大数据信息时代电子档案的管理

牛 雯

（平凉公路局崆峒公路段，甘肃 平凉 744000）

大数据时代，信息化成为时代主旋律，能否提高信息化水平将决定了企业或单位发展的前景，而档案是企业或单位发展过程中的结晶，也记录了企业或档案发展的历程，对于企业或单位有着非常重要的价值，因此必须要加强对档案管理，通过电子档案管理方式能够有效解放劳动力，提高管理效率，因此备受推崇，未来也将获得更多应用。

1 电子档案管理的重要意义

1）提高档案管理效率和质量。首先，能够提高档案管理的效率。传统纸质档案管理对档案存储场所有较高的要求，必须要保证纸质档案的完整性，而且由于档案数量较多，占地面积较大，但电子档案管理则能够有效减少对场地等资源的占用，同时利用电子信息技术能够有效提高工作效率，减少档案管理工作人员的工作负担。其次，方便对档案的利用，当需要对档案信息进行查询时，可以通过关键字搜索的方式，在管理系统中直接找到所需要的档案，能够有效提高信息获取效率。最后，能够方便信息之间的共享，当不同部门之间需要进行信息交流或调度时，可以直接通过电子档案将数据进行传送，减少信息壁垒，提高沟通合作的能力。

2）提高保密性。传统纸质档案管理保密性相对稍差，有些不法人员可以利用职权之便，对纸质档案进行篡改，当前由于纸质档案被篡改所引发社会热议的事件层出不穷，导致社会对纸质档案管理存在质疑，而电子档案管理则能够有效提高保密性。利用信息技术可以对电子档案进行保密设置，任何人妄想对电子档案进行更改都可以通过网络进行查询跟踪，并且追究其责任，将电子档案处于监控状态下，防止信息被泄露。对于一些保密性要求较高的电子档案，还可以通过设置安全网这一方式，来保障电子档案的保密性和安全性。

2 电子档案的管理存在的问题

1）基础设施缺失。对电子档案进行管理需要用到较多设备，而当前由于一些单位对于电子档案管理的重要性认知不足，不愿意在电子档案管理方面投入资金，导致档案管理所需要用到的设备不足或质量存在问题，最终影响到档案管理工作。比如，对电子档案进行获取需要扫描仪，对于之前存在的纸质档案进行整理或转化为电子档案需要用到读取设备，由于资金短缺，导致相应的设备不够完善，最终影响到档案管理工作。

2）管理制度缺失。电子档案管理是较为新颖的形式，发展较为迅猛，但管理制度不够健全，导致电子档案管理工作无法做到有序性和科学性。一方面，缺乏责任制度，电子档案管理是一项非常严谨的工作，一个小小的失误都有可能会影响电子档案的有效性和价值，所以档案管理必须要确保严格有效，但相关工作人员在工作过程中非常容易出现档案丢失、更新不及时等问题，出现问题却没有得到及时有效处理，从而滋生相关工作人员的懒惰性和侥幸心理，最终会导致电子档案管理过程中问题频发。另一方面，缺乏激励机制，电子档案管理工作是一项相对比较枯燥的工作，导致人员流动性较强，在一定程度上会影响电子档案管理的长效性，正是由于缺乏激励机制，影响了工作人员工作积极性和主动性，也不利于团队整体工作氛围。

3）人员能力不足。首先，电子档案管理人员准入门槛较低，主要是由于单位并没有意识到电子档案管理的重要性及对人员的要求，认为对档案管理工作人人都可以做，不需要太多的技术含量，所以在选拔电子档案管理人员时，缺乏对人员的考核和要求，最终影响到电子档案管理工作。其次，电子档案管理人员信息技术能力有所欠缺，很多档案管理人员思想上缺乏创新，对电子档案管理接受程度相对较弱，而且年龄结构不够合理，大多对信息技术了解不够全面，应用能力较差，对于档案管理系统的维护或更新实力不足，最终影响电子档案管理发展。

3 电子档案的管理的途径

1）完善基础设施。首先，必须要加强对档案管理基础设施投入的重视，充分认识到电子档案管理对于单位或企业发展的重要性，转变思维，加大对电子档案管理基础设施建设的资金投入。其次，必须要加强对基础设施的配置，比如扫描仪等设备，采购负责人必须要仔细了解电子档案管理的基本内容，了解电子档案管理对设备的要求，在选择设备时务必要选择能够满足电子档案管理需求的设备，同时还需要关注设备的维护和后期服务状况。最后，需要买进防潮防蛀设备，对于一些现存的纸质档案还需要做好保护工作，通过防潮防蛀设备有效提高纸质档案管理水平。

2）完善档案管理制度。首先，需要制定电子档案保密级别，根据电子档案所涉及的内容进行分类，对于不同级别的电子档案分别设置保护方式和途径，从而能够更好确保电子档案的安全性和保密性。其次，必须要落实责任制度，对于电子档案管理过程中所涉及的内容具体落实到每个人身上，如果个人所负责的部分出现了问题，比如信息泄露或者档案丢失等，必须要严格按照相关规定对个人进行严肃处理。再次，需要完善绩效考核激励制度，一方面，需要加强绩效考核，根据电子档案管理工作人员的具体工作职责、工作内容设立合理的考核标准，根据考核结果对工作人员进行一定的奖励或予以一定的处罚；另一方面，需要完善激励制度，对于在工作过程中表现优秀或对电子档案管理提出建设性意见的工作人员，可以予以一定的物质或精神奖励，从而形成竞争的良好氛围，提高整体的工作效率。最后，需要完善监督机制，任何一项工作的开展都离不开监督，只有通过监督才能够更好规范工作人员的行为，也才能够确保工作正常开展，因此必须要对电子档案进行定期检查和不定期抽查，如果在监督过程中发现问题，必须要及时分析产生问题的原因并积极进行改正。

3）提高工作人员能力素质。首先，必须要加强对人才的选拔，提高工作人员的准入门槛，要严格考核工作人员档案管理经验和对现代信息技术的应用能力，选择综合性人才进入，还需要拓展人才引进渠道和平台，引进高层次人才，加强电子档案系统的搭建和维护工作。其次，必须加强对人才的培训，要加强对电子信息技术的理解和使用，通过实战模拟等方式检验培训效果，同时还需要加强对统计工具的应用能力，通过统计数据模拟考核等方式，检验工作人员进行统计的速度和时间。最后，需要加强对人才的交流和合作，“三人行必有我师焉”，每个人身上都有闪光点，每个人也都有自己独到的工作方式方法，只有不断加强交流合作，才能够彼此学习，不断进步，因此要加强与其他单位或企业电子档案管理工作人员的沟通和交流，了解其在处理电子档案管理过程中问题的有效方式和途径，从而提高整体素质和水平。

4 结束语

通过电子档案管理能够有效提高管理效率和质量、提高保密性和安全性，但是当前电子档案管理过程中还存在一些问题，比如基础设施缺失、管理制度不完善、人员能力不足等，因此针对这些问题必须要加强重视，在后续工作过程中不断完善基础设施、完善档案管理制度、不断提高工作人员能力和素质，只有这样才能够更好促进电子档案管理发展和进步。