大数据技术赋能档案管理工作的思考

于 威

（灌南县自然资源和规划局，江苏 连云港 222500）

大数据生成于信息化、数字化背景下，大数据技术能够对海量数据进行分析、挖掘，以技术支持相关行业的可持续发展，是可行性较强的思维方式和分析工具。它也是一种问题解决策略，能够有效地搜集、处理、运用和挖掘各种信息与数据，档案管理和信息管理、收集的关系非常密切，大数据技术的深入应用正日益影响着档案管理的可持续发展。

1 大数据技术

首先是大数据技术的定义。大数据是海量数据的又一种称呼，指的是在利用若干软件和工具从一定空间和时间内采集到的各种数据。它是非常重要的技术性资产，大数据采集有利于得到充足的信息，为决策提供合理的辅助依据和支持信息。当前档案管理行业的大数据增长迅速，人们可立足于计算机技术，借助多种应用软件处理分布不同、类型不同的各种档案信息。数据结构非常复杂，数据多元化态势比较显著，可以建立相关数据库来存储大数据，对其进行深入的数据分析、数据挖掘等。其次是大数据技术的相关特点。大数据技术是具有非结构性特征的一种数据处理技术，它能够对大规模数据进行处理，将数据中有价值信息提取出来。当前互联网系统或企业能够存储的容量更加可观，具有较强的数据处理能力。计算机网络存储着类型多样、资源丰富的大数据，如视频、音频、文字、图片等信息。大数据技术以较高运算效率有效地提取和分析数量宏大的数据与信息，从海量数据中心挑选出有价值的、所需要的数据与信息。

2 大数据技术赋能档案管理工作的进阶路径

日益成熟的大数据技术，有利于打造高水平、高效率的档案管理模式，为提升档案管理效率、效益提供技术支持。它能够保障档案信息的安全性与完整性，更有力地实施档案保密举措。以下是大数据技术有效赋能档案管理工作的相关策略。

1）档案信息云端存储的实现。首先，运用大数据技术的一个基本条件是拥有充足的存储空间，假如存储空间不足，无法保障信息和数据的可靠性与完整性。当前云端存储为有效开展档案管理提供了重要的先决条件。云存储是以网络语言的方式把信息存储在相应的网络终端信息管理系统中。它能够为档案信息的安全性提供充足保障，也能够动态地记录、分析档案信息的变化状况，进而满足各类用户对档案信息的具体化需求。云端存储模式的运用，要求配置更高水平的硬件设施，为云端档案管理提供必要的物质基础。档案管理硬件性能越好，信息存储量越大。其次，档案管理要用到功能不同的配套软件，以有效地分析、处理、搜集相关信，并以结构化方式排列、存储相关档案信息。云存储既能够存储单一化的文字信息，又能够存储经过特殊处理的声音、视频、音频、图片和其他类型的数据等，档案存储和管理的范围得以持续扩大。再次，云存储管理平台应有效链接到国家终端档案管理系统，进而实现这些档案信息的双重存储，以保障档案信息的安全性、完整性和可靠性。

2）数据分析服务水平的提升。档案管理中运用大数据技术时，最显著的特点是能够有效地分析搜集到的海量数据，进而发掘出隐藏在数据背后的更多价值，为更多用户提供个性化的数据分析服务，进而满足各类用户对相关档案信息的具体化需求。所以，档案管理相关方要增强运用大数据技术的能力，提升分析、挖掘云端数据的能力，进而逐步提升用户对档案信息的使用效率与质量。数据分析服务水平的提升，既能够强化档案管理工作的质量和服务水平，又能够推动档案管理事业的健康发展。单一化、非结构化的数据库信息挖掘分析服务无法达到用户的具体需求时，档案管理方应拓展档案管理系统的数据库范围，在大数据资源的整合过程中优化数据分析方式和策略，切实做好用户档案信息、数据的挖掘和分析，增强他们使用档案信息的效率和能力。

3）数据检索能力的增强。档案管理中运用大数据技术的一个重要方面，在于它能够为用户提供多元化、智能化的档案信息查询途径和方式。如今很多档案管理单位仍旧保存着相当多的纸质档案，但检索这些档案信息需要非常繁杂的手续和流程，尽管档案管理的相关检索目录正逐步得到优化，然而从大量档案信息中查找与获取所需档案信息的难度依然很大。大数据技术的有效应用，可以持续改进档案信息和数据的分类管理，大数据技术结合用户的差异化搜索，为用户提供不同的档案信息，增强档案信息供给的针对性和实效性，用户检索效率也得以提升。大数据技术领域的可视化分析技术使更多数据以图表形式来呈现信息的具体发展方向。人们也能够对收集到的各种信息进行特殊化处理，构建针对性的数据分析预测模型，提供所需要的数据附加模型，增加数据检索的深度与宽度，使档案信息检索的科学化水平持续提升。

大数据技术与移动互联网的结合，智能化检索、强大的分析、计算能够有利于其为用户提供个性化的档案资料服务和定制化的信息处理服务。它可以满足用户对不同类型档案信息的使用需求和应用范围，为其提供针对性更强的数据挖掘、档案聚合资源。它便利于用户下载和上传公开化、透明化的档案资源，在线查阅所需要的各种可用档案资料。

4）档案资源挖掘的运用。档案管理中运用大数据挖掘技术、云计算技术、网络信息技术等，能够增强档案资料的分类、收集、检索与编目效率。档案资料室可以采取大数据技术，分类处理丰富多彩的档案资料，压缩数量巨大的数据信息，进而提取出有意义、有价值、更科学的关键信息，挖掘出档案资料的关联性和彼此联系，为人们充分使用这些资料提供更多参考。它也可以提升资料查询的准确性，节约较多经费与时间，减少档案管理的时间成本、资金成本。

5）档案用户信息的挖掘。大数据技术的合理运用，还体现在档案管理系统对用户信息数据的深入挖掘，结合用户的专业知识背景、文化教育程度、岗位职责需求、档案信息使用权限等，优化向用户推荐的档案资源内容和种类。档案管理信息平台进而结合用户档案信息，与相应的档案索引、编目集成起来，便于用户有针对性地搜索相关档案资料。这个功能的实现必须依赖平台科学合理的架构和大数据技术的有效运用。利用大数据模块技术的数据处理、数据采集功能，有利于实现档案资料的科学化分类、自动化存储、智能化采集和针对性处理。还要利用相关多媒体技术等，有效筛选和分析相关档案信息，提取出用户所需要的各种数据和信息。所以，档案管理部门要科学利用大数据技术，分析出档案资料的关键功能是什么，分析出使用档案资料的具体用户群信息，做好用户画像分析，以有利于其合理使用各种档案资料，增强档案使用的效率和效益。

3 结语

大数据时代已经来临，各个行业运用大数据技术的范围、内容和方式正逐步拓展、深化和完善。它有利于档案资料提取、存储、编目、分类的规范化、信息化管理，持续挖掘更丰富的信息价值。大数据技术在档案管理场域的运用能够改进用户体验，促进档案管理效率的持续提升，适应档案管理日益数字化、信息化的发展需要，稳步促进档案管理事业的可持续发展。