学校档案管理科学化水平的优化路径探究

陈韵伊

（青岛经济职业学校，山东 青岛 266033）

学校档案为教育事业不可或缺构成，提升及改善教育事业重要历史资料。随着社会快速发展，人们发展、竞争、效益等观念愈发强烈，对档案信息需求量日渐增加，且要求信息具有时效性及可靠性。学校应对档案管理科学化、信息化予以重视，充分将各项先进技术予以应用，为教育科研及学校各项活动开展提供优质服务。本文就根据当前学校档案管理现状，提出档案管理科学化优化措施，仅供参考。

1 学校档案管理工作的必要性

学校作为给社会输送人才重要场所，其教学管理活动是否科学、高效，与学校发展及人才培养息息相关。档案管理为学校管理核心组成，首先反映学校教学活动真实状况，为学校管理做决策提供重要参考。如学校财务档案资料，可反映学校实际财务状况；学生学籍档案资料，真实记录学生学习、生活及发展情况；教师业务档案反映教师教学水平及教师整体团队力量，为改善及优化学校各项活动做有利支撑。其次，为学校更好发展提供服务。学校档案在学校发展中逐渐形成，并可能发生变更，档案贯穿学校教育教学工作、管理中，将学校教学、管理发展轨迹予以记录，为学校提供关键信息资源。利用档案可将学校现状及发展特征予以熟悉掌握，便于更深层次评估学习教育状况。因此，需以科学化、信息化为切入点，开展学校档案管理工作，确保其趋于高效及高质量，为学校发展提供可靠支撑。

2 当前学校档案管理工作中存在的问题

1）对档案工作认识有待提升。学校人员对档案管理认识有待提升，其主要表现在领导层至工作人员，学校中档案管理为最基础性工作，多数领导人员对其未能重视，片面认为档案管理工作技术低、含金量低，无需配备高素质人才，形成“使用在前，管理在后”观念，档案利用者不注重档案保存，未能及时做好档案移交工作，使档案信息缺乏全面性及系统性。

2）档案管理分类不明确。学校档案实际管理中，部分学校缺乏科学理念及系统管理意识，通常应用传统混合放置管理模式，档案难以实现分门别类，出现档案分类不明确现象，使档案管理自身价值难以体现，不利于学校统一管理。此外，部分学校未能将教学方案、影像资料放置于档案中，使档案资料严重缺失，影响档案管理全面性及系统性，所以必须将档案管理科学化提上日程，提升学校档案管理科学化水平[1]。

3）档案管理方式未实现科学化。当前，学校档案管理中，缺乏完善、科学化档案管理体系，阻碍档案管理科学化水平。其主要成因可从两方面阐述：其一，部分学校管理层，对档案管理工作重要性认识有待提升，未能配备先进档案管理硬件设备；其二，因学校领导重视程度不足，致使档案管理人员对自身要求较低，综合素养有待提升，未能在档案管理中积极创新，局限档案管理工作开展质量。

4）档案资料利用率较低。学校实施档案管理主要为教师、学生及管理者开展活动提供重要参考依据，但因其管理模式较为滞后，且信息不够全面及系统，若想查阅相关档案信息较为困难，使档案资料利用率降低，未能将本质意义充分展现。因此，学校学将管理理念、模式等予以优化及完善，切实提升档案资料利用率，促进学校稳定发展。

3 学校档案管理科学化水平优化路径

1）加强人员对档案管理认识。学校应积极组织所有人员，特别为学校相关领导，深层次学习档案管理重要性，并加强其科学化发展水平核心意义，使全体人员不断增强档案科学化管理意识，深刻认识其重要性。学校管理人员需定期检查档案管理开展状况，并对其存在问题进行全面掌握，积极引入国内外优秀院校档案管理优势，使档案科学化管理追随时代潮流。此外，可通过举办档案管理培训、档案科学化管理竞赛等，切实提升所有人员档案管理意识，将学校文书、教学、基建、学籍等档案予以集中管理，促进档案科学化管理水平。

2）科学划分档案类型。若想提升学校档案信息管理科学性，需将档案进行科学、合理划分。具体而言，档案管理人员应充分应用计算机平台，根据电子档案自身特点，将其进行科学化分门别类，使学校教师、学生短时间可获得自身所需信息。将档案管理工作进行科学分类，可切实将档案效率予以提升，为学校发展奠定基础。需特别注意，档案科学分类基础上，应将档案备份予以重视，通过移动硬盘、U盘及纸质资料进行备份，确保档案信息及数据科学性、全面及系 统性[2]。

3）构建信息化档案管理平台。近年来，互联网技术迅速发展，其取得较好的应用成效。因此，学校档案管理应将互联网技术优势充分应用，构建信息化管理平台，提升档案管理科学绘画水平。首先，档案管理人员需将当前学校档案管理现状进行全方面分析，其中包含管理对象、内容及存在问题等，做好基础性调查工作；其次，学校需对档案信息化管理予以重视，并积极给予资金、人力、物力支持；此外，邀请专业计算机人员，立足于档案管理实际特征，构建信息化档案管理平台，并及时向管理人员进行演示，提醒管理人员进行定期优化及升级，确保档案管理实效性，同时档案管理人员需将平台数据予以整理，如档案类别、数量等，为信息化平台内容建设做有力支撑。最后，档案管理信息平台，需与校园内部网络可靠连接，便于学校广大师生查阅、利用。需特别注意，应切实保证档案管理信息化平台网络安全，避免造成内部信息泄露[3]。

4）注重学校档案收集及完善，提升档案利用率。需对学校档案收集及完善予以重视，切实提升档案信息利用率，其主要措施可从以下几方面：一方面，根据档案资料内容、类别对数据资料进行系统性收集，如影像、图片等，将档案内容予以丰富。同时将纸质档案予以转化，将电子档案中存在缺陷及时指出，并将其进行改善及优化，确保电子档案管理全面性。另一方面，电子档案管理必须与信息平台有效融合，为广大学生教师查阅提供便利。学校需确保档案管理人员综合能力，保证工作量大、内容复杂状况下，档案工作人员需秉持严谨、认真态度展开档案管理工作。

5）加强档案管理电子设备保障。首先，档案管理电子设备，为电子档案建设、管理平台提供重要支撑。其次，应引进先进打印机，便于档案资料打印，同时可实现电子档案转化纸质档案，不仅可降低档案丢失概率，而且满足档案利用者所需。最后，还需配备相应电子扫描仪，可将纸质档案转变为电子档案，且内容完整、准确。除上述技术安吉、打印机及扫描仪意外，应将移动硬盘等配备齐全，全面为档案信息化做以可靠支撑。

4 结束语

档案管理为学校管理及发展核心构成，对学校教学发展具有重要作用。经济全球化竞争激烈的今天，学校管理层必须对档案管理科学化予以重视，并立足于学校基本情况，结合学校档案管理实际状况，将其档案存在的不足予以指出，并从信息化及科学化角度，制定完善的档案管理优化策略，提升学校档案管理工作水平及速率，推动学校科学、稳定发展。