关于档案信息化建设与档案管理的几点思考

李继云

（山东省济南市疾病预防控制中心，山东 济南 250021）

当前，部分疾控中心在档案管理方面都未能做到尽善尽美，虽然短时间内不会对其造成影响，但是长时间发展下去，势必会对其造成危害，疾控中心的发展也不会得到提高。近些年来，对于一些疾病控制中心高层来讲，档案管理并未得到重视，这会导致管理上的落后，不利于其健康持续的发展。所以，文中提出了档案信息化建设的课题。

1 档案信息化建设的重要性

疾病控制中心与人们的健康息息相关，所以疾病控制中心的发展，是国家和社会共同关注的问题[1]。在管理档案的过程中，由于档案信息化建设刚刚进入档案管理工作中，所以还缺少一定的经验，在实施的过程中，工作人员会存在一些疑惑，导致结果不合人意。但是，档案信息化建设是管理档案的有效方法，可以保证档案信息的安全，疾病控制中心要想长久发展，就会有许多信息内容需要存储，档案信息化建设为档案存储带来了方便，有利于疾病控制中心的全面发展。

2 档案信息化建设在档案管理中的优势

1）档案储存量增多。对于一些疾病控制中心来说，其发展时间较长，工作人员较多，需要储存的档案信息内容也较大，如果按照之前的档案管理方式，会给档案管理方面的工作带来许多麻烦，占用的存储空间也会很大，如果使用档案信息化管理方式，首先它的储存量较大，其次它不需要占用太多空间，使用一张储存卡就可以储存很多内容，由于储存卡较小，带在身边也十分方便。

2）储存内容不会丢失。部分疾病控制中心在进行档案管理时，储存的内容会非常多，如果采用传统的管理方式，用纸质的方式进行储存，很容易就会使内容丢失，不利于档案管理，如果使用档案信息化建设，可以对储存的信息进行分类和归档，储存的内容也不易丢失，如果有档案资料需要查找，在电脑上会非常方便查找，使用这种方式进行档案管理，可以避免档案丢失，也很容易对档案进行归类，方便工作人员查找[2]。

3）利于内容的储存备份。利用档案信息化进行存储，可以将内容进行多次存储，同时也可以根据不同的方式进行储存。传统的档案管理是利用纸质进行存储，这种方法只能储存一份档案，还会占用很多空间，如果工作人员不细心谨慎，档案很容易丢失，丢失后的档案也很难找回来，这对于档案管理工作具有不利影响。而档案信息化管理可以储存多份档案，如果有病毒侵入，致使档案丢失，电脑中还会有多份档案备份，这对档案的安全具有很大的保障作用。

3 档案信息化管理中存在的问题

1）档案信息化管理系统落后。档案信息化管理是社会发展的一种进步体现，具有很多优势，但是在实施过程中，也会出现很多失误[3]。首先就是安全得不到保障。一些人为了自己的利益对网络进行破坏，可能偷取档案信息，也有可能受到病毒的攻击，导致储存的档案信息内容被盗取或被更改，促使档案信息内容数据不全，甚至数据不真实。另一方面是档案管理信息化没有具体的法律规定，只是按照传统的方式进行限制，这使得规章制度不健全，法律也对档案信息化建设缺乏认可，导致档案的真实性在法律条文上没有体现。

2）技术与经费投入不足。要拥有先进的高技术设备，才能够有效地利用档案信息化对档案进行总结和分析，才能对档案进行信息化存储。但是在当前来看，档案管理信息化存储方式仅仅是文件存储，使用内存卡方式，这种存储方法有一定的时间限制，而档案信息化对存储的时间有严格要求，如今的电子系统无法达到要求。此外，使用信息化存储，就不能用工作人员将信息录入电脑，需要用到扫描仪，价格较低的扫描仪没有精准度，不能将数据精确计算，而质量较好的扫描仪价格较高，档案信息管理的经费又不足，一些疾病控制中心不能承受这样的巨额开销。

3）工作人员的工作能力和态度不足。部分疾病控制中心的领导通常很少重视档案管理方面的工作，所以，对于人员的工作态度和专业素养也没有过多要求。一些档案管理工作人员甚至只是兼职状态，他们不会将更多精力放到工作中，只是将其看作是一个闲散的职位。对于一些全职的工作者，由于他们性格比较传统，使用传统方式的时间较长，所以就不愿意改变，他们虽然有档案管理方面的经验，但是他们对档案信息化管理还并不了解，只是采用纸质储存的传统方法，对于新的存储方式一窍不通。档案管理人员得不到单位重视，其无论完成多少工作量，获得的薪资待遇都是一样的，所以大多数人员对工作并不上心，这直接导致档案管理工作的落后。

4 档案信息化建设应用于档案管理的策略

1）完善档案信息系统。档案信息系统一定要得到完善，由于一些落后的档案信息化系统会导致档案数据内容丢失或有所更改，首先要将数据进行存储，其次要对数据进行分类，要对数据的结果进行分析和整理，最重要的是要能够备份，这样存储的档案数据才不会丢失，在查找时也会非常方便，不会被病毒所干扰。

2）增加档案管理的技术与经费投入。档案管理对于疾病控制中心而言，具有关键性作用，然而一些工作人员不能看到档案管理的重要性，对档案管理部门不会投入过多的资金。档案信息化管理需要很多资金，购买一些仪器设备，还有培养一些专业人才，都需要资金的支持。但是，大部分疾病控制中心都在使用比较落后的信息技术，这样对于档案数据的精准度会有不利的影响，由于各个疾病控制中心的储存内容较多，数据较大，所以对于数据精准度要求也是比较高的，此外，一些疾病控制中心还在使用员工录入系统的方式，由于没有先进的质量较高的扫描仪，工作人员需要一点点将信息录入系统，如果内容较少还好，但是档案的内容往往是非常多的，工作人员的工作量会非常大，只有用设备代替人工，才能够提高工作质量和效率。

3）注重工作人员综合素养的提高。档案发展的信息化建设逐渐发展，对于档案管理工作人员也有着比较严格的要求。首先，工作人员一定要是全职，只有这样工作人员才能够将更多的时间和精力放在工作中，一些兼职人员缺乏对工作的责任心，对档案工作内容并不了解，只是看作一个闲散的职位，而且兼职人员流动较大，这会对档案工作产生不利影响；其次，对于一些年龄较大的员工，一定要对其进行信息化建设管理的培训，由于他们思想比较落后，对一些新鲜事物缺乏认知能力，所以要让他们进行学习和探索，管理层要根据工作人员的工作情况，对于一些优秀工作者，要给予重视并经常鼓励，如果工作人员出现管理方面的难题，要给予帮助。在可以的情况下，对于档案管理优秀的工作者，给予一些奖励，或者提高档案管理工作人员的工资待遇，这样才有利于档案信息化建设，并对档案进行妥善管理。

5 结语

档案管理工作较为重要，不是可有可无的工作内容，工作人员要对档案管理工作内容给予高度重视，它可以帮助疾相关单位机构查询年限较长的数据信息，通过信息化建设，在时间和空间上都为档案管理提供便利，希望信息化建设能够持续发展。