作走向了繁琐和累赘的偏差路径，精细化管理的执行力度不能在后勤管理中高质量的实现。

后勤队伍专业化程度不高

在后勤管理工作中，管理队伍业务水平的高低直接影响着后勤整体管理水平和服务功能的发挥。但就目前研究所后勤管理人员的构成情况看，后勤人员岗位的专职化已基本实现，但距离专业化队伍的建设目标仍有一定距离。专业化是指一个普通的职业群体在一定时期内，逐渐符合专业标准，成为专门职业并获得相应的专业地位的过程。对于研究所的后勤管理人员来说，入职并没有一个明确的标准，后勤管理也不是一个专门职业，取得相应的专业地位也就无从谈起。同时，人员构成较为复杂，不少后勤管理人员要么来自研究所的各部门，要么是为了解决职级问题而调任的干部，还有些则是引进人才的亲属或是即将退休的干部职工，绝对数量与相对数量看似能满足后勤管理和服务的需求，但若对后勤管理岗位职责及实体管理范围进行分析，不难发现后勤管理队伍专业化程度不高的问题非常突出。

研究所后勤工作中涉及多种工作，导致后勤工作人员负担较重，影响后勤工作质量以及效率。同时，由于岗位人员配置缺乏合理性，人员年龄偏大，专业性较低，甚至身兼数职等原因，严重影响着研究所后勤工作效率。此外，后勤工作人员缺乏岗位责任感，工作积极性不高，对工作敷衍了事，很大程度上影响后勤工作的有序开展。

组织文化建设薄弱

一个职业群体在向发展目标迈进的同时，会形成群体成员所公认的思想意识和价值观念，即组织文化。对于后勤管理部门而言，其人员构成、行政隶属关系等情况都较为复杂，不少从事后勤管理的人员在日常的工作中往往被动地执行上级的指示，缺乏主动服务意识，工作理念落后，循规蹈矩的工作，在很大程度上限制着研究所后勤工作的有效进行，制约着研究所后勤管理工作能力的提升。研究所后勤管理的奖励机制不健全，甚至形同虚设，不能调动员工的主观动能和服务的责任感，工作业绩没有展示窗口，职业奉献的能力价值默默消失在平淡的工作日志中，员工群体的工作仅仅是为应付研究所常规检查，服务的根本目标偏离了主航道，直接导致工作效率降低。管理者在研究所后勤管理工作中，忽视探索管理新方法和服务新理念，不能形成具有后勤管理特色的组织文化，缺乏了组织文化的推动力，就不能实现组织管理清晰化，内部管理规范化，资源效益最大化。

精细化管理在研究所后勤管理中的实施策略

引导研究所后勤管理向精细化管理模式转变

研究所后勤精细化管理要求做到制度规范化，行为行业化，强调的中心效能是管理的执行力度要从基础起点上抓起，它的基本特征就是讲究专注地完善每一件事，在每一个细节上精益求精，追求最佳完成质量。精细化管理注重落实管理责任，将管理责任具体化、明确化，从领导层面直至后勤群体的全员，把精细化的理念、目标、方法和手段深入细致地传递给部门的每一位成员，让整体同仁逐渐摒弃传统的管理模式，逐步理解精细化管理的内涵，真正汲取精细化管理的真谛，形成全员参与精细化管理的行为趋势。需要强调的是，精细化管理是一个自上而下的积极引导和自下而上的自觉响应的管理模式，这种管理理念和模式只有在积极引导和透彻论述精细化理念的基础上，期待单位环境内职工普遍认可和支持，并且自觉主动地参与进来，才能够将精细化的质能发挥出应有的管理效用。所以，在研究所后勤管理中推行精细化管理模式是一项复杂的系统工程，需要稳固把控后勤工作正常运行的同时，积极推进精细化管理理念全方位渗透到后勤工作的范畴，使得传统工作方式和精细化管理方式在实际工作中发生行为碰撞，与此同时，客观系统地将工作实效统计对比，用事实印证精细化管理的科学性和严谨性，力求达到转变后勤群体传统工作意识，确立精细化科学管理模式的理念。

健全的规章制度是后勤精细化管理的基本保障

后勤工作应立足于研究所的可持续发展，坚持以人为本和竭诚服务的工作宗旨，努力建设高效、优质和流畅的后勤服务工作体系。精细化管理为研究所后勤工作提出了更高要求，也带来了全新理念与发展方向。建立以精细化管理理念为指导的管理制度，关系到研究所后勤管理服务质量能否到位的重要步骤，也是后勤行业精细化管理有效实施的基础支撑点。

