新时期如何加强档案管理工作

◎宋丽霞

档案是针对人们社会活动的原始记录，其能够为社会发展提供重要的参考和依据，为各项社会活动的开展提供重要的信息支持。在实际档案工作中，其是基于社会发展需求，积极采取有效的技术和方法，以此来促进档案信息的高效利用。在当前信息技术在档案工作中广泛应用的新形势下，其对档案管理工作提出了更高的要求，因此需要积极对档案管理工作进行优化，全面提高档案管理工作的水平，更好的发挥出档案信息的重要价值。

一、提高档案管理水平的意义

（一）信息经济社会发展的需要

在当前信息化社会环境下，信息呈现出爆炸式增长的态势，人们对档案信息的需求也不断增加，在这种情况下，档案管理信息化水平不断提高，这也档案应用范围不断扩大，因此要求档案管理工作要更具系统性和规范性，因此通过提高档案管理水平，重视计算机技术和信息技术在档案管理工作的应用，实现档案信息的高效利用，整合其能够更好的满足信息经济社会发展的需要。

（二）提高档案工作的实效性

目前信息在社会发展过程中发挥着重要的作用，而且每时每刻都有大量的信息产生，针对于这些信息进行科学化管理，这也增加了档案管理人员的工作量。因此需要针对档案信息管理模式进行优化，积极构建完善的档案信息化管理体系，全面提升档案工作的实效性，积极推进档案事业的健康、持续发展。

二、新时期档案管理工作中的问题分析

（一）我国档案管理工作跟不上社会发展的需求

在当前档案管理工作中，普遍存在档案管理理念落后的情况，在实际档案管理工作并没有随着时代发展而积极进行调整，这就导致档案管理模式无法与档案管理创新要求相符合，档案管理工作的实际效能无法有效的发挥出来，档案管理工作也无法有效的服务于社会的发展。

（二）档案管理人员管理素质不适应新时期管理工作

在当前信息化时代背景下，档案管理工作的创新发展要求复合型的档案管理人才。但在实际档案管理工作中，专业人才匮乏，这就导致一些先进的管理理念和管理技术无法得到有效的落实。部分档案管理人员思想过于保守，在实际工作中不愿意创新，对新事物接受较慢，这也对档案管理工作的创新发展带来了较大的制约。

（三）档案管理手段需要多样化

虽然近年来档案管理信息化建设工作不断推进，但部分单位在实际档案信息化建设还存在较强的形式主义，档案信息化只存在的表面，缺乏深入性，这也对档案信息的后续的开发利用带来较大的影响。由于档案管理手段落后，这就导致档案管理工作无法有效的适应信息化发展进程。因此迫切需要打造多样化的档案管理手段，使档案管理模式能够更好的满足时代发展要求，从而为大众提供高质量的档案信息服务。

（四）电子档案优势需要进一步完善

目前电子档案成为档案管理工作的主要形式，电子档案的出现为档案信息的开发利用提供了更多的便利，有利于档案信息价值的发挥，而且能够实现对原始档案信息的有效保护。但在电子档案使用过程中仍存在较多的问题，因此需要积极采取有效的措施进一步完善电子档案管理体系，更好的发挥出电子档案的优势。

三、新时期加强档案管理工作中的对策

（一）树立科学严谨的档案管理理念

在当前信息化时代背景下，为了能够进一步提高档案管理的水平，则要求档案管理人员要树立科学严谨的档案管理理念，更好的发挥档案管理工作的实际效能。具体工作中需要各单位领导要加强对档案管理工作的重视度，并对档案信息化建设给予有效的支持。同时还要做好档案管理工作的宣传工作，进一步突出档案的服务功能。档案管理部门还要积极引导档案工作者树立先进的档案管理理念，在工作中以积极和负责的工作态度来完成各项工作，全面促进档案管理水平的提升。

（二）应用信息技术提升档案管理的现代化水平

将现代信息技术运用到档案管理工作当中，有效提升其工作质量和工作效率。一方面将现代化计算机信息技术有机地融合到档案管理工作当中，通过开发档案管理系统，提高档案资料的开发与利用效率，同时可以有效延长档案信息资料的使用年限。另一方面将现代信息技术充分地运用到档案管理工作中有效解决了纸质档案材料保存繁琐、检索费时费力且工作量较大等弊端，实现了人力、物力和时间的节约，可以有效提高档案管理工作的时效性，进一步提升档案服务效率和服务质量。

（三）构建完善的电子档案管理体系

为了能够提高电子档案管理的效率，则要创建一个完整的电子档案管理系统。在电子档案管理工作中，需要定期开展电子档案管理设备操作的培训，并强化对电子档案管理工作的宣传，使员工能够意识到电子档案管理工作的重要性，以此来更好的发挥出电子档案的优势，全面提高档案管理工作的效率和质量。而且为了能够进一步促进档案管理系统的完善，还要建立健全电子档案管理制度，明确电子档案管理工作的操作流程，并促使档案管理工作者要在实际工作中要规范自己的行为，降低工作中操作失误现象的发生，有效的保证电子档案信息的真实性和可靠性，实现电子档案信息的高效利用。

（四）提高档案人员的素质

一是要加强对档案人员的针对性教育培训。在档案教育培训过程中，针对档案管理工作的需求和发展趋势，分门别类，按需施教，注重实效，使培训的内容用到档案管理工作的实际当中，使档案工作人员进一步熟悉和掌握档案整理归档工作流程的技巧，提升档案管理工作效率。

二是加强自身的学习，通过网络等现代化的信息手段，认真搜集档案管理方面有关知识，结合本单位档案收集、整理归档情况和工作动态规律来指导档案管理工作，与相关部门（科室）加强协调和沟通，及时将有关科室形成的档案整理归档，移交综合档案室，实行集中管理，确保档案种类、内容真实完整。

三是要加强对档案人员继续教育，通过学习进一步提升档案管理人员的专业知识、档案整理归档技巧和档案管理水平，使档案管理人员用创新的思维适应新时期档案工作发展需要，积极做好档案信息资源开发利用工作，提高档案利用率，使档案能够更好的服务于社会的发展和经济建设。

四、结束语

为了推动档案管理工作的现代化发展，加强档案管理工作进程，需要不断提高档案管理人员的综合素质，并加强各级人员对档案管理工作的重视程度，利用现代化手段来积极创新档案管理工作方式方法的创新，构建完善的档案管理工作体系，全面提高档案管理工作现代化发展水平。