企业文秘工作与档案管理一体化分析

■张海迪

（中交第四公路工程局有限公司）

引 言

新时代，随着世界经济一体化逐渐深入，企业发展处在日益复杂的外部环境，机遇与风险并存，必须不断完善管理，尤其做好强弱项、补短板工作，确保企业各项管理协调发展。企业生存发展过程中，积累了大量的纸质和电子资料，要想做好资料的留存和利用，必须从源头关注档案管理，提高档案综合利用。企业要想实现文秘工作和档案管理一体化，必须兼顾工作量、成本和效率，统筹采取各种措施，才能攻克企业高质量发展过程难题。文书档案是综合档案的重要组成部分，随着管理理念的演变和信息技术的发展，其管理方式将随之转变。

1 企业文秘工作与档案管理一体化概述

1.1 基本含义

其一，文秘工作。文秘是办公室工作的重要组成部分，是领导的参谋助手，负责按照领导指示进行文件起草，进行指示传达与信息传递，协助领导高效制定企业发展决策。对于企业而言，工作离不开文秘，工作期间配套产生的文件材料，都应该严谨细致处理，妥善保管，以便后期使用，作为服务领导工作的一部分，凸显工作重要性。文秘工作具有较强的实践性，在企业管理中发挥着协调作用，要具有高度的政治觉悟与专业素养，高度关注重要文书内容[1]，同时做好文件保密工作。其二，档案管理。档案管理是指收集、整理企业有价值的资料，并按照档案管理规范要求予以整理，形成企业档案并进行管理。根据企业性质不同，档案内容多有不同，主要分为文书档案、人事档案、科技档案、会计档案和影音资料档案等几大类。企业应根据自身条件、特点，建立与自身资源禀赋相适应的档案室，确保档案资料的完整性与安全性，同时要做好档案资源的开发利用，给领导决策与业务提升提供依据，展现档案价值，实现档案和企业管理的良性互动。

1.2 文秘与档案管理一体化价值

1.2.1 有助于增强办公室人员素质能力

文秘对企业内部管理具有衔接作用，是企业内部管理较为重要的岗位。档案管理工作者负责以制度为依据，按照类别分类整理档案，保管档案，提供档案信息查询和提供档案借阅服务等。文秘工作以及档案管理互相依存，两者一体化进行能够增强工作实效，提升办公室整体工作水平。文秘工作负责起草和留存相关资料，档案管理是文秘工作的延伸，两者的一体化，即为文秘工作者工作范围的延伸，有助于加深其对档案工作的理解，促使其专业知识提升，丰富其工作内容，调动其工作积极性。同时，工作的连贯性，可以大大的节约工作衔接时间[2]。

1.2.2 便于提高档案工作质效

基于计算机技术和信息技术发展，世界经济发展逐步进入工业4.0，数据化时代已经到来，机器视作中心、人员视作辅助力量的特征日益凸显。企业管理基本实现数据化、网络化，大规模、大范围使用计算机，能够节约工作时间，增强工作成效。采用计算机与打印机等设备开展办公自动化，便捷化的进行多项工作，可以助推文秘与档案管理一体化，提升公文质量与档案管理质效。

2 企业文秘工作与档案管理一体化面临的挑战

2.1 缺少档案管理意识，档案管理体制机制不够完善

合格的文秘工作者是领导者的优质助手，在企业管理中占据着重要地位，留存整理诸多的文件资料，会占据大量工作时间，由于缺少档案管理的意识，为此文秘工作者将会淡化档案管理，不能真正有效的依据档案管理标准妥善整理应归档资料。由于档案整理的滞后性，如原有稿件保存不完整，归档时进行查找将会相对繁琐，无法保证档案资料的完整性和规范性[3]。如果工作者过程处理不够严谨，部分资料容易出现损毁、字迹不清晰、文件编码错误和处理缺少实效等问题，不仅会制约档案质量，还会影响立卷成效。另外，档案管理工作广泛的存在于企业管理中，内容丰富、载体多样，要想实现文秘与档案管理一体化过程中，前提建立健全完善的档案管理体制机制，准确把握档案归档范围和档案归档期限。两者一体化发展，会使得档案管理工作前移到文秘工作环节，文秘工作者就要对档案资料和普通资料进行区别、编号和整理。受限于文秘工作者档案知识水平，容易出现档案整理不规范、分散化以及片面化等问题，使用时出现未归档或是归档查询难度大等现象[4]。

