基于在建项目工程档案信息化管理

范豫峰

（广州市重点公共建设项目管理中心，广东 广州 510000）

在在建项目工程管理中，档案管理工作是非常重要的组成部分之一，针对建筑过程中的每个细节进行详细的记录，就形成了工程档案的内容，它是最能体现工程质量的文字信息，也能详细展示出工程建设的全过程，它是工程竣工后进行验收时的重要信息资料。目前阶段，政府有关部门已经明确指出，在对工程验收时如果工程档案信息不能符合验收的标准，那么验收部门将直接判定工程项目基于验收标准不合格。对于工程档案信息施工单位要严格按照规定要求进行整理，并将整合好的档案信息移交有关部门进行存档。 除此之外，最能为建筑项目的技术改造工程提供纸质性依据的也属建筑项目的档案资料，这对建筑项目的质量管理有着重要的意义。

1 建筑工程档案的特征

在建项目工程档案管理最明显的特点就是涉及的管理内容多且杂。具体的管理内容不仅包括有关部门的审批文件、建筑合同协议书、建筑项目施工方案设计、建筑项目建设现场的环境因素与实际的地质状况，还包括了购买的建筑设备、建筑施工资料的质量、具体的施工技术选用等一些列内容。除此之外，建筑档案管理的内容还包括到第三方资料以及工程竣工报告，这些内容信息需要涉及多方的配合，才能确保提升建筑档案的管理水平[1]。在建项目工程档案有以下几个比较特殊的特点：第一，档案具有一次性特征。针对在建项目的过程档案信息，从方案设计到竣工投入使用，自始至终只有一套完整的档案。第二，档案具有确定性。工程档案是对建筑过程中每个细节进行记录信息资料，其可以全方位的折射出建筑工程的实际状况，具有不可改变的真实性和确定性。第三，档案的实用性。从档案信息可以看到建筑工程建设的全过程，具有很好的情报价值和凭证价值，同时也可作为日后进行维修和扩建的重要根据。

2 建筑工程档案信息化管理的意义

提升城市建筑事业的重要的前提条件就是提升建筑工程的档案管理水平，实现档案在完整的基础上具有永久性保存的价值，也为今后档案的使用、查询提供便利的条件。当今社会，建筑工程的规模正在不断的扩大。因此，对于建筑工程档案管理必须借助于现代化信息技术，做到建筑工程档案的信息管理资料更加的规范。另外，如果建筑工程档案不慎缺失，施工单位就需要对施工现场进行重新的规划、测量、勘察、设计，就会造成工程的施工周期得以延长，也会严重影响到城市整体的战略部署。并且，建筑工程档案信息也能为建筑日后的维护和改造升级提供重要的依据凭证。因此，以信息化为手段进行建筑项目的档案管理，可以一定程度上避免档案信息缺失的现象，同时，对提升建筑工程的档案管理提供有力的保障。

3 在建工程档案管理过程中的不足

3.1 对档案信息管理不够重视

目前很多施工单位对建筑档案管理的认识还有严重的不足，在实际的建筑工程施工过程中，施工进度、工程质量往往成为施工单位最看重的问题，然而完全忽略了建筑档案信息的必要性，还有一些更加明显的现象，档案资料的存在就是为了应付上级部门的检查。因此，很多施工单位对施工档案质量的管理没有制定相应的管理制度、管理人员更换频繁，就会直接导致档案信息的整理和收集不能及时进行，严重时会直接造成档案资料的原件丢失的现象。

3.2 档案资料管理制度不够完善

尽管政府有关部门针对建筑档案管理制定了具体的管理标准，但是很多施工承包单位却没有严格按照有关规定进行建筑档案的收集和整理。这就会直接导致施工单位在施工过程中不能遵循法律法规以及标准的档案规范进行建筑档案的整理和完善。另外，还存在临时制作档案信息的形象，这很大程度上不能保证档案信息的完整性和真 实性。

3.3 档案管理人员的管理能力不高

一些建筑档案资料的管理人员缺乏专业的知识，也没有进行档案管理相关的培训学习。因此，在进行实际的建筑档案信息管理的工作时不能做到得心应手。甚至还有一些档案管理人员都是兼职管理档案资料，不但没有资格证书，还对有关的资料收集步骤和档案的法律规定不是那么的熟悉，这就很容易造成在建项目档案资料的不完整性。

4 加强在建项目工程档案信息化建设的策略

4.1 加强建筑项目档案资料的信息化管理

由于施工单位的领导缺乏对在建项目工程档案管理工作的重视，没有设立专业的档案管理人员和相关办公室，负责档案管理的工作人员流动性很高，因此很难保证档案资料的质量。要想信息化的档案管理手段在建筑工程施工中得以普遍应用，就需要领导层的最大重视，让档案管理人员重新认识到档案资料的重要性。另外，档案管理人员对档案管理工作的参与热情直接关系着信息化的档案管理方式是否可以成功应用，只有引起管理人员的重视，才能进一步推动档案资料的信息化管理。

4.2 加大工程档案信息化管理力度

目前，档案管理信息化技术已经普遍应用到现实的工程建设当中来，首先，拥有机械设备、计算机、服务器等电子设备，才是最终实现建筑档案资料信息化管理的前提条件。施工单位可以结合着工程的实际情况，建设自己的档案信息数据库[2]。选择档案资料在档案信息化建设中也尤为重要，要根据项目实际的情况进行记录档案信息，这样可以保证档案信息化管理的科学性，也可以利用电子软件进行档案信息的整合，不但使档案资料的使用发挥出最大价值，还能为其他的建筑项目提供参考依据。

4.3 加强对在建项目工程档案信息化的保护

在建项目档案资料的内容就是建筑施工过程中收集的各种资料信息，因此，在建项目的档案资料具有很高的真实性。电子和纸质档案最大的区别就是，纸质档案保存着原始信息的特点。纸质档案信息一旦被修改，就会遗留下很明显的特征，而电子很难发现其中篡改的迹象，这就要求档案管理人员要保证做到不对电子档案资料进行修改，也要让电子档案体现出原始性。在档案资料设置时，要注重设置为只读模式，并设置不同角色人员的权限，这样很大程度上避免其他人进行修改。档案管理人员还要为档案的信息化管理提供硬盘作为保管的介质，要做到对档案资料的高度重视。同时，还要保证档案的信息化管理具有一定的安全性，如果存在潜在病毒，要及时解决处理，使档案的信息化管理得到最安全的保存。

5 结论

综上所述，信息化的建筑工程档案管理方式，可以最大限度的体现出现代科技的作用和意义，对建筑工程档案的收集、整理、保管、利用等效率都有了最大的提升。只有通过在信息化管理方面加大投资、建立健全档案资料的管理条例，提升档案管理人员的专业能力，才能改善目前建筑档案管理中存在的一些问题，才能最终提高建筑档案信息管理的工作效率。