1.精细后勤管理规划，明确组织结构与人员定位。研究所后勤的管理工作涵盖了对科研、设备、条件、办公区域的建设与管理。每一项管理工作的开展与实施，都要有科学、可行、合理的规划作为指引。精细化管理要求按照后勤工作的发展需要和工作状况，精心设计和计划研究所后勤组织结构。对层次结构的设置要因地制宜，按照后勤工作业务发展的需要精细合理考量，实现组织内的有力监管和组织职能的高效运作。在制定规划的过程中，需要缜密设计不同部门的工作指标，制定长期、中期和短期规划。规划制定应当具备可操作性和可检查性，能够提前预见风险并随时掌控。

在研究所后勤实施精细化人员管理，需要将人力资源看作最大财富。落实责任制，科学定位人员，使职责界定清楚，力求后勤部门的人力资源得到优化配置和合理使用。对研究所后勤各项工作进行科学量化，建立量化标准，制定可操作、易执行的后勤服务作业程序，配备基于作业程序的管理工具，这是实施后勤精细化管理的基础工作。管理部门和后勤人员应对本职工作具有清晰正确的认知，将精细化工作管理落实到具体工作中。管理者制定岗位职责管理制度，将各部门和岗位的职能进行清晰规范，编写岗位职能文字说明，做到职责明确，责权到人。后勤管理工作制度应该包括《后勤人员考核制度》、《后勤人员奖惩制度》、《后勤工作标准制度》以及《日常工作管理制度》等。做到岗位任务具体化，对任务进行明确分层分解，按照后勤岗位任务进行划分，充分发挥后勤人员专业技能，做到使每一位后勤人员都能够运用自身技能做好本职工作，从而提升后勤工作质量以及工作效率。在精细化管理的过程中，必须实施标准化管理，充分发挥职工的主人翁精神，最大限度地让每一名职工都参与到这个过程中来。精细化管理的重点在于理念的引导和主动介入，管理部门在建立好各项制度，明确了职工自身责任的同时，重要的是执行力和落实力，只有这样才能做到发挥岗位能力的最大化。

2.完善精细化管理的人事管理制度。后勤的人事管理制度指导思想的建设要精细化，打破传统的服务理念，树立起精细化管理意识和服务意识，并建立与之相适应的精细化人事管理制度。要完善人员培训教育制度，激活职工管理体制，建立人员流动机制，竞争机制和激励机制。人事管理制度其精髓必须具备高度的灵活性、有效的调节性和长久的活力，要按照市场经济规律的要求，优化人员结构，合理配置人力资源，为在后勤管理中实施精细化管理做好人事管理制度的准备工作。

精细化管理的人事制度建设必须和绩效考核管理制度紧密结合。管理的基本问题是对人的管理，这就使人力资源在后勤管理者心中的地位更加重要。而绩效考核又是人力资源管理工作中的一个核心问题，因此，如何建立有效的绩效考核体系是提升研究所后勤管理运行效率和提高后勤服务水平的关键点。要以评促建，用绩效考核来促进精细化管理思想在后勤员工中的落实和推广，用精细化管理的思想指导后勤的日常管理活动。同时，在绩效考核的过程中还要注意考核后果的反馈，把考核结果的反馈工作也用制度规范起来，并认真地进行贯彻落实。

3.精细化理念为指导的成本核算制度。精细化管理提倡精细化的核算标准，它的精髓是杜绝在生产过程的一切浪费，降低管理成本，提高资源利用率，使其获得最佳利润。现实的成本核算大多为收支两条线的核算方式，研究所后勤管理部门使用的固定资产都是无偿的，即不用支付资源占用费，也没有资产消耗折损费，后勤员工工资由研究所全额发放，成本核算的精细尺度不严谨，生产利润的计算偏颇，无法准确体现后勤部门的实际工作效率。所谓成本就是指产品价值中物化劳动的价值和劳动者为自己创造价值的货币表现，或是企业为生产和销售产品所支出的费用总和。后勤服务的实体消耗和提供服务的总成本主要包括构成产品实体的材料以及为生产服务的附属部门所耗用的材料费，生产、服务人员以及管理人员的工资、房屋及设备的折旧费，耗用的水、电、气费，房屋及设备的维修费、管理费用等。所以，成本核算制度应当以精细化管理的理念为指导思想，必须重新界定后勤管理成本核算的新思路，参照同行业或相关行业的成本核算制度，合理划分成本核算的范围，树立后勤管理者精细化管理的成本观念和成本意识，以此来建立精细化成本核算的管理体系。

