分析办公室文书档案管理的缺陷

吴盛彦

（四川省核工业地质调查院，四川 成都 610052）

文书档案主要是从企业单位在行政管理实物活动中心产生的，通常是指一些有保存价值的文书，文书的工作主要是指将文件的流程进行一个整理和存放的过程，文书档案不仅仅记录企业单位的历史文化和创建历程，还记录着公司的企业文化与企业人才的发展状况。想要让企业文化的文书档案得到合理的使用，就必须从思想上和行动上对文书档案的管理引起中重大重视。在开展文书管理的过程中，也应该注重提高档案管理工作人员的专业素养，让整理人员正确认识到自身的工作使命，凸显出事业单位的管理水平，推动事业单位的全面发展。

1 办公室文书档案管理过程中可能出现的问题

文书档案主要是以纸质或者其他载体对已经发生的事情进行记录、收集和整理的过程，办公室文书档案管理的重点是收集和保存资料，然后将资料进行整理分类，之后再进行编写目录进行保存。在文书档案中涉及的内容十分丰富，其中包括事业单位的发展历史和企业的文化等。办公室文书工作与文书档案的关系是：其中办公室文书的主要内容是收集与整理档案内容，之后需要对档案进行归档和编写目录，而文书档案管理工作涉及的是文件的书写材料的格式与归还 档案。

在大多数情况下，办公室的文书档案多对数都存放在不通风和灰尘堆积的环境中，不利于文件管理工作的正常运行。对于档案的存放区域有极大的局限性，档案的乱堆乱放，导致档案的缺失或者损坏，这些情况的出现都是因为档案的管理工作得不到重视而产生的[1]。

企业在文书档案管理方面缺乏宣传力度，导致工作人员在文书管理的过程中对自己的工作不够明确，加上档案工作人员在平时的工作量比较大，对档案管理工作的认识不到位，在档案管理工作中耗费的精力少，从而导致档案信息的管理工作比较落后。少数事业单位档案管理人员对工作没有热情，其中还有部分档案管理员并不是专业人员，在专业水平和文化素养上都有所欠缺。

2 办公室文书档案管理的具体实施措施

2.1 提高文书管理人员的专业知识和知识素养

首先，文书档案管理人员应具备广泛的知识层面、扎实的档案专业基础知识、较强的计算机运用能力和良好的思想品质，树立正确的三观（世界观、价值观、人生观）具有良好的职业道德和吃苦耐劳的精神，从社会不同角度挖掘文书档案的各种实用价值，对文书档案在事业单位的管理工作中起到的重要作用，有个正确的认识，将人事档案变成企业的人才信息库，为领导选拔人才提供参考。其次，抓好档案管理的宣传管理工作，让广大群众以社会大众的意识作为着力点，对群众人员加强档案管理的认知能力，使他们意识到档案管理在企业管理与发展中起到的重要作用，同时，办公室的档案管理人员需要参加档案整理的培训，通过不断地学习专业知识理念，不断丰富档案整理经验来加深对办公室档案整理的认知。在办公室档案管理工作中，加大人力的投入，能从本质上提升档案整理工作的整理效率，为企业的发展和进步起到促进作用[2]。

2.2 对文书档案进行整理与归档工作

企业文化与企业的人事档案的整理装订要做到整齐完备，坚持高标准、严要求，确保档案的完整性。规定档案资料纸张大小，对于超出规定的纸张资料在不影响资料保持完整的前提下进行折叠或者裁剪，对已放入档案袋里面的资料要保持资料原先的状态，这样可以在保持完整性的前提下，解决档案资料纸张大小不一致的情况，其次给原有档案添加材料，重新整理、打印目录归档等工作。

档案资料整理员应该保持良好的姿态，凭借自身的各种优势，使用实事求是的原则和保持对事情负责的心态，积极为事业单位提供与资料相关的各项服务，比如：员工考核查询、企业文化活动资料查询等，不断提高事业单位对档案的利用价值，使之发挥更大的作用。认真做好企业档案材料的收集和归档的工作，实现档案资料收集、归还档案和规范化处理，档案资料在一定程度上影响着企业档案管理的质量，事业单位的档案材料中，包括大量不同时期、不同层面的相关资料，完整保存着国家的相关政策与企业文化的资料。也记录着每位工作人员多年来的事业发展情况的方方面面，在一定程度上反映出企业的历史事业发展状况，按照科学规范有效利用事业单位档案资料，不但可以为企业的改革与发展提供一定的理论依据，还能为提高工作质量、推动企业政治改革、改善内部管理等提供真实有效的数据参考，也为公司的重大决策提供参考数值。收集档案资料时要注意，主要收集全面、真实、客观的反映干部的资料，避免企业资料与企业现实情况不符合的情况，收集企业人员资料可以根据不同的人群，侧重收集不同的资料，收集领导干部资料时侧重收集工作业绩、领导协作能力、突发事件应变能力和语言表达能力，普通工作人员则侧重收集工作态度等能力。

积极使用和推广使用现代化技术手段，不断提升企业的档案管理水平，利用便捷的科学技术服务平台，建立档案共享，为企业文化的研究提供可靠资源，而在多媒体快速发展的今天，对企业文化的深度挖掘，为企业档案信息的使用者提供便利，在查询资料时更加方便，大大提高了使用者的工作效率，能更好的利用档案资料开展企业文化科研活动。

2.3 在查询档案材料时的要求

如果企业出现有调走人员档案，档案材料必须保证资料的及时转出和资料的准确性，对于企业人事档案具有一定的保密性，但也不能固守一成不变的观念来进行管理人事档案，必须在一定的范围内进行。采用归档印章，并完善企业干部人事档案资料，在干部档案资料中加入取出时间、取出原因、这两个项目，新增加的资料要在归档时注明入档案的时间，这样就便于明确责任，有效预防不符合规定的档案入档。严格查（借）阅人事档案审批制度，严格遵守保密纪律，这既是工作纪律，更是保护个人隐私和权益不受侵犯的保障[3]。

目前企业的档案资料和企业工作人员的档案搜集主要是依赖于行政手段，传统收集方式老化而单一，并不能找出真正反应个人特性或者与企业相关的资料，人事档案资料缺乏科学的定量化描述，档案的资料往往不能准确的反映出个人的相关情况，也不具有评价一个企业和一个人的准确性。

3 结束语

办公室的档案管理工作是建立在文书档案管理工作的基础上，将事业单位的文书档案加以整理和保存，将事业单位的文化信息得到有效的利用。对公司文书与档案管理引起充分重视，首先，企业单位的建设与发展的过程是需要文书的档案来记录的，文书档案对于企业的单位具有重要的纪念意义。注重培养文书整理工作人员的综合素质，将自己的工作职责放在第一位，使事业单位的档案资源得到最大化的使用。最终实现企业文化信息的优化，同时也是体现企业文化管理的重要的途径。