大数据时代事业单位档案管理模式的优化策略

邵海燕

（黑河边境经济合作区重点项目研究发展中心，黑龙江 黑河 164300）

大数据时代背景下，档案管理工作发生了较大的变化，这就需要档案管理人员要加快转变观念，针对档案信息的存储进行优化，并通过运用先进的技术手段来为人们查阅和利用档案提供更多的便利，增强档案管理服务的主动性和丰富性，更好的发挥出档案的价值。特别是通过运用大数据技术，借助于网络平台来拓展档案信息渠道，及时对有价值的数据信息进行收集，进一步简化档案归档流程，实现对档案数据信息的分类整理。并积极构建档案数据库，并档案管理工作效率和档案利用率的提升打下坚实的基础。

1 大数据对事业单位档案管理工作的作用

1.1 加快推进了档案信息化的发展

事业单位档案管理工作的目的是能够更好的服务于公众，但在事业单位发展过程中，相较于其他工作，档案管理工作相对滞后，这就导致档案管理的实效性得不到有效发挥。特别是大数据时代背景下，为了能够实现数字资源的有效利用，在档案管理工和广泛应用计算机技术和信息化技术，以此来推进档案管理的信息化水平，为事业单位和公众的档案利用提供更多的便利，充分的促进档案信息价值的 发挥。

1.2 有利于促进档案价值的发挥

事业单位虽然在实际工作中加快了档案信息化建设的进程，并积极推广电子档案，但在实际工作中传统的档案管理模式仍然存在。大数据技术的应用，其对档案优化管理提供了更多的便捷条件，纸质档案加快了数字化的转化，档案信息实现了数字化存储，档案管理价值进一步体现出来。而且利用数字化技术和信息化技术来对档案进行管理，也能够更好的发挥出档案的实效性。

1.3 提高档案资源利用效率

随着先进技术的快速发展，档案管理工作得以不断优化和完善。基于大数据时代背景下，档案管理工作效率大幅度提升，针对档案信息进行分析和整合，可以有效的提升档案利用率，促进事业单位更快更好的发展。而且针对事业单位档案管理工作进行优化，能够加快促进档案管理模式的转变，促使事业单位能够更好的服务于公众。

2 大数据时代事业单位档案管理的优化策略

2.1 积极转变档案管理理念

大数据时代对事业单位档案管理工作带来了较大的挑战，档案管理工作加快了现代化发展进程。在这种新形势下，事业单位档案管理工作中，需要加快转变档案管理理念，使其与时代发展需求相适应，并以长远的发展眼光，积极是升档案管理的效率和质量。一直以来我国事业单位档案管理工作中受传统管理理念影响较深，这也导致实际档案信息化建设速度缓慢。因此在大数据时代下，事业单位需要重视传统档案管理和信息化档案管理理念的结合，形成优势互补，进一步提升档案管理工作的水平。各事业单位还需要结合自身的实际情况，加快配备完善的软硬件设施，为档案信息化的推进打下坚实的基础。并针对事业单位档案管理人员开展多种形式的培训，努力提高其信息化素养，使其在实际工作中能够灵活运用各种软件和信息化技术，促进档案管理工作效率的提高。

2.2 深入挖掘档案信息资源

为了能够进一步针对电子档案信息进行开发，事业单位还需要加大信息技术在档案管理工作中的应用，并对档案信息资源深入挖掘，全面提高档案管理质量和档案信息利用率，进一步促进电子档案管理体系的完善。相较于传统的档案管理模式，信息化档案管理模式更具便捷性，能够在短时间完成档案录入、分类、管理、三阳启泰利用等工作，有效的提高了档案管理工作的效率和质量，实现了档案信息资源的充分开发。另外，档案信息化管理，进一步促进了档案管理模式的丰富，能够将各种信息方式有效的结合在一起，实现档案管理方法的优化，提升档案信息的完整性、系统性和一体性。

2.3 加强档案信息化基础业务建设

在事业单位档案管理工作中，需要将档案信息的收集和整合作为重点内容，特别是在档案数量不断增长的新形势下，事业单位更要重视档案收集，从而为档案信息化水平的提升打下良好的基础。同时还要对档案数据库进行统一规范，积极刹那一个更具丰富性的档案信息共享资源体系。针对电子档案进行存档汇，实现对档案信息的有效保护，确保事业单位档案信息资源数据库的完善，保障档案信息的全面性和可靠性，为档案管理人员查阅和管理提供更多的便利。事业单位还需要重视软硬件设施建设，加大资金投入力度，更好的满足档案信息化建设的基础需求。另外，还要重视档案信息管理系统与OA系统的有效衔接，实现档案信息的全方位收集和整合，促进档案管理整体水平的提升。

2.4 拓展事业单位档案的利用功能

在当前事业单位档案管理工作中，需要加积极拓展档案功能。特别是在大数据时代背景下，档案管理系统中保存了所有的文献数据资料，档案管理部门结合实际情况构建具体的数据模型，实现对所有数据和信息的归类和分类，并深入进行分析，进一步挖掘数据资料档案管理的关联性。特别是要重视应用数据平台，积极挖掘档案的潜在价值，实现对档案信息的深度开发利用。并借助于信息化管理平台，积极为公众提供更优质的档案信息服务，将档案管理工作的价值更好的凸显出来。

2.5 强化档案信息的安全管理

基于大数据时代背景下开展档案管理工作中，由于纸质档案加快了向电子档案的转化，这就导致档案管理工作更具全面性。事业单位在档案管理工作开展过程中，需要针对纸质档案进行加密处理，并严格规范档案信息的录入，提高电子档案信息的真实性、准确性和可靠性。特别是在档案录入完成后，还需要将纸质档案管理工作做好落实工作，以便于为后期档案管理和使用提供充分的依据。另外，还要保证计算机系统和档案信息管理系统的安全性和可靠性，积极采取有效的措施，全面提高电子档案信息的安全性，避免出现档案信息泄露 问题。

3 结束语

大数据环境下事业单位档案管理工作开展过程中，需要加快推进科学化管理的进程，在实际工作中需要与时俱进，充分的应用大数据技术手段，加快优化事业单位档案管理模式，将档案管理工作的价值更好的显现出来，实现事业单位档案信息的高效利用，为事业单位档案管理工作的效率和质量的提升打下坚实的基础。