科技档案管理模式的创新策略

孙福荣

（中车唐山机车车辆有限公司，河北 唐山 064000）

1 科技档案管理的定义与特点

科技档案是我国众多档案管理形式中的重要组成内容，关系着我国经济以及科技的发展，科技档案简单来说就是指具有科研价值的科技性文件以及资料，可以为我国科技事业的发展提供有效的参考，具有十分重要的应用价值，由此足以见得科技档案的重要性。科技档案管理主要有以下特点：

1）科技档案具有成套性的特点，它是在某些科研活动下产生的科研文件和资料。

2）科技档案具有重要的学术研究价值，能够为我国科学事业的研究和发展提供重要的参考和借鉴价值。

3）科技档案涉及的内容十分广泛，如科研资料、图纸以及电子文档等等。

4）科技档案具有值得永久保存的特点，科技档案作为我国重要的科技性文件和资料，对我国经济发展、科学研究具有重要的意义，因此科技档案的保存期限多为长期和永久。

5）科技档案具有保密性的特点，科技档案中的很多内容与商业机密有关，必须要做好科技档案的保密工作，防止泄露。

2 科技档案管理工作中存在的问题

1）资料收集不齐全、不完整。当前，部分档案管理人员缺乏系统地学习与研究档案资料搜集工作流程，缺乏全面搜集档案资料的认识，进而影响了档案资料的齐全性、完整性。科技档案对于指导后续研究工作具有重要的意义，但是科技档案资料收集不齐全、不完整程度更高，这样科技档案的应用价值也会相应的降低。

2）资料整理不规范、不达标。科研项目组人员需要为科技档案资料的提供者，他们的档案管理意识与能力影响着档案管理质量。不过，科研项目组人员往往全身心地投入到科技研究活动之中，极少关心档案管理制度。在项目研发初期，本应该指定专门的人员开展科技档案资料的整理工作，而实际上，缺少进行该工作。由于科技档案管理制度并不健全，科技档案资料的整理工作规范性受到影响，存在随意整理档案资料的问题，这无疑降低了档案管理水平。

3）资料管理分散，归档责任不明确，移交不及时。由于科技档案存在多头管理现象，科研项目资料的分散性较强，不利于确保档案资料的完整性。与此同时，档案管理部门缺乏明确档案管理责任，进而影响了档案管理质量，其中移交档案室的档案不齐全、不完整乃是档案管理工作的突出问题。比如因为采购部门和项目管理部门共同管理设备的合同协议、检测验收报告等资料，加之权责不明确，所以资料完整性、归档的及时性等都不可避免的受到了影响。

3 加强科技档案管理模式创新性的建议

1）加强对档案管理工作模式创新的认识。首先，必须认识到科技档案在进行科技研发和管理工作的过程中能够发挥出至关重要的作用。只有如此，才能为科技档案管理水平的提升提供基础保障。其次，对于管理层来说，在提升对科技档案管理重视程度的基础上，还必须在现有的基础上进一步加大对科技档案管理工作的人才和资金投入，帮助本单位进一步提升科技档案管理工作的效率和质量。同时，为保障科技档案管理工作的顺利进行，还需要对科技档案的管理方法与管理流程进行更加科学的认识。在这一基础上，针对现有的工作流程与工作方法进行完善。在这一基础上，科技档案管理工作的创新性就能够得到进一步提升。

2）完善相关制度文件。针对科技档案管理工作模式无法得到进一步创新的问题。在进行科技档案管理工作模式创新的过程中，企事业单位还需要针对自身的档案管理工作规章制度进行完善，使其能够适应信息技术高速发展的形势。只有做到这一点，才能确保科技档案管理的工作模式得到更加科学的创新与强化，为企事业单位的科技档案管理工作提供更加有力的保障。

3）把科技档案管理纳入领导议事日程。科技档案是科研活动中所形成的，是所有科研人员的智慧结晶，能够反映出当前科研活动的进展，给科研活动提供重要的资源。科技档案是整个国家与社会重要的无形资产，其产生的作用和影响都是巨大的。因此，科研单位应该加强科技档案管理，所有科研人员都要重视该项工作，将其作为重点工作来抓。并将科技档案工作纳入相关部门和有关人员的岗位责任制，并进行相应的考核。

4）把科技档案管理制度纳入质量管理体系。科技档案的管理也需要纳入当前的质量管理体系中，能够使得科技档案管理更加的高效与完整。此外，为了能够使得科技档案管理效果得到提升，就应该提升制度水平，科技管理人员都要参与到科技档案管理过程中，从而可以合理的应用科技档案开展具体工作，促进科学技术领域的全面 发展。

5）提高科技档案管理工作的服务意识。科技档案信息管理主要的作用就是给科研活动提供良好的服务，给单位提供完善的科技信息，以确保各项工作得以有序开展。在未来的科技档案管理实践中，管理人员应该意识到科技档案所产生的重要作用，从而可以有序的开展科技档案管理。一方面应该进行必要的服务意识教育，提升人们的服务质量。另一方面应该重视客户的需求，积极改变服务方式。科技档案管理实践中，应该积极应用先进的管理手段，确保科技档案管理能够满足用户的实际需要。

6）加强科技档案的信息化建设。通过计算机、扫描等现代技术，对馆藏传统载体科技档案目录及原文数字化，实现高效便捷的科技电子信息检索，加强电子科技文件的收集。整理、分类、鉴定、归档等工作，保证电子文件真实、完整、有效。建立科技档案的计算机信息管理系统，充分发挥电子科技档案信息资源优势，提供科技档案信息化服务。

7）保证科技创新档案管理人员综合素质水平的提高。对于科技档案管理工作人员需要具备较高的专业知识与综合素质水平，这对于科技创新档案管理会产生重要的影响。如果档案管理人员的整体素质较差就会导致档案资源信息的使用效率大大的降低。当前我国网络信息技术的不断应用与创新，在档案管理工作中也被广泛的会使用。随着科技档案管理水平的逐渐提高，相对应的管理人员综合素质也需要逐渐的加强。针对这一发展形势，管理工作人员需要全面的掌握相关科技档案管理的专业知识与相关规定，合理的利用科学技术保证信管理水平的提高，同时还要增强工作人员的服务意识，保证服务质量的提高。

4 结语

综上所述，与大多数档案学科一样，信息时代给这一领域带来了前所未有之变局，但相关领域的发展还未完全跟上。从对科技档案学的分析可看出，科技档案学的相关分析在科技档案学分析中所占的比例并不大。为实现国家科技档案资源优化配置，提高中国科技档案管理的整体工作水平，需要改革创新中国整体的科技档案资源监督管理体制，使科技专项档案管理的内部体系和专业教育结构更加优化，建设一套新时期下更加符合新时期科技工作需求的科技档案管理模式。这是新时期科技档案管理发展的必然方向，也是科技工作对科技档案管理工作提出的必然要求。