试论事业单位人事档案管理创新策略

王 妍

（广西壮族自治区亚热带作物研究所，广西 南宁 530000）

随着社会的不断进步和经济的快速发展，我国改革开放进程不断深入，与此同时我国的人事档案管理工作也发生了巨大的变化。近几年来，由于受到社会主义市场经济体制的影响，以“双向选择”为特征的人才在市场上变得越来越活跃，人员流动也非常频繁，而人才流动的结果也导致多年来不同所有制身份对人才合理流动的禁锢被打破，从而逐渐将原有人力资源档案管理体制方面存在的问题充分暴露出来。目前整个社会都在面临的一个重要任务就是如何让人事档案可以紧跟时代发展的潮流，同时将服务社会的职能可以充分地发挥出来。

1 提升事业单位人事档案管理水平的必要性和重要性

1）有利于促进事业单位的可持续发展。事业单位人事档案管理工作的开展将会影响到事业单位的稳定发展，其可以帮助管理者对公司职员的基本情况有一个大概的了解和认识，可以给管理者和决策者制定更多的发含策略和为相关的规划提供一定参考和依据，只有将人事可以进行最大限度地利用，才可以有效提升企业的竞争力，将人才的才能充分的发挥出来，对人事档案进行充分的利用，可以对员工的兴趣爱好进行了解，然后根据员工的特长和优势将其安排在更为合适的部分当中。同时在对人事档案进行查阅的过程中应该及时了解工作人员的基本素质水平和相关的业务能力，同时人事档案中还对员工的品行有一定的纪录，所以在对档案资料进行利用的时候一定要做好分析工作。另外事业单位还可以制定内部的考核制度，换句话说人事档案就是对人员进行任命和调配的一个重要依据。2）有利于挖掘员工内在的潜力。在人事档案中员工的工作情况、工作年龄、奖励惩罚等等都是非常真实的记录，这将伴随着工作人员的整个一生，所以当事业单位的相关管理者和决策者在进行工作调配的时候一定要对人事的档案进行最大限度地利用，这样可以对单位员工地业务能力有一个基本的掌握和判断，然后对其进行合理的调动，这样可以让员工在新的岗位上更加熠熠生辉。

2 事业单位人事档案管理工作存在的问题

1）思想认识程度不够。事业单位档案管理部门很少直接参与到事业单位规划发展中，使得一些领导干部没有充分认识到档案管理工作的重要性，虽然每个事业单位都配有专门的档案室和档案管理人员，但对于档案管理的功能还仅仅停留在资料保管和存放的层面，尚未形成档案管理体系，导致档案利用率始终处于较低水平，无法体现出档案资料的利用价值。2）档案管理缺乏标准。事业单位具备完善的工作管理制度，细化到各个工作流程，可主要侧重点还是在技术部门和行政管理部门，对档案管理的相关要求还缺乏统一的标准，档案管理规章制度不够健全。少数档案管理人员工作思想较为松散，档案利用意识欠缺，一些应该及时保存并录入信息的档案资料不能及时归档，导致很多珍贵的档案资料残缺不全，影响了档案资料的完整性。3）档案服务方式单一。新形势下，原有的单一形式服务内容已经远远不能满足利用者对档案管理工作的需求，多元化的服务理念逐步渗透到了事业单位档案管理工作中，档案服务也在朝着个性化、全面化、便捷化的方向发展，体现了档案管理工作的作用。由于事业单位档案管理信息化进程缓慢，很多档案资料并未形成电子文档，档案服务还只停留在提供档案查询上，没有对档案资料进行整理和深度利用，浪费了珍贵的档案资源。

