新时期做好医院人事档案管理工作的策略分析

李福先

（北海市妇幼保健院，广西 北海 536000）

作为医院人事管理中最基本的工作之一，人事档案管理工作能够准确反映医院职工的活动状况与水平，医院的发展与人事档案管理工作有着密切联系，人事档案管理工作涉及的范围较广，主要是录入、储存与职工相关的档案文件，从而为医院工作的开展提供依据。而随着经济社会的不断进步，对于人事档案管理工作的重视程度也在逐渐增加，缺少了人事档案管理的医院单位常常会出现人手不足的情况，不利于医院工作的顺利开展，因此，只有相关管理人员不断探索与研究，改变其中存在的工作人员水平较低、档案设施缺失、管理制度落后与档案内容不完善等问题，从而推动医院人事管理水平的提高，促进医院的健康、可持续发展。

1 新时期做好医院人事档案管理工作的意义

随着时代的不断发展，档案管理工作在人们的日常生活中扮演重要角色，主要记录了一个人的生活经历与工作成就，而医院人事档案管理工作则与个人的社会劳动保障组织关系与工资待遇相联系，记录着一个人的身份、学历与资历。新时期做好医院人事档案管理工作首先能够便于医院了解工作人员的相关信息，不再局限于传统纸质档案查询，能够帮助医院节省一定的时间与人力，提高工作效率，能够在较短的时间内获取人员信息并按照其信息进行合理的人员安排，从而保证医院工作的正常进行。同时通过人事档案的记录能够帮助医院合理设计职工薪酬，根据职工的工作方向与学识水平来更好的优化医院内部人才结构，提高医院的人才管理水平[1]。

2 新时期医院人事档案管理工作中存在的问题

1）工作人员水平较低。在当前大部分医院，人事档案管理工作中的管理人员缺乏专业的档案管理水平，因为没有接受过专业的培训，没有学过相关的知识，难以较好的开展人事档案管理工作。其次，由于医院人事工作较为复杂，且大部分医院对于档案管理人员的重视程度较低，在聘请人员是只需要其能够简单的保存档案即可，对于其专业水平的考核较为随意，以至于大部分人事档案管理人员综合素养较低，不能采取当前的先进信息化技术来开展工作，工作效率较为低下。同时，大部分医院对于人事档案管理人员的激励机制不健全，不能够较好的调动工作人员的积极性，也难以保证人事档案管理工作水平的提高[2]。

2）档案设施缺失。新时期医院建设得到部分资金都用于医疗方面的器材构建与技术引进，对于专业医疗人员重视度较高。而人事档案管理工作则常常遭到忽视，医院在该方面投入的资金较少，因此，在购置档案管理器材时存在一定的局限性。大部分人事档案管理仍然由人工进行，不能较好地利用先进的人事档案管理软件与设备仪器，档案设施的缺失最后就会导致档案管理工作效率的低下，也不能引进一些更加先进的管理技术与专业的管理人才，是新时期医院人事档案管理工作的一大绊脚石。

3）管理制度落后。在新时期医院的人事档案管理过程中，仍然采用传统档案管理方法，主要以员工手工整理、记录档案为主，而这种人工管理的方式就很容易在记录过程中出现失误，即使能够及时发现也很难进行修正。同时传统人事档案管理方法对于人力、物力的消耗较大，档案管理成本也较高，还需要设立专门的档案室进行档案的归档。除此之外，传统档案管理也容易造成档案的丢失，在寻找时也具有较大的难度，且在需要进行人员工作安排变动时也要经历较为复杂的流程，不利于医院工作的顺利开展。最后，由于大部分医院的重视程度较低，也未能及时改善陈旧的管理制度，最后也导致人事档案管理制度难以顺应时代的发展要求[3]。

4）档案内容不完善。在当前医院人事档案管理中仍然存在内容不完善的问题。随着新时期的不断发展，医院人事变动频率也大大增加，这就为我国的医院人事档案管理工作带来了较大的难度。人事档案材料收集不全面、归档不及时等问题屡见不鲜，这就导致医院难以较为迅速的更新人事档案信息。同时，由于资料收集中形式相似、内容不全等问题，难以真正展现员工的实际状况，且部分档案内容存在失真现象。这些都会对医院人事档案管理工作带来困难，影响了人事档案管理工作的质量。

3 新时期做好医院人事档案管理工作的具体措施

1）加强管理人员的培养。人事档案管理人员的素质直接影响了档案管理工作的水平与质量，部分人事档案管理人员对新时期的档案管理信息化技术掌握度较低，以致于管理工作效率低下。因此提高管理人员素质是极其重要的。首先，医院可以定期对档案管理人员进行操作能力与技术的培训，让管理人员能够更好的适应了解信息化的发展。其次，在招聘相关人事档案管理人员时要注重其素养的考察，选择具有专业知识的人员。除此之外，也可以建立相关的考核制度与责任制度，不断加强档案管理人员的重视程度，也更好地推动医院人事档案管理工作的开展[4]。

2）建立健全档案管理体系。想要进一步保障医院人事档案管理工作的规范性与有效性，就要明确落实工作责任，建立健全完善的管理制度与体系。由于人事档案管理工作内容涵盖较为广泛，因此在工作过程中难以较好地保障档案信息的可靠性与真实性，而通过建立档案监管制度，可以借助信息技术来实现信息化监管，减少档案丢失的现象发生。其次可以规范人事档案管理工作的流程，加强档案收集中对于档案形式、内容的检查力度，减少内容缺失、形式相同等现象的发生，从而更好地提高人事档案管理的水平。

3）引进现代先进技术。引进现代先进技术是提高医院人事档案管理水平的不可缺失的一环，首先要加大医院对人事档案管理工作的重视度，拨给更多的资金来帮助管理部门购置较为先进的档案管理设备与软件，采用当前的大数据技术、互联网技术来更好地帮助建立人事档案管理数据库，从而提高医院人事档案管理水平。

4）提高宣传力度，提高人员意识。随着新时期医院的不断发展与进步，做好人事档案管理工作是极其重要的。如果不能与时俱进、创新档案管理方法，最后都会被时代所淘汰。因此，首先要加强医院内部对人事档案管理的宣传力度，让管理人员了解其重要性，从而不断强化管理意识与责任意识，促进医院人事档案管理工作的开展。

4 结束语

综上所述，医院人事档案管理水平的高低与其工作质量紧密相连，是保证医院健康、可持续发展的重要一环，随着经济社会的不断发展，新时期下对于医院人事档案管理的要求也在不断提高，而通过加强管理人员的培养、建立健全档案管理体系、引进现代先进技术与提高宣传力度，提高人员意识等具体措施，能够较好地提升医院人事档案管理水平，让人事档案管理趋向规范化与标准化，为医院工作的开展提供最为坚实的基础。