事业单位档案管理的现代化和电子化研究

宋安琪

（保定市住房公积金管理中心，河北 保定 071000）

1 事业单位实现档案现代化和电子化管理的必要性

在新的时代背景下，档案管理实现数字化转变，档案资料的形成、存储和管理，都需要借助互联网的先进性，实现现代化管理。对事业单位也是如此，新时代的到来，给档案工作提出数字化要求，需要实现现代化和电子化发展才能适应这种要求，满足新时期的要求。同时，事业单位档案具备一定的保密性要求，而在信息化时代下，可能会出现资料遗失、泄露等问题，带来网络信息安全风险。利用信息技术进行事业单位的档案管理，进行数据资料的收集、传输、整理和分析都十分便利，不仅可以提升信息的保存效率，还可以降低丢失可能，对档案资料的利用和挖掘也比较有利。另外，档案资源是事业单位运营活动开展的重要参考资料，也是衡量单位运营情况的主要指标之一。对于事业单位来说，开展的业务工作十分关键，而且需要各个部门之间的通力协作，各司其职，有秩序的进行工作。而科学的档案管理工作是实现这个目标的关键和基础。所以需要实现现代化和电子化管理。

2 档案管理存在的问题

1）档案的管理需要逐步完善。目前基层事业单位的档案管理存在着诸多问题，如档案的标题序号，组卷目录等都需要按统一的标准去完善，便于查找，贮藏与保密制度更应该加以提高，防潮防火防丢失。不完善的管理制度反映出工作只停留在初级的表面阶段，很难发挥出明显的实际作用，况且这些不规范又不健全的档案管理制度，降低了实际运行中档案的利用价值以及基本性能。由于基层事业单位档案管理工作缺乏计划性，没能根据事业单位档案管理的现实需要制定具体的档案工作计划，不能合理统筹分配和不断更新档案管理设备资源，导致事业单位工作的开展速度较为缓慢。

2）档案的检索率低。档案的检索方式可分为两种形式，手工与计算机。检索的硬件设施关系到检索效率，计算机就是走在时代前沿的高端工具，而目前为止还有的基层事业单位档案管理仍然停留在手工检索中，费时费力又繁琐，查阅使用极其不方便，各种条文的等待，各种申请的批复。即使有所改进，投入了大量的人力物力，也是老牛拉破车飞不起来，缺乏自动化的检索工具，产生了与时代脱轨的现象，制约了检索效率，使珍贵的档案淹没在历史中，势必会从侧面影响经济的发展。档案管理设施设备的落后，档案管理技术手段方面的限制，导致档案管理工作的效率低下，档案管理的整体有效性较低，这在很大程度上不利于档案管理事业的科学化发展，没能更好地发挥档案资源的实用价值，还要进一步基于信息技术更新达到提高档案服务水平的目标，围绕着档案共享促进档案管理事业的发展，实现档案技术的革新。

3）管理人员的专业素质不足。走在新的时代，管理上的现代化、系统化、智能化将逐步进入全面的实施过程，相对管理人员的文化水平与管理素质也需要一个质的提高，以适应新理念、新科技。要建立完善的用人制度，逐步完善档案管理的人员资历水平，认识到档案管理的重要性，发挥出管理人员的职能作用，从根本上改变管理态度，认识到档案管理不只是档案的保管员。要从陈旧的思想中改变过来，认识到档案不仅仅是一组数据，它记录着历史上各种人文地理，文化遗产，以及历史发展历程，如何才能让不说话的数据活起来，发挥它的潜力与作用，这是管理人员应该去做的有利行为，不要死搬硬套只做保管员，要有创新精神，创造理念，把档案的潜质发掘出来，推向社会，推向前沿，使档案发挥应有的作用。为一带一路打下坚实的基础，同时，要做好职能部门的保驾护航工作。

3 事业单位实现档案管理的现代化和电子化的有效途径

1）实现档案的无纸化保存。这是事业单位实现档案管理的现代化和电子化的基础和前提。因为过去事业单位以纸质的形式保存档案资料，不仅占用空间较多，成本也较大，需要准备专门的适宜的保存场所。因此要普及现代化和电子化管理，首先需要实现所有档案资料的无纸化保存。事业单位需要利用新的电子载体，将过去的纸质档案资料以及新出现的档案资料，以数字化保存。事业单位将所有的档案资料转变成数字信息，方便进行查阅和共享，提高了工作效率。

2）加强信息化基础设施建设。事业单位进行档案现代化和电子化管理，还要有基础设施建设的支持，需要有较高的建设水平，提供设备支撑。一方面，要加强信息化基础设施建设，事业单位要配备计算机、网络，控制好储存环境，做好温度、湿度、通风的控制。借助大数据技术等建立档案信息化平台，配备数据库，收集全面的档案信息，保证档案管理的独立性。引进专业软件和设施，进行档案资料的电子化转变、录入、保存，提高检索效率。借助先进软件落实档案资料的动态更新，随时可以查阅到最新的资料，同时做好所有档案资料的电子备份。另一方面，事业单位要完善数据库建设，科学进行档案资料的录入、分类、目录建设、整理，建立科学的查询系统。借助信息技术加强对档案资料的开发工作，合理分析不同资料的价值，扩大利用范围，挖掘潜在的价值，充分进行利用。

3）提升档案管理人员的专业水平。为了使工作人员尽快熟悉了解大数据时代，科研事业单位有必要对工作人员进行定期培训，通过培训来提高工作人员的专业技能与管理能力，从而更好地发挥其自身优势与岗位需求相结合，切实解决档案管理中存在的实际问题，推动档案管理工作进一步发展。作为科研事业单位，在开展培训时，可以通过组织多种多样的专题学术会议、研讨会等相关活动，将培训内容作为考核指标，选拔优秀人才，给予其外出培训与交流的学习机会，提高工作人员的工作积极性。同时科研单位完善相应的绩效考核激励机制，将档案管理纳入日常管理指标，切实增强工作人员的工作热情，并根据相关档案管理人员的工作情况从物质和精神两方面进行奖励，实现管理人员的自我价值和科研单位的共同发展。

4）建立完善的档案管理机制。传统的档案管理机制已经不能满足当前科研事业单位发展的需要，所以科研事业单位需要重新建立完善的人事档案管理机制。在事业单位内，要建立相应的档案数据库，以便日后工作使用。同时科研事业单位要立足于自身的实际情况，不断对档案管理工作体制进行完善，让档案管理工作处于制度内和规范内，严格把控各项管理制度的各个环节，分别对各项档案资料进行归类管理，提高档案管理的服务水平和服务质量。

4 结语

事业单位档案管理实现现代化和电子化的发展趋势已成为时代发展下对事业单位发展的必然要求。在新的时代背景下，传统的档案管理模式已难以适应新形势下事业单位的发展，所以需要对档案管理进行创新，引进先进技术，实现现代化和电子化管理。