3 事业单位人事档案管理创新策略

1）重视干部人事档案管理工作。首先，机关事业单位要在思想和行为上重视干部人事档案管理工作，在进行人事管理和干部的审评和考察中，干部人事档案管理部门应主动和相关部门联系，为其提供充足的干部档案，为开展人事工作提供完整的信息支持。其次，干部人事档案管理在机关单位人才竞争中要定期将干部人才的学习情况、评级考察情况进行公布，这样不仅不同部门能够及时进行信息共享，同时干部也能及时了解自身的档案信息变化，重视干部人事档案管理工作，不断提高干部人事档案管理的地位。在挖掘和储备人才时，领导要能够看到干部人事档案管理的价值，重视这部分工作，为创新和改革干部人事档案管理工作提供有力支持。2）更新人事档案管理的软硬件设施。事业单位要严格按照规定，在硬件方面根据档案的数量及以后的发展情况，选择合适的库房面积，楼层最好选在一层，配备、配齐防火、防盗、防尘等“八防”基础设施，在经费充足的条件下，最好再配备烟雾感应检测系统、红外防盗报警系统、漏水报警系统等，档案人员办公室与档案库、阅档室三室分开，从而营造一个舒心的工作环境。在软件方面，在配备好电脑、高拍仪等设施的基础上，开发一个信息系统平台，包含档案的查阅、借阅、转出、档案材料的后续、保险业务、退休业务等模块，依托互联网的优势，对人事档案信息进行数字化加工，使之成为电子档案，可以为广大单位和个人提供无纸化服务，提高人事档案的服务质量，增强档案的便捷率，减少纸质档案的利用率，更好地保护档案原件。同时特别注意档案数字化信息的安全，在访问信息平台时设立安全防护网，以防不法分子有机可乘。电子档案信息存储可以通过光盘刻录等方式及时备份，既可以保证档案的真实性，杜绝造假现象，又能为档案利用者提供高效的档案服务。3）优化数字化档案管理性能。优化数字化档案管理性能也是必然的要求，只有不断地优化数字化档案管理工作的性能，才能更好地完成事业单位的档案管理工作。具体而言，可以采取以下措施：首先，注重档案管理能力的提升，要不断地完善计算机系统的性能，使得档案管理效率得到提升。其次，要注意提高档案管理的安全性能。一般而言，在进行数字化管理的过程中，网络安全问题都比较突出，为了更好地保护档案，就需要采取安全措施，可以对数字化档案进行加密，也可以设置防护墙等，从而保障数据的安全性。4）档案管理中的创新思维方式和思路。在当前的事业单位发展过程中，档案管理工作尤为重要，要运用创新思维不断提高档案管理工作质量和效率，要提高档案管理人员的工作能力，保证档案管理工作的实效性，要真正在事业单位内部发挥出档案管理的实际价值，加强交流，重视交流，在交流中转变思维，从而培养优秀的专业人才，保证档案管理工作有效开展，从实际入手，促进事业单位档案管理智能化发展，要学会构建完善的档案管理体系，善于借用网络，加强对于档案管理的信息化建设，运用科学的方法进行档案管理资源的录入、存储以及利用，要做好档案信息交流工作，运用信息技术实现档案管理的信息互通，便于工作人员开展工作，同时要派遣相关的档案管理人员外出学习，掌握先进的档案管理技术，确保整个事业单位内部档案服务水平和意识不断提高。5）规范档案管理标准。为了避免档案室出现档案堆积现象应避免造成档案资料遗失。档案管理部门要严格自查，发现不符合标准的档案管理问题积极处理，认真查阅档案资料内容，逐一核对档案借阅者的身份信息和借阅缘由，做好档案查询登记，争取做到档案归档及时高效，规范有序，按照《事业单位档案管理规章制度》中的管理标准执行，妥善保管好档案资料。

4 结束语

总之，随着信息化水平的不断提高，事业单位档案管理网络化的应用水平得到很大程度的提升。为此，事业单位人事档案管理工作需采取利用开放化、网络化的管理方式，适应社会需求，不断提高自身综合素质，建立信息化的人事档案管理方式，以提高自身工作效率与质量，更好地为社会服务，提高事业单位工作质量和效率。