大数据背景下的高校图书馆档案管理策略探研

张亚丽

（上海对外经贸大学，上海 201620）

高校图书馆应用大数据技术开展档案管理工作，可以通过智能设备及互联网对不同类型的纸质档案资料进行电子版转换，并将档案中所含有的数据资料录入相应的平台系统，借助技术软件对档案资料进行自动分类、统计、整理和存储。这种新型管理模式更贴合时代发展要求，也能够减轻工作量，降低工作误差。所以需要管理人员加强大数据技术应用力度，根据高校图书馆档案管理要求及需求制定合理的管理策略。

1 高校图书馆档案管理存在问题

1.1 档案管理模式固定

目前高校对图书馆档案管理越发重视，在管理过程中更注重档案资料所拥有的历史价值，但现阶段高校图书馆管理一般还采用单项方式，容易引发管理固化情况，加之图书馆管理人员配备数量不足，管理人员难以对档案实现全方位管理，更多将管理重心放在档案考察、档案整理归类等工作内容上。在大数据背景下，即使高校图书馆已开始使用数字化管理模式对档案资料进行管理，但整体管理效果较差，并未将数字化管理模式的应用价值突显，在档案加密、档案管理分级等工作方面开展不到位，使得数字化管理缺乏实质性。

1.2 采集重新归档问题

图书馆档案资料类型较多，目前根据相关标准要求主要可分为设备类、技术类、人力资源类、财务类、党政类等相关类型的档案。这种分类固定方式的存在会对档案资料的采集产生一定影响，通常下会将理论性结果作为档案资料采集主要依据，难以对档案资料的具体内容和实际情况进行合理管理。如档案管理人员招聘细则与技术培训内容相同性较高，但人力资源类档案与技术类档案却属于两种类型的档案资料，其在进行采集归档过程中就容易出现问题[1]。

1.3 档案管理安全问题

高校图书馆档案应用数字化管理过程中由于网络的不稳定性，极易在管理阶段引发安全问题，导致出现病毒入侵、不法分子窃取重要档案资料等情况，降低档案数字化管理安全性与管理效率。另外，相关智能设备在使用阶段也容易出现故障等问题，一旦发生故障后可能会使存储的档案资料丢失，多数情况下维修后都难以将档案资料全部恢复。

1.4 文献共享机制建设不完善

高校图书馆档案管理过程中涉及资源共享，档案资料借阅观看的情况，现阶段主要以文献资料纸质借阅的方式进行，在互联网平台实现文献共享交流还未实施到位。同时文献共享还需要建立全面规范的共享机制，制定相应的文献共享制度，并借助技术及管理系统对文献的借阅、共享进行管理。

1.5 档案管理理念传统

大多数高校图书馆都已经借助大数据等技术开展相应的数字化档案管理工作，但受到传统管理理念的影响，使得数字化管理只流于表面，并未真正将先进的管理理念和有效的管理机制与数字化管理相结合。这种情况下档案管理缺乏与之相对应的管理评价机制，加之在实际管理过程中管理人员将更多的重心放在总结性的档案资料管理上，忽略对档案资料管理前的准备工作。且针对一些保密性及重要性较高的档案资料，基本还以人工管理方式进行，使得档案管理整体效率较低，档案资料数量庞大的基础上滞后高校图书馆档案管理的可持续 发展[2]。

2 大数据背景下高校图书馆档案管理有效策略

2.1 更新观念，优化档案管理工作过程

原有的档案管理模式存在滞后性和局限性，难以符合大数据时代的档案管理需求，需要加强重视，做好以下两方面工作。一方面，更新观念。意识到大数据等技术的应用价值，明确数字化管理的有效性，能够根据档案管理工作建立对应的管理评价机制，做好档案管理前相关准备工作，形成正确的管理观念。另一方面，更新管理模式。改变原有的单项管理方式，加强互联网及信息技术的应用程度，不仅需要对档案整理归类管理内容加强重视，还需要做好档案管理分级工作、档案加密工作等相关工作[3]。除此，数字化档案管理还应配备相应的配套设施，包括计算机、传真机、实时监控系统等。

2.2 建立高校图书馆档案管理制度

大数背景下高校图书馆档案管理过程中更具多元化、信息化、共享化和开放化，为了更好地应用大数据等技术安全可靠开展档案管理工作，还需要根据档案管理工作制定完善的管理制度，明确管理标准要求[4]。首先以大数据技术应用为出发点，根据高校图书馆档案管理实际内容及管理需求合理规划制度内容。其次加大管理制度落实效果，加强对不同类型档案信息的管理保护力度，对档案管理人员的工作行为进行有效监管，并提高奖惩制度执行能力，针对不良行为及不按照规章制度工作的管理人员进行相应的惩治，针对突出表现的管理人员予以奖励，达到规范工作、提高档案管理水平的效果。

