创新档案管理工作举措 提升人事档案建设水平

■苏小林

（湖南机电职业技术学院组织人事处）

1 引 言

干部人事档案是各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础。截至2020年3月，湖南机电职业技术学院组织人事处共管理干部人事档案532份，其中中层干部档案66份，一般干部档案466份，均为手工建档的纸质档案。由于长期以来的投入不足，缺乏技术支撑，加之20世纪90年代的一场火灾导致部分档案损毁严重，造成档案管理与退休人员基本养老金核发工作的严要求、与干部工作的新形势、与信息化技术发展水平等不相适应。如何全面提升新形势下干部人事档案工作质量，充分发挥干部人事档案在建设高素质专业化干部队伍中的重要作用，持续推进干部人事档案工作科学化、制度化、规范化，更好地服务于新时代教育教学事业的发展成为摆在学院组织人事部门面前的一大难题。

2 学院人事档案管理需要解决的主要问题

一是档案基础信息待核查。历年来所保存的档案大多为手工建档的纸质档案，年代久远，污损、改动较多，出生日期手工涂改、“三龄两历一身份（即出生日期、参加工作时间、入党时间、学习经历、工作经历、干部身份）”不符等问题档案较多。

二是档案标准不统一。学院目前仍无统一的建档标准，加之档案转递过程中易受到外单位档案标准不一的影响，未能有效从源头上把关，导致档案质量参差不齐，普遍出现材料短缺现象，与新形势下干部工作精细化管理不相适应。

三是档案信息化水平不高。我院人事档案管理工作只注重于利用和简单的收集、分类管理，目前仍处于人工建档、人工管理、纸质档案的初级档案管理阶段，陈旧的管理方法造成档案查阅不便、统计不便，实用性差，严重阻碍了学院人事档案管理水平的提高，极大制约了干部管理工作的效能。

3 创新学院人事档案管理的几点举措

为解决上述问题，组织人事处把干部人事档案建设达标升级纳入部门年度工作目标，通过竞争性磋商方式与专业档案管理公司建立合作关系，重点规范档案的收集整理、档案内容的审核认定及档案的转递利用，全年共收集档案材料1500余份，处理问题档案12卷，按省委组织部要求高质量完成了51卷在职干部人事档案的“三龄两历一身份”专项审核认定工作，学院干部人事档案管理更加规范化。

3.1 多管齐下确保档案材料真实有效

一是严核查。对干部的“三龄两历一身份”等关键信息采取组织认定的办法。同时，对归入档案的材料实行组织核实制度，主要审核档案内容是否真实、档案材料是否齐全、档案材料记载内容之间的关联性是否合理以及是否有影响干部使用的情形等，确认无误后再归入个人档案，从根本上解决档案材料的有效性问题。

二是错必纠。建立责任追究制度，干部人事档案审核中发现的问题按照相关规定及时进行整改和处理；涉及干部个人信息重新认定的，及时通知干部本人及所在部门。对私自涂改档案的现象，报送虚假材料的追究填写人的责任，确保人事档案形成材料的真实性和严肃性。凡发现档案材料或者信息涉嫌造假的，组织人事处立即查核，未核准前，一律暂缓考察或者暂停任职、录用、聘用、调动等程序。

三是重规范。建立规范查借阅、转递、接收、归档制度，归档材料交接过程中，办好转递手续并认真登记。未经批准登记、涉及职工本人及其家属的情况不得查借阅档案；材料短缺、身份不明确、没有调档函等情况不得接转；未经批准不得复印档案材料；材料不全不得立卷归档。

3.2 多措并举提升档案利用水平

一是加强业务学习，夯实主体责任。根据《干部人事档案工作条例》，指派档案专管员按时参加档案专题业务知识的培训学习，熟悉档案业务，了解档案管理，并进一步提升业务水平，确保档案重点项目审核无差错。

二是针对《干部履历表》、《干部自传》和学历学位等短缺最多的材料，通过OA办公系统在全院范围内发布《关于完善人事档案整改规范的通知》，分为22个类别51个小项，对补充材料的要求、补充材料的程序和相关注意事项逐一进行说明。为确保补交材料的规范性、真实性、及时性，对所补材料统一模板和要求，明确送交期限，严格移交程序，填写《材料移交清单》，经交接双方签字确认无误后方可予以归档。

三是严把信息认定关。针对问题档案的专项审核进行取证走访核实，审档情况与核实情况一并写入《干部人事档案专项审核认定表》，表中详细记录干部档案中“三龄两历一身份”不一致情况、组织审核认定情况和本人确认情况。对于档案中发现的问题，干部本人要如实做出情况说明，说明材料与《干部人事档案专项审核认定表》一并存入干部档案，作为今后干部提任和档案转递工作的重要依据，确保档案信息的完整性，为干部考察工作提供真材实据。

3.3 强化档案信息化建设，提升管理效能

一是强化硬件建设，确保档案达标升级。为全力改善硬件设施，细化《干部人事档案室建设标准》，先后明确5项改造目标，总投入15万元档案建设专项资金，对原有档案室进行合并搬迁改造和标准化建设，初步实现库房、办公室“两室分开”，配备档案室专用防盗门、加湿器、空调、一体式打印机等硬件设备，以期达到档案室“六防”工作标准。

二是引进人事综合管理系统，建立职工电子档案。采取“先行试用、逐步推广”的方式，与江苏金智教育信息股份有限公司达成合作协议，为干部人事档案的数字化管理提供技术支撑，已初步完成教职工人事综合信息数字化建设。严格规范档案目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据交换、数据备份、安全管理等基本环节，保证数字档案的真实性、完整性、可用性、安全性，确保与纸质档案一致。目前已建成8类基本信息、6类扩展信息等14类加密信息组100个指标项，系统按照管理等级进行赋权，确保信息建设高效安全。

4 学院人事档案管理取得的成果成效

一是核查了档案，纠正了错误，完善了材料，实现了档案管理的规范化。将干部在常规、阶段性工作中形成的档案材料及时收集归档，日常加强查漏补缺，确保了干部档案的完整性；严格、规范的建档程序，有效避免了纸质档案的涂改风险，从源头上遏制了问题档案的产生，确保了干部档案的真实性。提升了档案管理工作的规范化、标准化水平。

二是档案利用水平不断提高，效能成倍增加。档案业务知识和管理水平的提升，适应了新形势下档案管理工作的需要；档案管理方式和方法的改进，极大的保证了档案信息的准确性和真实性。

三是档案的信息化管理水平得到提高。档案数字化查阅方便、数据齐全、统计准确，使干部管理人员有更多的精力专注于察人、识人上。安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系的健全，避免了用时情况不明确，重复考察的工作弊端。

5 学院人事档案管理主要创新点

一是创新了干部人事档案建档方式，转变了干部档案利用方法，逐步实现了纯纸质档案向电子档案的转变，全面提升了干部人事档案管理的规范化建设水平，为提高学院干部工作质量提供了保障。

二是干部人事档案管理的全过程，已适应了干部工作精细化管理的新形势，使干部人事档案管理走上了规范化、科学化、数字化管理轨道。并在干部人事档案专项审核认定工作中做到了“零投诉”，得到了全体干部职工的认可。

三是强化基础投入、技术支持及制度保障，为学院干部资源配置、领导班子建设、干部队伍宏观管理、组织人事工作规律研究等提供精准高效服务。实现干部人事档案基础设施标准化、档案数字化、管理规范化、查阅便捷化的“四化”要求。