新能源项目档案管理新模式探索

邵甜甜

（国家电力投资集团有限公司山东分公司，山东 济南 250002）

1 引言

根据不完全统计，我国新能源项目中对档案资料以多种形式做出有效保存的不足10%，而另外的90%的资料处于无效状态。新能源建设项目点多面广，建设周期短，建设资源有限，人员类型复杂，流动性强，对于项目档案管理实是一项相当严峻的挑战。

2 新能源项目档案管理面临的主要问题

2.1 缺乏项目档案意识，不重视项目档案工作

新能源项目尤其是光伏项目短平快的特点，项目建设期间项目经理以及各参建单位均不重视档案收集工作，现场无专职档案管理人员集中管理，项目档案分散在各个经办人手中，为项目竣工后的档案整理工作带来困难。

2.2 项目档案各层级管理职责缺失

一般新能源项目所属投资公司本部档案管理部门直接面向各个场站的各个分包商进行档案培训、指导、审查以及移交。总包、监理、项目部均缺失过程管理和审查，各分包商均没有专职档案整理人员。“一个问题要针对 每一个项目的每一个分包商说一遍”是经常现象。各层级管理职责均由所属投资公司本部档案管理部门补位，该部门难以发挥统筹指导的职能，项目档案移交难上加难。

3 新能源项目档案管理新模式

传统的新能源项目档案管理模式一般不存在过程管控，一直处于被动接收档案的状态，无法按照文件生命周期对文档进行有效的控制，不利于保证档案的完整性、有效性。文档全过程控制引进了前端控制理念，在文档形成、传递等过程中主动控制文档，有效的促进文档的真实性、完整性、可靠性和规范性。

新能源项目档案管理新模式是指根据文件的全生命周期，采用科学的方法和手段对文档各个阶段的真实性、准确性、规范性、同步性、完整性、系统性、高效性、安全性进行管控，使文档始终处于有序合理的状态，有效积累企业知识资产。

3.1 全员参与的核心管控理念：实现与项目团队、项目管理、文件全过程三融合

3.1.1 与项目团队融合

构建以总承包为核心、各参建单位全面支撑的项目文档管理大团队，全面推行覆盖“项目领导、专业主管、文档人员”三个层次的全员参与理念，充分发挥专业主管的保障体系和专职文档人员的监管体系，同时，构建四位一体的文档管理体系，以制度约束各个参建单位之间的接口。项目文档管理大团队中各个参建单位三个层次纵向约束与管控，两个体系横向保障与监管，实现了项目文档管理与项目团队的深入融合，为项目文档全过程可控奠定基础。

3.1.2 与项目管理融合

与工程管理融合，实现以工程促文件。首先，项目文件是项目管理活动的产物，文档管理与工程管理不可分割，文档管理计划、专项活动等与工程管理要适度匹配，掌握工程进度与节点，保证项目文件控制与工程进度融合。其次，融合是相互的，通过项目文件制约工程管理，将项目文件的同步有效性纳入重要工程节点（例如单位工程开工）。

与费用管理融合，实现以费用控文件。将项目文档管理与移交情况纳入施工、设备的工程款支付，改变传统的会签形式，创新采用“竣工档案审查确认表”、“设备试运款支付履约检查确认表”作为费用支付的必要条件之一。

3.1.3 与文件全过程融合

遵从文件的生命周期理论，实现前段控制、过程控制和竣工控制融合。根据不同文件种类，识别文件控制节点（例如设备文件，包括设备招标、评标、合同签订、收集、确认并催要、费用控制、移交、确认范围、分发、销毁、预组卷、检查、装订、移交、接收、签证共16个节点），保证文档管理全过程可控在控。

3.2 利用智慧化平台，实现电子文档同步收集与智能归档

新能源项目文档全过程管控的过程用智能化的方法实现，解放项目建设全员的人力资源，主要体现在智能审查、智能分类、智能整编和智能归档。

3.2.1 智能审查

项目审查包括了对文件完整性、规范性的校验，完整性校验是新能源项目档案中尤为重要的一个校验环节，文件不齐全，很难补办，由于项目历时也长，基本就是找不到，就无追溯源。项目文件归档的过程中文件和手续完整性以及上报的及时性更是作为一个文档全过程控制的衡量标准之一。

智能审查分为完整性智能审查和规范性智能审查。完整性智能审查是将详细的文件清单按照基建期的分类部署在系统中，基建期各个阶段，技术人员及时产生文件并录入相关文件信息，系统可以自动审查文件是否完整，并反馈完整率和缺少的文件清单。规范性审查即先预先设定一种合规程度，来做规范性校验，系统和人工相辅相成，系统完成一次校验，人工完成二次处理。主要处理和审查的范围有以下方面：签章手续不完备、代签、漏签和无签署日期等。这个环节主要用图像识别技术来实现。审查规范是为了保证不同口径流入的文件具备一致的进入口径，满足用户后期的使用需求，规范性审查包括对文本语句、图表和公式等内容。用系统来对文件的审查，是将这些信息转化成计算机能够识别的语句信息，由系统来做审查工作。

在文档的任何一个阶段时期，均可将现有文档做完整性和规范性的比对，通过可视化数据分析，呈现出不完整和不规范的清单和问题。

3.2.2 智能分类

全过程管控会将项目所有文档在基建期收集完毕，但是基建期收集的文档是按照基建期的阶段进行分类的，与档案类别具有差异，将前端控制中制定的对应关系部署在系统中，实现系统自动分类。

3.2.3 智能整编

将传统档案编目等整编过程全部由系统实现，有效降低档案工作者的劳动强度。包括自动编页、自动盖章、自动命名案卷题名、自动转换页数和页号之间的关系等，并自动形成卷内目录、案卷目录、备考表、脊背等报表，统一规范。

3.2.4 智能归档

智能整编后，通过全员参与理念中的监管体系审核通过后，即可实现自动归档和移交。通过将全过程智能管控系统和档案管理系统做接口来实现。实现了全过程一体化信息管控。智能归档大大提高了档案工作人员的工作效率，更解决了项目档案移交时各参建单位不统一的难题。

新能源项目档案工作会遇到各种各样的困难和挑战，需要档案工作者不断探索，突破旧思维，研究新方法，解决新问题，持续推动智能化进程，为新能源项目档案管理事业贡献力量。