基层卫生院文书档案资料的归档和利用研究

朱思忠

（湖北省恩施市龙凤镇中心卫生院，湖北 恩施 445003）

在基层卫生院的日常工作开展中会有较多的文书档案资料形成，这些资料中包含了卫生院相关工作开展各个环节流程的信息的记录，做好对这些信息的收集、汇总、整理以及管理利用对于基层卫生院各项工作的完善和发展有着重要的意义。在当前我国医疗体制改革不断深化的背景下，基层卫生院必须要切实重视档案管理工作的高效、高质量开展。

1 基层卫生院文书档案资料管理工作的存在意义

随着现代档案管理理念以及信息技术的发展，档案管理工作的开展效率获得了极大的提升，并且在一定程度上实现了自动化的开展。档案管理工作在现代档案理念和信息技术的支撑下，其管理深度大大增加，档案资料中的信息价值也能够被更深的发掘，从而使得档案对于相关单位的发展的参考、辅助、推动作用更加凸显。

对于基层卫生院来说，文书档案资料包含了卫生院各项发展决历程、决策执行、内部管理、医疗服务、病历信息等较多方面的内容，其所蕴含的信息十分庞大和繁杂。再加上档案信息化发展使得档案资料的收集范围进一步扩大，文书档案收集和归档工作更加繁杂。在这一背景下，保障文书档案的收集归档的良好完整性、准确性、规范性、时效性是保证档案有效利用的重要基础，加强对档案的分析、提取、整理、加工则是充分发挥其档案价值的必要环节，这些工作的开展都需要卫生院高效、高质量的档案管理工作作为支持。

2 基层卫生院文书档案资料管理工作存在的问题

1）文书档案的收集归档工作进行不顺畅，相关制度有待完善。当前部分基层卫生院在医疗改革下对于医疗服务工作十分重视而忽视了档案工作，存在着医务人员或其他部门人员因工作繁忙导致文书资料无法及时上传，尤其是纸质档案无法按时上交至档案室的情况，此外档案格式杂乱、命名不规范、内容不完整等问题的也时有发生。基层卫生院当前在档案归档整理方面的工作效率不高，相关管理机制有待进一步完善并强化执行力度。

2）文书档案的后续利用率较低，档案价值没有得的充分发挥。当前多数基层卫生院在档案管理上投入了较多的人力、物力，较好的推动了档案信息化建设，提高了管理效率。然而在实际工作中，这一效率的提升往往只体现在了档案的收集归档以及保管管理等环节，在后续的档案开发利用上却很少进行落实，导致了卫生院中大部分档案仅仅被储存在档案室或服务器内，无法真正的将其中所蕴含的信息价值发挥出来并应用到医疗卫生服务提升和卫生院发展当中。档案利用率低使得档案工作的意义和价值无法得到良好体现的同时进一步影响了卫生院人员对档案工作的认识和观念。

3）档案管理工作缺乏高素质的人才，管理人员工作积极性不高。在医疗改革新形势以及档案信息化管理的新背景下，基层卫生院档案工作对相关人员的能力水平提出了更高的要求。然而在多数卫生院中人才缺乏的情况较为普遍，尤其是档案人才更加稀少，不少档案管理人员是从其他岗位中转岗过来，缺乏档案专业知识和专业素质，对于当前新形势下信息化的档案管理不熟悉、不了解，从而导致了档案管理工作效果不佳。再加上部分档案管理人员对岗位工作缺乏正确认识，档案管理意识不足，缺乏职业责任感、工作积极性、学习热情，也对基层卫生院档案人才队伍建设以及管理工作的开展造成了较大的影响。

4）信息化背景下文书档案的收集与利用机制有待创新。当前档案管理理念以及信息化的发展使得基层卫生院传统的档案管理模式受到了较大的冲击，在档案的收集归档和开发利用上，传统的管理方法和机制已经无法适应和满足当下的档案管理工作需求。例如，档案信息化管理减少了传统档案工作中的重复性、低水平劳动，工作强度下降，但档案形式更加多样化、信息更加密集给工作开展带来了新的困难；当前文书档案纸质、数字两种形式并行的机制下工作质效的提升需要对原有的管理机制进行创新完善。

3 基层卫生院文书档案资料的归档和利用制度的实施策略

1）完善文书档案资料归档制度，明确档案质量标准体系。文书档案资料归档的最终目的是实现对相关文件资料信息的全面、高效及有序的收集、汇总和整理，为后续管理和利用工作奠定良好基础。在这一过程中，文书档案资料的质量是衡量鬼党工作成效的重要标准。因此，基层卫生院要积极对档案归档相关制度进行完善，明确档案质量在档案工作中的地位，建立其覆盖档案形成、档案收集、整理归档全过程的质量标准，不仅要对文书档案资料本身的质量和规范性进行审查鉴定，更要对归档工作的各个环节加强监督和检查，严格按照相关标准要求、流程规范做好档案的收集、整理和归档。

2）完善文书档案资料利用机制，充分发挥档案信息价值。为了更好的体现文书档案资料的信息价值，基层卫生院要对档案利用机制进行改进和完善，转变以往只在需要时才查询利用档案的被动工作模式，落实积极主动的档案开发利用。例如，基层卫生院要积极推动专项档案整理分析的落实。通过全宗介绍、组织阉割、大事记、基础数字汇编、专题文件汇集等的编制工作，定期对档案信息进行归纳总结；还可以通过拍摄专题片、陈列展览等形式实现档案信息价值的多角度发挥和体现；积极采用数据分析、文本挖掘等新方法扩展档案开发的力度和深度等。

3）加强卫生院档案人才引进培养，建立高素质人才队伍。基层卫生院要重视对文书档案管理人员的培训工作，可以通过鼓励档案人员利用业余时间自学、开展继续教育网络学习培训、参加各种档案建设项目、学习《档案法》等相关法律以及信息化档案管理能力，提高其专业素质、政治素养，使其能够在工作中保持较强的程序意识、责任意识以及逻辑思维，促使文书档案收集、归档的高效化、程序化、合理化。基层卫生院还可以通过与相关高校、培训单位进行合作，结合社会招聘进行多途径的档案人才吸纳，推动高素质档案人才队伍的顺利形成。

4）抓住医疗改革及信息化的趋势，推动档案工作新发展。基层卫生院在文书档案的归档利用上要抓住当前我国医改新形势，明确档案工作发展战略，积极转变档案管理理念，在落实档案信息化建设相关软硬件设施保障和制度保证的基础上，结合卫生院发展需求升级档案管理手段，例如，探索电子档案与纸质档案并行制度下的高效管理方法；成立档案咨询服务小组，以卫生院发展实际需求和业务状况为导向科学、合理的开展和利用档案信息资源，解决卫生院以往存在的历史遗留问题以及新形势下发展可能遇到的各种挑战，为卫生院决策提供参考。

4 结语

综上所述，在当前我国医疗改革持续深化的背景下，基层卫生院在文书档案管理工作的开展上面临着许多新的挑战和问题，尤其是在档案的归档和利用方面还存在着一定的不足。基层卫生院要积极采取有效措施，保证新形势下档案收集归档与开发利用相关制度的完善和有效实施，从而使档案管理工作能够为卫生院发展提供更加有力 保障。