重视研究所后勤管理人员的信息化培训

要想让精细化管理真正融入到后勤工作的管理体系中，加强后勤管理专业化队伍的信息化能力培养，利用信息化技术手段，解读精细化管理的理念，领会精细化管理的主导思想，充分发挥精细化科学管理的实效性，必须将精细化管理和信息化培训紧密结合。研究所要聘任有信息化意识又善于利用信息化技术的管理人才补充到后勤队伍中来。同时，积极培养创新意识强，专业基础扎实和技术精湛的人才群体，形成出色的生产、服务和管理团队。在信息管理中贯彻精细化管理理念，是提高学习管理水平的重要保障，也是信息管理引导后勤管理改革，推行精细化管理理念进一步落实的需要。贯彻精细化管理理念中的以人为本的思想，对后勤信息管理人员加强培养是研究所后勤信息化水平提高的关键一环。研究所可以采取学历教育和岗位培训等方式，加强对各类人员的培训，学习现代管理的理论和方法，掌握科学管理的技能和手段，更新管理观念，不断加强知识积累和经验积累，使员工的综合素质更上一个层次。此外，理顺内部管理机制，充分利用研究所现有的信息资源。研究所后勤在提高自身的信息管理水平时，应以研究所收集、传播和处理信息的自动办公系统（OA)为主体，构建自己的传递网络，从而满足后勤管理对信息资源的需求。

营造精细化的研究所后勤管理文化

精细文化通过客观社会活动反映在人类实际活动领域，它是一种关于精细化管理的观念，是一种价值体系。精细文化和规章制度是一个统一体组织下的不同表现形式。规章制度是浅层的关于精细化管理的硬性规定，它靠制度的威严来约束员工在组织中的执行行为，使每一个员工的执行行为都满足精细管理的要求，制度的执行和落实过程中不考虑员工的意愿，其为组织提供的是一种刚性的执行文化。精细文化是深层次的关于精细化管理的软性规定，它靠道德和公共舆论的力量来约束员工在组织中的执行行为，为组织提供的是一种软性的精细化管理文化。

研究所通过培养和利用具有特点的后勤组织文化竞争力，是组织文化理论在研究所后勤管理实践中的具体应用。首先要构建和培育后勤管理组织团队的全员参与意识。后勤团队管理工作中，人始终是最重要的因素，要充分提高员工的创造性，调动其积极性和主动性。在管理领域的具体环节，引导和鼓励职工的主观动能，创造一切条件，让全员参与分析、讨论和决策，这不仅提高员工的参与意识，培养员工的团队精神，还能提高后勤管理层决策的正确性。随着管理制度的逐步完善和员工参与意识的提高，整个组织一定会变成一个动态的强劲的执行系统，后勤管理才具有实施精细化管理的基础条件，精细文化的氛围才会变得更加浓厚，真正打造出优秀和独特的精细文化。其次，要打造学习型的后勤管理组织，鼓励职工参与进修和教育培训等学习形式，研究所也应当开展专门针对后勤管理人员的专业培训。再次，加强研究所后勤相关制度和规范的建设，构建行业制度文化。制度是研究所后勤部门各项服务工作正常开展的前提和保障，后勤部门必须全面建设规章制度和服务行为规范，塑造行业的行为文化，从而把服务工作提升到一个更高的水平。

另外，发展适应后勤管理特点的后勤文化建设，尊重和培养每个后勤员工的个性和创造性，正确引导员工在工作动机和业务能力方面的提升，把尊重人和重用人当成后勤文化建设的核心。真正能够做到既重视对人力资源的开发，更注重充分发挥每个员工的积极性，还要培育后勤实体员工的团队意识，形成以人为本的研究所后勤行业文化。

结论

精细化管理是专业研究所后勤管理发展的必然趋势。精细化管理是通过规则的系统化，运用程序化、标准化和数据化的手段，使后勤组织管理各单元精确、高效、协同和持续运行。精细化管理要从制定全面的规章制度、完善人员岗位定编、精细化人事管理、后勤成本核算和后勤行业文化建设等方面入手，建立细致缜密的组织系统和管理模式，还要特别注重精细化管理在后勤行业管理中密切结合信息化管理的方法和技术手段，合理的协调组织，充分挥发精细化管理的价值作用。精细化先进的管理理念和传统的管理方法在后勤工作实际运作中肯定会发生碰撞和纠结，引导和交流的课题会在管理工作中不断延续，强调精细化管理在后勤管理工作中先进作用，阐述精细化管理是后勤管理工作发展的重要性，是后勤管理人的首要任务和责任。