研究企业招投标电子商务平台下的档案管理

◎彭小艳

引言：随着信息化技术的不断发展，有效的将档案管理与信息化技术的结合在一起，大大降低档案管理的难度，尤其是对于企业招投标的档案管理来说，信息规模十分庞大，为了更精确的实现档案管理，就必须要结合信息化技术，才能使相关的管理人员更加方便的收集、整理和后续的查询工作。同时还可以规范招标投标工作，确保实现公开公平公正，促进企业招投标工作顺利开展。因此，现阶段研究企业招投标在电子商务平台下的档案管理工作有很大的现实意义。

一、电子招投标电子商务平台下档案管理工作现状及存在问题

1.招投标电子档案管理制度不完善。现阶段，在实际的电子档案管理期间，政府部门没有统一的制度要求，部分企业并没有相关完善的制度管理制度来引导，同样也并没有重视电子档案管理的制度建设。还有一部分企业虽然建立了一系列档案信息化建设的管理制度，但是在具体的建设过程中并没有真正的落实，其相应的监督部门也没有起到监督落实的作用。

2.资金投入不足。在实际的企业招投标电子档案管理期间，由于相关企业位并没有对档案管理工作有过多的重视，导致在信息化建设上资金欠缺，并没有引进更加先进的信息化设备和技术，无法满足现阶段电子档案管理建设的需要。除此之外还有一些单位依然保留着纸质档案形式，没有合理运用信息化技术，严重影响了档案管理信息化建设的进程。

3.档案管理人员素质不高。招投标电子档案管理工作是一项非常系统而又全面的工作，必须要高素质高能力的档案管理人员。但是目前来看部分企业招投标电子档案管理人员并没有很好的管理能力以及强劲的专业工作能力。

4.电子档案信息化程度较低。科学的使用计算机技术可以提高电子档案管理的工作效率，包括收集、整理以及查询等工作。但是现阶段部分企业并没有很好的在档案管理中合理应用计算机技术，无法有效的实现档案信息化管理，同时对于计算机系统的维护工作也关注的相对较少，致使电子档案管理工作无法顺利开展。

5.招投标电子档案安全性相对较差。首先就是在工作沟通方面有着因为协调不当从而产生的安全问题，实际的投标招标电子档案管理工作最重要的就是要保证数据的安全性。因为电子招投标过程需要利用计算机来实现，这就需要与计算机系统协调得当，如果出现问题，就会导致各种档案信息的混淆问题；其次就是不熟悉计算机操作从而导致档案信息的缺失，电子招投标档案管理方式对计算机熟练度要求很高，对于归档的电子文件来说，必须其有效和可读取的，这就需要工作人员有熟练的来输入准确的数据，如果工作人员不熟悉系统的操作，那么就极易出现信息像丢失现象。

二、电子招投标实现电子档案管理的优势

1.提高档案管理利用率和存放空间。传统的档案管理都是纸质形式，需要档案馆人员需整理、装订等步骤，查阅是非常不便捷的同时还占用了大量的储存空间，浪费了人力、物力、财力和时间。电子档案管理可以存放在电脑硬盘等电子存储介质中，不仅方便管理，不会出现丢失等情况，而且还不会因天气、自然灾害等造成破损问题。

2.缩短档案整理时间，提高档案信息的时效性。通过计算机输入、保存等电子化程序，档案管理人员可利用计算机对档案进行管理，不仅有效地解决了档案归档不及时的问题，而且有效减轻档案管理人员劳动强度，提高档案管理效率和质量。

3.提高了检索速度和准确性。不仅方便了档案管理人员与监管部门、建设单位、城建档案管等部门沟通协调，而且还可以利用计算机及时的查询相关档案信息，极大提高检索速度和质量。

三、电子招投标电子商务平台下档案管理中的问题处理对策

1.完善档案管理信息化制度建设。传统的档案管理工作是通过人为操作在实体的环境下进行的，而随着电子商务的高速发展，企业在招投标过程中就把档案管理工作内容与信息化技术相互融合，实现档案管理的信息化，更加方便了档案资料的收集、整理和查找。现阶段，为了更好的实现档案信息管理的信息化建设，在具体的建设过程中，相关管理人员一定要建立电子档案管理制度体系，并在具体的实践中不断地完善电子档案管理的规范和标准。管理制度必须要以法律法规的标准为基础，并且有效结合具体招投标现状和特点来建立。同时后续相关管理人员要根据具体的工作状况对相应的体系进行合理的调整和优化，保证管理体系的先进性。

2.完善档案信息化设施建设。为了档案管理信息化建设更加顺利的进行，必须要与先进信息技术相结合来实现。相关事业单位通过引进更加先进的设备，可以对档案的收集、储存和分类工作更加精细化，同时也有效提高工作效率。这不仅需要相关企业加大建设资金的投入，还要对档案管理人员进行必要的培训工作，确保他们可以对设备进行正规的操作，有效的延长设备的使用年限。

3.加强电子档案管理建设安全。对于招投标电子化档案管理来说，相关企业一定要制定保护档案系统内信息安全的方案，更好的提高档案的管理质量。现阶段，因为网络信息的共享性，严重影响企业招投标的档案信息安全性，为了有效的避免泄漏档案现象，相关管理人员一定要采取合理的措施，例如通过身份验证、指纹识别、人脸识别以及密码管理等方面设置访问权限来保护档案数据的安全性。在实际的电子档案管理运营期间，档案管理人员要以保护档案数据安全为核心，精心部署档案管理系统，并且还要在网络上假设防火墙、杀毒软件等工具。除此之外，档案管理人还要定期对储存档案信息的计算机进行定期的除尘工作，确保计算机的稳定运行。

4.提高档案管理人员的专业技术水平。一是相关企业一定要重视档案管理人员的素质问题。只有保证管理人员的素质高才能带领一批素质强劲的团队。在实际的电子档案管理运营过程中更是需一支高素质高能力的管理者和团队；二是相关企业还要定期对档案管理人员组织开展培训教育工作，加强档案管理工作人员的个人素质和工作能力以及档案管理团队凝聚力；三是增强档案管理人员的积极主动性，建立合理的奖罚制度，按实际工作绩效进行相应的考核，考核结果与奖金相关联，更好提高大家工作积极性，使其全身心投入到电子化档案管理中来。

四、结束语

综上所述，企业招投标档案管理电子信息化建设是一项极其复杂而且系统的工作，针对出现的问题，相关企业必须要制定合理的方案解决，包括加强信息化技术新技术的应用，加强管理人员的培训工作开展，建立健全电子化档案管理制度以及加大信息化建设的投入资金等，通过以上措施，可以有效地促进企业招投标档案信息化管理的顺利开展，有效的规范企业招投标项目的档案管理的工作。