大数据背景下档案管理模式变化研究

任 杰

（山东省滨州市招生考试服务中心，山东 滨州 256602）

随着信息化技术的迅速发展和进步，已逐渐渗透到人们日常生活中的方方面面，并且给人们带来了极大的便利。同时，在现阶段的时代背景下，档案管理工作也出现了很大的变化，且面临着较大的发展机遇和挑战，其中发展机遇主要体现在大数据背景下具有丰富的资源和各项先进技术，通过对这些技术和资源进行充分利用，能够大大减少工作人员的工作量；挑战主要体现在档案存储数量不断增多，既加大了工作人员的压力，也让查找与服务工作的展开更加困难[1]。档案管理工作具体指对一些具有价值的档案进行保存与保管，从而为相关单位、机构或是个体提供相应的服务。为能够提高档案管理的有效性，相关人员需要积极转变自身以往的档案管理模式和理念，不断完善相关制度，从而较好地应对大数据背景下所遇到的挑战。

1 大数据背景下档案管理思维的变化

1.1 网络化服务思维

在大数据背景下档案管理思维发生了很大的改变，其中网络化思维与档案管理的共享性之间相互影响，密不可少。通过实现档案数据的网络化管理，能够让档案管理服务不再受限于时间、空间及利用手段等，由点对点的档案查询服务形式转变成了点对面的网络化思维形式，只需一个查询系统或是客户端就能够满足使用者的需求。根据大数据背景下档案管理模式的共享性特征，搭建网络化的服务思维模式，也就是借助先进的设备和技术，实现档案数据更加准确的查找，并有效提高档案信息的针对性，为使用者提供更加优质的档案服务[2]。同时，随着时代的不断发展，档案服务模式也会随之进一步升级转变，网络化思维模式既使以往的档案存储方式发生改变，节省了档案管理成本，减少了相应的物理风险，还能够促使管理人员更加高效简便的进行档案数据信息的收集、整理及保管工作，更好地满足不同使用者丰富多样且个性化的服务需求。

1.2 专业化思维

档案管理模式专业化思维主要体现在以下三个方面：1）档案管理人员的专业化，通过组建专门档案管理工作部门，对先进的信息化、数字化技术进行充分利用，从而更加简便快捷的处理庞大的电子档案数据信息，而在这一过程中，必须确保档案管理人员具备较强的档案管理专业化意识，其能够充分认识到档案管理和信息技术之间存在的密切联系；2）档案数据处理技术的专业化，通过对原有的设备的专业化、大数据处理技术的专业化平台进行有效应用，来对档案数据信息的收集环节进行严格监督与控制，既要保证信息的真实性和充分性，还应对各类档案数据信息之间的关联性进行深入、准确地挖掘，实现数据处理和存储的一体化管理，借助先进的网络加密技术来有效提高档案数据的安全性[3]；3）档案管理模式的专业化，其渗透在档案管理工作的每一个环节之中，管理人员需要结合自身具体情况，对专业的档案管理技术和管理手段进行有效使用，强化与其他部门的沟通交流，建立完善的档案管理信息平台，从而对整个档案工作进行综合管理，为使用者提供专业、科学的信息服务。

1.3 信息化思维

信息化思维具体指技术人员在大数据视角下重新认识档案数据，对档案管理工作的矛盾点和联系点进行全面分析，并有效处理相关问题，从而有效促进档案管理工作的有序展开。其中信息化思维也涉及档案数据信息化模式的转变，通过对扫描技术、数据库处理技术等进行充分应用，将纸质档案资料转变成电子档案资料，从而有效避免以往纸质档案资料保存中存在的损坏、遗失等问题的发生。关于档案数据的信息化建设，主要内容为：1）构建全方位数字化档案目录数据库；2）全数字化档案资源数据库；3）实现档案资源的数据化管理。通过实现档案数据的信息化建设，不仅能够更好地适应于档案管理的数字化发展规律，且能够显著提高档案数据信息化管理效率，促使档案信息资源得到更加充分的利用[4]。

2 大数据背景下档案管理手段的变化

在大数据背景下，档案管理手段出现较大的变化，如：在档案采集、档案处理、档案保管等方面都发生变化，下面对之做具体分析：

2.1 档案采集和处理方式的变化

在大数据背景下，档案管理人员可利用标准化的网络平台来进一步拓展和延伸数据来源渠道，对具有极高价值的数据资料进行有效整合，不断丰富数据种类与数目，优化档案归档流程，且通过对数据资料进行科学有效地整理，能够建立起相对完善的数据库，以便使用者能够更加简便迅速的获取到所需数据信息，还能够大大提高档案管理的工作效率和档案数据处理质量。同时，对于档案的翻阅与校对，可依据相关规范和要求来剔除一些无用信息，增加新的极具价值的信息，确保档案数据信息的准确性与科学性[5]。而针对档案信息的存储，可以记录下数据产生的时间，设置存储时长，对档案内容与空间进行有效改善。

