大数据时代化工企业档案管理的机遇与挑战

孙慧敏

（内蒙古荣信化工有限公司，内蒙古 鄂尔多斯 014300）

1 引言

在化工企业的发展过程中，企业档案记载着企业的整个发展历程，对化工企业具有重要的意义，其中有些档案资料是重要的、唯一的，其珍贵性可想而知。当前，我国企业档案管理工作的重心主要是针对企业的生产经营展开的。在大数据背景下，要明确企业档案管理工作的机遇和挑战，积极构建规范化的企业档案管理体系，并探索更加高效的管理方法，从而进一步提升档案管理工作的效率和质量，为化工企业的快速发展保驾护航。

2 大数据时代化工企业档案管理的机遇

2.1 大数据为档案管理工作提供了便利

化工企业在发展的过程中档案信息是重要的资源，加强档案管理，及时收集生产运营管理等过程中相关的数据信息等，进而进行资源的分析利用，才能更好地为各项工作的开展奠定良好的基础。随着化工企业发展规模不断扩大，生产工艺等越来越复杂，各个环节产生的信息等也更加庞杂。加强化工企业档案信息化管理就显得尤为重要。1）共享信息资源。实施档案信息化管理，有助于引导化工企业员工等围绕档案信息建设等不断进行信息资源的采集和全面共享，进而实现信息资源的有效管理，更好地通过信息共享等减少工作的重复性等，全面提高档案信息的科学管理成效。2）提供信息途径。通过实施档案信息化管理，可以及时对收集的各类信息等运用信息技术等进行整理分析和检验，进而及时发现工作中或信息采集整理等方面存在的不足，对相关的信息内容等进行整理修改和完善，切实提高信息的可靠性和真实性，为各项工作的有序开展提供重要的可靠的参考[1]。

2.2 大数据能够帮助化工企业实现科学化管理

在社会的发展过程中，部分企业认为档案管理没有多大的用处，其存在的价值仅限于查阅资料，与企业的生产经营和管理没有多大关系，然而这种认识是不正确的。企业的档案资料虽然不能直接参与企业的生产和销售，不能直接推动企业的快速发展，但是，化工企业的档案资料收录着企业自成立以来，每一个发展阶段的重要资料，其中有重要的数据、经验总结及重大决策记录等内容，对化工企业的发展起着间接的借鉴和推动作用。在大数据背景下，化工企业加强对档案管理工作的重视，并且强化对其的管理，一定会提升档案管理工作的效率和效果，必将推动档案管理工作的开展，实现管理上的科学化，助力于化工企业的长久发展。

3 大数据时代化工企业档案管理面临的挑战

3.1 档案管理信息化建设

1）完善档案信息化系统软件的使用功能。由于计算机技术与互联网技术的发展，目前传统的档案管理已经难以满足新时期档案信息化发展的要求。按照 服务与工作两个内容进行分析，需要对信息服务系统的不同功能展开优化。2）拓展档案信息内容的范围。在整理和搜集企业档案信息的过程中，化工企业还需要获取设计图纸、企业公文等多种资料。如果把这些内容添加到企业的档案信息管理中，就会形成企业的隐形财富。3）知识资源的相互融合。要密切关联多个知识体系，逐步拓展档案信息资源，使其有机融合在一起。如，在某个设计方面，需要把企业的多个执行标准、行业领域材料、设计材料等内容组建成相关的知识库，让管理者能够及时学习、参考。同时，档案管理者能够把目前的信息展开编制，通过说明书、报告的方式，推荐给对应工作者。4）强化信息资源的对应属性。比如对元数据的处理，对档案数据系统中的图片、文档、文件等，需要添加相关的文字表述信息[2]。比如，审批人、具体内容、文件编辑作者、文件编辑时间等。以上的信息会大大提升信息提取、查阅的快捷性，使得多个数据之间的联系更加紧密，同时也提升了信息的使用价值。

3.2 档案信息管理手段

目前许多企业正在使用双轨并行的档案管理手段，在日常管理工作中逐步将档案储存的重心转移到电子档案上，且传统的档案管理手段逐渐无法满足档案管理信息化的管理需求，因此提升管理手段的等级显得十分重要。化工企业可以引导档案管理人员转变工作理念，学习新的档案管理理念应对日常工作。此外，应加大对档案管理工作的资金投入，将原有的档案管理手段中精华部分保留，再根据大数据时代的档案管理需求进行优化改革，实现两种管理手段的平稳过渡，不至于因升级管理手段出现工作失误。同时要注意档案管理手段的改革不是一蹴而就的，需要一段时间的铺垫准备才能实现。例如，某企业在实施档案管理手段升级工作时将原有的管理方法逐条分析，将与企业发展和档案管理工作不相适应的部分去除，再在实践中逐步制定新的档案管理办法，这样的管理手段有助于避免因突然改变档案管理手段产生工作失误，保障了企业发展的平稳顺利。

3.3 档案管理者的专业能力

在大数据时代，复合型的高素质人才是化工企业档案管理过程中所需要的，仅掌握计算机技术或者专业技术水平较低的档案管理人员难以满足企业发展的要求。具体而言，一是要提升档案管理者对信息化、大数据的重视，能深刻认识到大数据以及网络信息化对档案管理工作的重要性，及时从传统理念中转变出来。二是要将档案管理者业务技能提升与绩效考核结合起来，鼓励档案管理者更加自觉地学习知识，最大程度地激发其潜能。三是定期开展业务培训，向档案管理者传授大数据的相关资料以及专业知识，及时更新大数据的最新理念，不断提升档案管理者的专业素质和业务能力，努力实现企业和员工的共赢局面[3]。

3.4 档案信息安全管理

在信息化改革与创新过程中，所有工作都是以计算机网络技术为基础展开的，即所有档案信息管理任务都要通过信息网络这种操作方式展开。在这种情况下，由于信息网络具有较强的开放性特征，档案管理工作自然会受到网络特性不同程度的负面影响，使得档案信息安全管理工作成为重中之重。因此，首先要明确档案信息化管理模式，把档案资源统一上传并存储在云盘当中，当存储档案资源的电脑遭遇黑客或病毒时，就会发生档案资料丢失及损毁等严重后果。对此，就可采用档案资源备份的方式实现对资源信息资源的妥善保存和管理，同时，也应加强网络安全手段，比如及时建立防火墙等，并施行企业内部信息访问安全制度，设置相应的档案信息访问权限，同时采用密码校验制度，这样才能够最大限度地避免档案信息丢失。

4 结束语

进入新的发展阶段，面对当前普遍的企业档案管理工作实情，要想真正提升档案管理工作的效率和质量，需要化工企业重视起这项工作，与业务人员和档案管理人员一起探索和创新多种办法，推动化工企业档案管理工作的规范化、科学化及现代化发展，抓住时代发展的机遇，不断调整和优化化工企业的信息资源配置，提高化工企业信息资源的使用效率，进一步提升档案管理工作的实效，促进化工企业响应力、决策力及创新能力的提高，推动化工企业整体性的发展。