新媒体环境下数字档案管理的创新发展

张 冰

（哈尔滨市第一专科医院，黑龙江 哈尔滨 150056）

在当前新媒体环境下，数字档案已成为档案发展的主要趋势，针对档案采用数字化管理方式发展成为档案管理的最新手段。数字化档案管理即是运用现代信息技术，将纸质档案转化为电子档案，实现档案管理时间和空间的节约，全面提高档案管理工作的效率和质量，为档案信息的存储和提取提供更多的便利。对于档案管理工作而言，数字档案管理较为重要的革新，但在实际工作中还存在许多不足之处，需要积极采取有效的措施加以完善，以此来推进数字档案管理工作的有序开展。

1 新媒体环境下数字档案管理的优势分析

1）实现了档案的无纸化管理。传统档案管理工作一直是针对纸质档案实施管理，由于纸质档案易损坏及丢失。在新媒体环境下，运用科学技术针对档案信息进行管理，推进数字档案管理的进程，在网络存储空间内存放档案信息，可以有效的保证档案信息的安全，而且能够为档案管理和查询提供更多的便利。在实际数字档案管理工作实施过程中，由于实现了档案的无纸化管理，在提高档案利用效率的基础上，还能够实现档案信息共享和档案管理成本的节约。

2）提高了档案的查询效率和准确性。新媒体下数字档案管理的实现，档案管理类型更具多样性，图像、视频和声音等档案信息都能够进行保存，并确保其真实性。而且在庞大的档案信息资源过程中，可以实现档案信息的快速检索，无论是档案管理人员还是档案利用者，借助于档案检索系统都能够快速检索到自己所需要的档案信息。特别是在数字档案管理模式下，在保证档案内容真实和准确的基础上，还能够进一步促进档案管理水平的提升。

3）分类管理文本档案和影像档案。目前各类档案已基本实现了数字化管理，在具体管理工作实施过程中，胞兄地对各类档案信息进行分类汇总，特别是针对文本档案和影像档案进行分类，使档案内容更具清晰性和明确性，从而为档案信息的精确查询提供更多的便利。

4）增强档案信息的保密性。新媒体环境下进行数字档案管理工作中，档案信息能够完整的在网络空间内进行存储。在需要使用具体的档案内容时，只需要复制档案内容即可，不需要反复的使用原件，可以有效的保证档案原件的安全性。而且在保护档案原件的基础上，通过运用数字化技术来对档案信息进行管理过程中，还能够进一步强化对档案信息的保密管理，促进档案信息管理质量和水平的提升。

2 强化数字档案管理的措施

1）构建更为完善的档案管理服务模式。在当前档案管理工作中，需要加强对新媒体发展的重视度，积极打造全新的档案管理服务模式，充分的利用新媒体的优势，加快促进档案管理水平的提升。对于档案管理工作而言，管理人员需要对新媒体的发展形势有一个全面的认识，并明确新媒体在传播方向的优势，从而重视新媒体在档案管理工作中的应用。对于数字档案管理人员，也需要积极转变自身的观念，充分的发挥新媒体在档案管理工作中的优势，加快对档案管理模式进行改进和优化，进一步推进档案信息化建设进程，从而将数字档案与实体档案进行有效整合，更好的满足档案利用者的需求，全面促进档案服务质量的提升。另外，新媒体环境下数字档案管理工作具有长工作服和艰巨性，因此需要加大资金投入力度，从而促进数字档案管理工作朝着更好的方向发展。

2）加强对数字档案的宣传。新媒体环境下，数字档案业务模式和渠道的宣传发生了较大的变化，在重视数字档案信息宣传工作开展过程中，档案管理部门辅导模式全面发挥出新媒体的优势，即在实际工作中要积极构建更为完善的档案宣传网站，将收集到的数字档案信息汇集到网站中，这样在具体进行档案利用过程中，档案利用人员能够快速获取到具体的信息，为查阅提供更多的便处性。数字档案宣传工作中，还需要重视微信和微博的应用，充分的发挥新媒介受众广及具有较强交互性的特点，增强互动性，从而提高数字档案宣传的效果，使民众提高对数字档案管理工作的重视这，进一步增强数字档案在现实中的影响力。特别是在移动数字媒体渠道广泛应用的新形势下，档案部门需要全面发挥出移动数字媒体进行档案宣传的优势，积极对数字档案信息查询等服务进行优化和完善，提高数字档案信息的高效利用。

3）提升数字档案资源的使用率。在当前针对数字档案资源进行管理工作中，需要深入挖掘档案信息资源的价值。基于新媒体环境下，档案部门需要利用新媒体技术来构建更为完善的档案数据库，实现对数字档案信息的统一和集中管理，及时提供档案信息给档案利用者。具体可以利用微信、微博等平台提供档案信息查询和咨询等服务，进一步提升档案信息资源使用率，满足公众对档案信息的多元化需求，进一步促进数字档案管理工作效率和质量的提升。

4）构建档案管理新媒体平台。各单位宜与自身的实际情况相结合，积极构建新媒体平台，进一步提升新媒体平台的权威性和针对性，为档案信息的获取提供更多的便利，促进档案服务水平的提升。在具体构建档案管理新媒体平台过程中，还需要基于用户使用需求和习惯，使档案用户通过该平台能够获取到自己需要的信息，实现对档案信息的合理运用。同时，档案部门还可以建立与自身相符档案管理网站，并推出客户端，实现档案信息的快捷传递。用户通过客户能够进一步了解档案的实际情况，并及时调取自己需要的档案信息，实现对档案信息的科学运用，加快推进数字档案管理工作的开展成效。

5）加大培训力度，做好档案信息安全管理。新媒体的发展为档案管理工作带来了诸多的便利，但对档案管理人员的专业技能也提出了更高的要求。因此作为档案生理人员，需要重视新媒体技术培训的学习，并对新媒体的便捷性有一个正确的认识，不断更新自身的知识结构，使其在实际档案管理工作中实现新媒体技术的充分应用。档案管理部门需要定期开展多种形式的培训和教育，为档案管理者进行新媒体知识和技能和传输，全面提升档案管理人员的新媒体技能。各单位还需要鼓励档案管理人员积极学习新媒体知识和技能，并开展定期考核，在企业内部形成良好的学习氛围。另外，在新媒体环境下，档案管理工作面临着较大的安全威胁，因此需要单位从上到下都要提升自身的安全防护意识，并在计算机中重视防火墙和杀毒软件的安装，有效的防范风险。对于档案信息，还要做好备份工作，在条件允许情况下可以通云备份，进一步保障档案信息的安全。

3 结束语

新媒体时代症，档案管理工作发生了较大的变化。新媒体技术在数字档案管理工作中的应用，通过借助于新媒体的优势，针对数字档案管理工作进行不断优化，进一步提升数字档案管理工作的效率和质量，更好的满足档案利用者的需求，积极提升档案管理服务的全面性和系统性，实现数字档案信息的高效利用。