2.2 管理体系功能不相同，模式存在差异化

诸多企业着手研发文秘与档案一体化管理系统，因为技术与指导规范不够统一，系统功能的差异性与模式不同，资料迁移和接口制作存在难度，容易造成资料的丢失，丢失文件的查找问题突出，严重影响企业应用推广的积极性。一体化管理系统功能设置受限于计算机技术的发展，电子文件要想证明和确保其真实性、一致性存在技术难度，一些电子文件在使用中，存在法律效应不够确切的问题。如果全面实现电子档案无纸化，或仅仅设置逻辑归档功能，势必会增加文件法律效用与安全保障的难题[5]。电子档案极易受到病毒攻击，或在其他因素影响下被破坏，所以文秘档案管理一体化功能的设置上，要依据这些不足设置对应物理归档功能。

2.3 投入资源比较多，双归档长期存在

现阶段，诸多企业普遍树立文秘档案一体化管理意识，部分小企业在资金层面与技术工作者层面尚未适应这一需求，因此文档一体化管理难以在短时间之内被全方位推广。电子档案不管存在于系统中、硬盘，还存在光盘，都是以数字化的形式存在，更易于受到非法操作影响，导致电子档案真假难辨，管理工作者对信息真伪的判断难度加大。依据现行档案管理法律法规和规章制度，长期来看，纸质档案和电子档案双归档将长期存在，因此凸显出双归档长期存在的特征。

3 企业文秘工作与档案管理一体化相关措施

3.1 规范公文归档

要高度重视员工意识教育，使企业员工意识到文秘和档案结合的必要性，自觉的提高工作积极性和自主性，确保工作实效。要建立健全科学的管理机制以及工作流程，严格按照流程办理公文，要树立质量意识，实行公文和档案全过程管理。公文格式的规范性以及字迹清晰化，会直接关系文秘与档案管理一体化管理，文秘工作者在起草文书过程中要严谨、细致，要严格按照国家规定标准格式加以编写，确保文书内容准确无误、版记格式等细节统一一致。文秘工作者要具体化标注文件印发单位与实际打印时间[6]，流转之后归档立卷，促使文书格式足够规范，提升档案管理规范性。

3.2 强化文秘档案管理一体化建设

企业应该强化文秘档案一体化管理，诸多的企业已经进行文档一体化建设，发挥自动化电子设备的优势，文档一体化建设可以提升文秘与档案管理的速度，营造轻松愉快的工作气氛。企业巧妙应用计算机技术，建设档案管理信息系统，把文秘归档涉及的多种类型文件保存在管理平台之中，便于对档案信息的查询，完成文秘档案管理一体化。

3.3 通过网络化进行一体化管理

计算机通过高速信息处理能力给予企业档案和文秘一体化管理布设检索条件，拓展档案事业工作空间。企业要积极使用信息技术，对立卷内容进行优化和整理，并且在卷宗组好之后，将卷宗信息加以编号、编页、归类、排列和上架，通过信息技术节约卷宗管理时间。另外，将档案管理从案卷级向文件级管理进行转变，自动化的管理好立卷内容，即时性查找需要运用的文档，凸显文秘与档案管理规范性与及时性，落实文档管理和服务质量[7]。

3.4 增强人员能力素质

要高质量开展工作，首先要树立以人为本的思想，高度重视人员的素质培养。制度是企业高质量开展工作的基石，文秘工作者要认真学习制度要求，做好公文审核把关，确保文件内容准确、格式正确和要素齐全，为文件的真实性和准确性负责。要高度重视队伍建设，确保人才队伍能够保满足企业发展需要，要着重提拔保持工作状态，善于合作的人才作为管理者，确保人才梯队建设合理。另外，要建立人员交流平台，定期组织文秘工作者进行学习交流，总结工作经验，发掘工作亮点，解决工作难点，疏通工作堵点。

4 结 语

综上所述，进入新时代，企业要注重文秘工作与档案管理的一体化建设，意识到两者结合的必要性，两者结合不仅可以促进文秘工作与档案管理进程，还可以给企业综合管理质量的提高奠定基础。每一个企业管理者都要保持与时俱进的思想，明确文秘工作与档案管理一体化思路，并通过行之有效的措施推进其建设，如建立健全管理体系、强化组织领导、加大资源倾斜和投入等，切实提高管理质效，增强企业管理工作的有效性。