2.2 档案保管形式的变化

在以往的档案管理模式下，大多数档案材料都是纸质版的，很少有电子档案，且这些少数的电子档案都是管理文件或是视频，以光盘的形式进行存储，无需花费大量的检索时间和管理成本。然而在大数据背景下，档案的数据种类出现了很大的变化，呈现出丰富的结构化数据，包括：文本、图片、音频、视频、多媒体链接、数据库系统等，特别是当前邮件、网页等非结构化或是半结构数据不断增多，这时若依然使用网盘来存储这些数据信息，是无法满足现阶段档案存储的需求，故而需要采用适宜的网络数据存储方式对半结构化与非结构化数据进行更好地兼容，从而确保档案数据得到更好地分析与挖掘。同时，档案管理人员借助大数据技术可以对庞大的档案信息进行更加高效的处理，且能够对档案数字化所需的各种资源进行科学调配，从而在极大程度上节省档案管理成本，为使用者提供更加高效的档案检索服务[6]。

2.3 档案使用机制的变化

大数据时代背景下，档案的使用机制所涉及的对象、手段、载体及内容均出现了很大的转变，且逐渐实现丰富性、时效性、个性化等。具体体现在以下几点：1）使用者多元化。在以往的档案管理模式下服务对象只是局限在内部使用，而在大数据时代下使用者范围得到进一步扩展，让每一个外力成员均能够成为档案管理的潜在使用者；2）载体丰富化。当下的数据存储方式不仅有以往的纸质档案数据存储方式，还有图片、音频、多媒体链接等半结构化与结构化数据的储存方式，从而大大提高了档案数据信息查找和应用的便捷性；3）内容集成化。随着大数据技术的迅速发展，既能够增加档案数据资料的广泛性，还能够对相互之间的联系性进行挖掘[7]。同时，随着档案使用者的需求的转变，逐渐不再注重档案数据的广泛性，而是更加追求档案数据之间的关联性价值；4）服务便捷化与个性化。特别是网络化的检索查询服务体验，让使用者能够随时随地、高效快捷检索查询到所需信息。

2.4 档案安全保障的变化

安全是档案管理工作中最为核心的一环，管理人员必须充分保障档案数据资料的安全性与稳定性，以此来确保档案资料得到充分的利用。在大数据时代背景下，纸质档案和电子档案的安全管理也遇到了诸多挑战，随着档案的形态不断的多样化，涌现出更多的档案类型，这就大大增加了档案保管人员的工作压力和难度。为能够切实保障档案的安全性与稳定性，档案保管人员应结合大数据时代的需求，采取以下有效措施：1）制定切实有效的应急方案，防止因为意外性事件而造成重大损失；2）转变传统手工档案管理模式，在档案管理中引入云计算技术，并做好数据备份工作，提高档案数据库系统的防御能力，能够对网络病毒、网络木马、不法分子的入侵进行有效抵御，以此来显著提高档案数据资料的全面性、安全性，有效推动档案管理工作的高质高效展开。

3 大数据背景下档案管理服务体系的变化

在以往的档案管理服务中，大多选择被动服务模式，即当使用者对某一方面的档案数据信息有需求时，由相关服务人员为其查找和提供相应的档案数据信息，可以说这种服务模式十分的单一。而在大数据背景下，随着档案数据信息的迅速增长，使用者对档案数据信息也提出了更加多样化的需求，故而档案服务人员需要结合使用者的这一需求，积极转变和创新自身的档案管理服务体系，使之具备主动性与多样性的特点，具体包括：1）被动服务模式。使用者可借助APP、网站网页等平台来查询档案数据信息，或是向档案服务人员寻求帮助，以此来获取所需档案数据信息；2）主动服务模式。这是一种高效率采用大数据技术的移动模式，通过档案管理系统来获取使用者应用平台情况，然后结合其需求，根据大数据分析结果为其推送相关信息，从而有效提高档案管理的服务效率，促使档案管理信息的价值得到更大程度的发挥[8]。

4 大数据背景下档案管理人员的变化

在以往的档案管理工作中，管理人员并不注重服务，人们对管理人员的要求也不高，只要其热爱档案事业、具有一定的专业知识等即可。而在大数据背景下，档案管理工作涵盖了多技术、多领域及多学科，故而要求管理人员具备更强的专业 能力和技能水平。基于此，档案管理部门不仅要大力引进新的科技设备，还需加大对管理人员的档案数据处理技能、先进大数据技术等方面的培训，一定情况下可向社会招聘网络技术方面的专业技术人员，参与到档案管理工作中，并定期或是不定期组织管理人员外出学习和培训，以此来有效提高其综合素质，促进大数据背景下档案管理更加规范、完善的开展。

5 结语

综上所述，在大数据背景下我国档案管理模式发生了极大的转变，主要体现在管理思维、管理手段、管理服务体系、管理人员方面，为能够更好地适应这一转变，档案管理部门必须结合大数据下的具体需求、自身实际情况，来积极转变自身的管理思维，不断创新管理手段，让自身的管理服务体系更加多样化，并加大对管理人员的教育培训力度，从而有效确保档案管理工作在大数据下能够顺利展开，最终促进我国档案管理事业的稳定可持续发展。