信息时代学校档案管理工作的创新

张卫红

（山西省晋中市太谷区水秀乡中学校，山西 晋中 030800）

1 信息时代的档案管理工作

档案管理指的是对档案信息的搜集、整理、存储和编辑等工作，其管理对象是各种档案信息，如人力档案、财务信息档案、生产信息档案等，对于不同性质的档案信息要采用不同的管理方法。传统的档案管理工作形式以人工为主，不仅浪费人力、物力和财力，还极易产生各种失误，严重地降低了档案管理的整体质量。信息技术和网络技术的广泛应用，改变了档案管理模式，管理人员只需利用信息技术和网络技术就能开展搜集、整理、存储和编辑等工作，极大地减少了管理成本，提高了管理工作的系统性和高效性。在信息化时代，档案管理必须围绕相关法律法规开展工作，应积极向电子档案过渡，才能满足企业长远发展的实际需要。

2 信息时代档案管理工作存在的问题

2.1 档案管理的实效性较差

档案管理中应涵盖单位和组织发展中的全部资料信息，可以真实反馈单位或者组织的发展历程，实际开展档案工作时，需要对各类资料信息进行全面收集，根据资料信息的类型和功能进行整合，并且细致划分资料等级，从而保障档案管理的规范性。而在实际开展档案工作时，由于相关的档案工作人员素质偏低，业务能力不强，很难保障各个阶段档案工作的准确落实，尤其是进行档案信息收集和整理时，过于盲目，没有认清档案管理的最终目的，导致档案管理的利用率受到严重影响，这必定会影响到档案管理的实效性。

2.2 学生档案管理的危机意识不足

目前大部分学校正在逐步建立信息化档案，对信息化档案的重视程度也越来越高，但是在信息化档案的管理中，主要的工作重心是放在了纸质档案转变成数字化档案、构建信息化档案平台等方面，对于信息化档案建立后的保管工作还没有足够重视。目前网络的复杂程度在不断的增加，对相关的技术要求也在不断提高，信息化档案的保存也存在着风险，需要足够重视。对信息化档案保管首先需要注意到的是：新的技术势必带来不确定的安全隐患，在学校的档案中涉及师生的大量信息，这些信息被以数字化的形式存储在网络上可以大大提高信息量，但是同时也增加了数据丢失的风险。目前鉴于信息化普及度不够全面的情况下，部分学校的信息化档案的分类程度不够科学、完善，信息化档案的安全权限设立不明确，这就造成了所有人都可以随意查阅学校内部的各类档案，在对信息化档案的数据上传和资料下载上不够专业，导致学校信息化档案不够准确。此外，目前大部分学校信息化档案管理人员的网络安全技能不够扎实，在遭受到人为恶意攻击或者是系统数显错误时，不能够有效进行信息化档案的安全保护，并且部分学校信息化档案管理平台的安全防范硬件设施也不够先进。

2.3 档案资料的共享机制有待完善

各个单位或者组织在开展档案工作时，过于注重对档案资料的收集与整理，且未形成档案资料的共享机制，致使在档案信息收集时消耗大量的时间与精力，造成了一定的成本浪费。部分情况下，在进行档案收集与管理时，需要投入大量的精力，通常需要与多个组织和部门进行协商方能保障档案信息的全面性，这无疑会影响档案工作的效率。为此，要求各个组织在开展档案管理工作时，能够认识到档案资料共享的重要性，借助信息技术和网络机制构建档案资料共享平台，保障各类档案资料的高效共享与应用。

3 信息时代档案管理工作创新策略的相关分析

3.1 创新管理人员意识

在未来信息时代发展下，档案管理工作的创新发展必然需要首先从具体管理人员着手，确保各个档案管理人员在自身意识创新背景下，相关工作行为也能够得到较好优化。从管理人员意识创新层面来看，需要首先把握好档案管理人员的综合素质和能力，充分意识到档案管理工作并非简单的档案文件整理，在新形势下面临着更高的要求。这也就需要重点加大档案管理工作人员的资质审查力度，避免随意招募相关管理人员，能够重点从认知水平以及技能水平入手进行考核，保障所有任职的档案管理人员能够具备相匹配的岗位胜任力。当然，针对档案管理人员的意识进行创新，必然还需要重点考虑到信息时代发展背景下的新模式和新技术，尤其是对于信息化技术的灵活运用，更是需要明确其和传统档案管理模式存在的差异，从思想理念层面予以转变，能够更好适应于新型档案资料管理模式。档案管理工作人员意识的创新往往还需要着眼于职业道德以及学习理念，要求各个档案管理人员能够在工作中兢兢业业，秉持精细化管理理念，杜绝疏忽大意，树立终身学习理念，最终必然也就可以更好优化自身档案管理工作，优化自身工作绩效。

3.2 提高工作效率

信息化档案工作必须要注重工作效率提升，尤其是对于新生入学时，大量的新生档案建立工作，必须要提高工作效率，才能及时完成对新生档案的采集工作。想要全面提升信息化档案管理工作的效率，需要完善管理制度并且充分融合到信息化档案管理工作之中。要加强人力资源的配置，在人力资源部门的配合下完成信息化档案工作管理体系的制定，以具有专业技能的管理人员为主，其他部门人员兼职帮助为辅，进行学校整体的信息化档案管理工作，协调好各部门形成完善合理的信息化档案采集与管理的工作体系。还要注重专业设备的引进和使用，利用专业设备对全校师生档案进行采集和保管，可以有效地改进传统录入方式的不足，并配合使用相关技术和专业软件。最后，全面提升档案系统的开放性，在进行有效管理的保证下，逐步提高开放程度，通过对档案的开放来实现档案的价值。

3.3 完善信息化管理制度

信息时代下，档案管理工作要通过规章制度的制订来完善，对相关的工作流程进行有效规范和约束，使档案管理工作的效率和质量得到有效保证。在档案管理中，要建立相应的档案管理规章制度，传统的档案管理规章制度已无法适应信息时代下对档案管理工作提出的新要求，要充分考虑目前的网络环境以及社会需求制定管理制度，并结合未来的发展趋势，完善现行的档案管理规章制度，保证管理规章的权威性。在网络化的趋势下，要结合网络化对档案管理工作的要求以及发展趋势，对档案管理模式进行改革。针对档案网络管理需要以及网络平台构建管理要求，科学分配管理责权，并及时分析信息化档案管理中出现的问题，及时修正错误，保证后续规章的创新和改革。

4 结束语

综上所述，档案对于国家、社会乃至个人来讲均十分重要，其存在不可替代性。基于信息时代，各种新型科学技术不断涌现和发展，各行业的发展速度均有效提升，并逐渐趋于现代化及网络化发展，档案管理工作也需要跟随时代发展潮流，重视和各类信息、计算机技术有效融合，有效发挥档案管理创新实效性，对提升我国档案管理工作整体水平存在积极影响。