2.3 提升档案管理数据库的应用价值

档案管理数据库中包含了与档案管理有关的数据资料，能够清晰准确地反映实际历史变化情况，帮助档案管理人员了解不同时段档案管理所产生的相关信息内容[5]。在管理过程中管理人员可根据工作需求对一些管理信息进行检索查看，但不拥有改动管理信息内容的权限。高校图书馆在进行档案管理工作时，为了加强档案管理数据库的应用价值，还需要与技术部门开展合作，根据档案管理实际需求进一步完善数据库内容及相关功能，保障数据库使用过程中的稳定性与真实性。

2.4 做好图书馆档案管理安全工作

加强档案资料安全防护力度，才能更好地体现档案管理工作的开展价值。1）针对回溯档案来说，在管理时可利用缩影技术对档案资料内容进行处理，不仅能够保存档案原有使用记录，还能对档案管理人员的相关操作进行记录。2）针对保密性及重要性较强的档案来说，在管理时可将该部分档案资料内容存放在单独服务器中，并根据档案资料的保密程度采用不同的加密技术，如密钥、人脸识别、身份验证等。3）针对时效性较强的档案资料来说，在管理时尽可能采取信息技术进行自动归档处理，减少人工干预。4）针对基础数据与档案管理评价出现分离情况时，应加强对原数据的保密处理，避免相关人员对数据进行改动。

高校图书馆在应用大数据等信息技术开展档案管理时，需要使用到互联网等技术设备，而网络的不稳定性容易在档案管理过程中引发安全问题，所以还需要管理人员能够做好对网络安全的防护工作。1）在日常管理过程中应对档案管理系统的使用状态实时查看，及时下载系统补丁，修补系统漏洞，关闭没在使用的端口或相关服务器。2）为了提高网络服务器的运行可靠性，应定期对口令进行修改、检查管理系统相关日志文件，并保证不同主机对应不同的密码与用户名。3）根据档案管理需求，安装有效的杀毒软件及网络管家，能够对计算机及系统运行状态进行实时监测，有利于第一时间拦截病毒，发现漏洞。4）借助防火墙技术对外部不良信息进行拦截和屏蔽。5）定期邀请专业技术人员对系统软件、计算机及相关设备进行检查维护，做好软件系统的升级优化以及设备的更新工作。

2.5 创建完善合理的绩效机制

首先加强对采购服务、参考咨询服务等相关机制的引进使用力度，保障高校图书馆实现产业业务服务的量化目标，以技术共享为基础建立完善的绩效机制[6]。其次档案管理人员需要加强图书馆业务技术交流，借助互联网搭建技术交流平台，使本校图书馆与其他高校图书馆之间能够更好地进行业务交流，不再受业务种类及地区的限制。另外，高校图书馆还应加强管理技术类业务档案，能够利用大数据等信息技术实现档案数据资料的共享，真正解决信息壁垒等管理 问题[7]。

2.6 加强档案管理人员培训

大数据背景下，信息技术与互联网的应用可有效提高图书馆档案管理水平，但很多系统设备还需要档案管理人员进行正确操作，能够更好地推进档案管理工作的开展。所以需要根据档案管理需求、信息技术类型、档案管理人员实际情况制定培训方案，并与技术部门进行有效合作。这样一方面帮助人员掌握文献检索技术、缩影技术等，对简单的病毒及漏洞能够及时处理，熟练操作档案管理系统及相关设备。另一方面能够具备档案管理专业知识，明确大数据特征，有效对档案数据信息进行筛选分类，提高档案管理实效性。另外，还需要做好人员配置工作，能够为档案管理配备足够的管理人员，并加大优秀管理人才的引进力度，能够为档案高效管理提供有力基础保障。

2.7 完善电子档案，提高档案管理信息化水平

信息时代发展中，数据流量大幅度增长，档案存储空间无法承受过多的纸质资料，需要高校图书馆加强重视大数据等技术的应用，将纸质档案转换为电子档案，构建数字档案资源。并根据档案的不同类型采取相应的整理归类方法，如针对实体纸质档案应做好档案的防潮防霉工作，确保档案资料的完整与安全，针对电子档案应做好网络安全防护，明确档案类型及范围。为了进一步推进高校图书馆档案管理信息化建设，还需加强做好以下几点内容。1）档案管理部门应加大对档案管理工作配套硬件设施的建设力度，并邀请技术部门人员对软件进行安装及维护保养。2）档案管理系统与校园办公自动化管理系统有效结合，提高资料信息共享水平[8]。3）档案管理部门应根据档案管理实际情况、高校发展需求等方面进行综合考虑，与高校其他部门共同建立完善的网络管理体系，为档案数字化管理提供推力与 发展。

3 结语

综上所述，高校图书馆档案管理工作原有管理模式的应用存在采集重新归档、管理固化等问题。在大数据背景下虽然多数高校图书馆已应用数字化管理方法，但受到管理理念、管理人员能力等方面的影响整体应用水平还有待提高。所以为了更好地突显大数据等技术的应用价值，推动高校图书馆档案管理工作的信息化发展，还需要树立正确的管理观念，通过更新观念、创新档案管理模式、建立完善的档案管理制度、做好档案管理安全工作、加强档案信息化建设等方式完善优化档案管理全过程，为档案管理工作的高效开展提供有力保障，为高校全面发展提供有力条件。