档案管理工作中存在的问题及对策分析

◎杨国祥

一、档案管理工作中存在的问题

1.档案管理方法相对落后。现阶段，档案管理工作存在的管理力度较为薄弱的缺点，其原因在于未建立完善的档案管理工作队伍。在我国的事业单位中，一般情况下，档案管理工作由办公室的勤杂人员负责，同时勤杂人员流动较为频繁，且专业素质水平低下，无法对档案管理工作进行妥善处理，如发生某些方面的问题，甚至会出现问题拖延的现象，为事业单位带来巨大的经济损失。首先，档案管理人员对档案的目录号和类别号、全宗号以及案卷号未高度重视，在日常的工作中，经常出现混淆的现象，并时常发生盖错章或记错编号的问题。其次，在档案管理工作过程中，缺少相关的档案目录管理索引，极容易出现目录索引不全面或错误的状况，甚至年代相对久远的档案，未有相应的索引表，致使无法对档案进行及时的信息检索，对档案管理部门的工作效率造成一定的影响。

2.档案管理岗位人员缺乏稳定性、专业性。档案管理工作需要具有一定的专业性、技术性、连续性，所以对其岗位人员要求要相对固定性、专业性。如果想建设高素质的档案管理人员队伍，就要求档案管理人员要具备专业的知识结构和精湛的业务技能，如果档案人员不稳定，对档案人员本身也会造成诸多不良影响，如档案管理人员对档案工作的责任心不强，缺乏长远的管理计划；档案管理业务知识匮乏，总觉得档案管理用不到专业的知识，做档案管理就是想要个清闲的养老的岗位，业务不精通，缺乏全面的、系统的掌握档案管理方面的知识结构。大部分管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太熟悉，档案收集意识淡薄，一些归档的材料不够真实和准确。这些问题的形成主要是档案的人员调整频繁、管理缺乏专业性造成的。

3.档案管理信息化程度不高。随着科技的不断进步和发展，信息化技术已经逐渐渗透到我们生活中的各个领域。信息化是档案管理工作未来发展的重要方向。从当前的档案信息化建设上来看，大部分企事业单位建立了内部的OA（办公自动系统），配备了现代化的管理设备，为档案信息化管理提供了必要的硬件环境，有的还配备了档案信息化管理软件系统。但由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中，有的企业档案工作仍停留于传统的纸质档案阶段，或介于传统与现代信息化两种工作方式之间；有的企业所使用的档案软件通用性差，档案软件升级改造后，档案信息很难有效移植；有的企业的办公自动化软件与档案管理软件未实现对接，致使办公自动化系统中的文件数据不能自动转成档案数据，需要人为地在档案管理系统中手工地输入档案数据，极大地增加了档案工作人员的工作量。

4.档案管理制度有待完善。档案管理制度的不健全也是影响到档案管理工作的重要因素。就当前的发展情况来看，很多企业由于受到种种客观因素的制约，缺少专门的档案管理设施，而专门负责档案管理的人员存在很大的数量缺口，档案管理人员无论是在数量上还是质量上都不能很好地满足档案管理工作的需要，普遍存在无档案室、无档案制度等混乱现象，没有根据自身的实际情况来建立起相应的档案管理制度。在这种环境下，虽然企业也能够开展相应的档案管理工作，但是此时的管理工作显得更加杂乱无序，档案破损以及遗失等现象在所难免。

二、档案管理工作对策分析

1.加强档案管理意识。企业领导认为经济建设是发展的关键，而档案管理工作重要性不大，这种观点是错误而片面的，更加导致档案管理工作经费不足、工作含糊的问题。因此，为改变这一现象，在实际工作中，应时刻地关注档案工作的情况，注重合作与交流，认真分析工作中存在的不足和问题，并加以解决。要引起各级领导的关注、支持。同时，应根据相关的法律和法规，在经费预算计划中，将档案事业费纳入其中，并逐年增加用于档案工作的经费开支。采取有效措施提高档案管理的信息化水平和工作效率，改善工作环境，配齐基础设备，注重档案管理人才队伍的稳定性和人员的培养。

2.强化档案管理法制意识。树立法制意识，是做好企业档案工作的基础。搞好企业档案工作着重要从“提高认识、强化制度”上下功夫，使依法治档深入人心。首先是提高执法的认识，要大力宣传《档案法》等国家法律法规，做到知法、懂法，明确执法的严肃性，提高工作的自觉性，从而解决和杜绝档案工作可有可无等错误思想。其次要提高重要性的认识。企业领导和档案工作人员对档案工作重要性的正确认识是推进和搞好档案工作的重要基础。第三要加强档案工作的制度建设和管理网络建设，把档案任务栏入企业发展规划和年度计划，保证档案工作专项经费，落实各级领导档案工作责任制，建立一支训练有素的专兼职档案人员队伍，在各项工作中，实行档案管理“四同步”、“三纳入”等制度，使依法治档工作落到实处。

3.加强档案管理工作的标准化、科学化、规范化。要加强档案管理工作的标准化、科学化、规范化，要从档案的时效性、完整性、明确分工方面入手。在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，实现归档资料价值的最大化，案卷完整化，在此一定要尽可能避免相近公文的重复与立卷组合的无序问题，形成归档的文件主要以本单位形成的文件为主的原则。时效性上，对于归档文件，必须是已经完成整个工作任务的文件，否则极有可能造成归档的无序、混乱现象。完整性上，档案管理人员分清主次的同时还要防止有效文件以及已归档文件散失，档案管理人员可以将同类或者具有关联的文件归类同一个案卷内，或者采用连续序号标识等方式，将文件存放到一起，使在研究一个问题的时候能够在最短的时间内将该问题的处理过程的文件全部拿出，提高文档的利用价值。在明确分工上，档案管理的各个环节都由不同的人员进行管理，对存档文件进行区分，具体问题具体分析，减少档案中的重复与信息冗余，提高档案利用率的同时还能够明确责任，提高管理人员的管理责任意识。

结束语：企业档案管理是企业管理的一项重要基础工作，在信息化快速发展的今天，政府部门的档案管理工作显得愈发重要。但是，新阶段的档案管理工作中存在的问题，需要政府部门工作人员高度重视，积极配合相关问题的探讨与研究，并针对存在的问题提出相关的解决措施，同时档案管理人员应提升自身的档案管理意识。另外档案管理机构还应提高管理人员的综合素质，对档案管理工作进行科学化的规范，促进档案管理工作的顺利进行。