事业单位档案归档文件整理方法

赖庆梅

（黑龙江省大庆市杜尔伯特蒙古族自治县妇女儿童工作委员会办公室，黑龙江 大庆 166200）

新时期，为了全面加强事业单位档案归档文件整理水平，作为档案管理工作人员，要重视结合档案管理工作实际，科学的制定更加完善的档案管理模式，从而进一步加强档案管理工作能力，以更好地为档案管理工作开展提供有效保证。下面结合具体工作实际，科学的对事业单位档案归档文件整理工作进行实践研究。

1 事业单位档案归档文件整理的必要性

伴随我国科学技术水平的持续发展，互联网技术成为帮助各行各业发展的重要媒介，对事业单位而言，加强信息化的档案管理工作势在必行，其信息化的档案管理成效与其工作质量有着直接的关联，针对信息文件档案整理的方法，主要有以下价值：首先，针对我国的基本国情实际情况来看，事业单位的发展大环境非常乐观，伴随我国经济产业的持续发展，事业单位的各种文件起到了关键性的作用，事业单位为了更好实现发展和进步，历史资料的搜寻是必不可少的重要步骤，通过对文档的信息化整理，能够快速、及时地保证资料搜寻，并且最大程度上确保资料的安全、稳定存储。其次，事业单位的文件整理工作，是其档案管理部门平日最为主要的工作内容之一，与其整个部门的协同发展存在密切的联系，做好高效率的文档整理工作，能够带动其后续的产业或工作持续发展。

2 事业单位档案归档文件整理方法

2.1 科学的进行文件装订

在我国信息化的时代发展诉求下，档案文件是事业单位最为主要的资源内容之一，归档文件工作也是档案管理部门的核心任务，能够确保相关工作资料的完整性同时，归档文件最为重要的一项举措，即为形成系统性、覆盖整个单位的材料特点，确保不同材料之间保持其相应的特征同时，还能够分别进行区分和使用，对此相应技术人员就需要做好文件装订的工作，主要分为如下几个步骤：首先，在进行文件管理工作的时候，预先就需要明确文件的类别为归档或不归档两类，并且根据其范围，确定文件的重要性。其次，在文档入册装订之前，需要对不同的文档做好筛选和分析的工作，将已经破损、残缺的文件进行修复，多加保护已经形变的文件，针对超长文件可采用适度折叠的方式，并且去除文档中易腐蚀的金属物。再次，任何文件在进行装订的时候，都需要保证文件的完整性，选择每一个文件相互配套的保护文件夹。最后，在进行文件统一装订的时候，也要以“件”为最小统计单位，确保相同类别的文件能够被统一处理，从而保证最为高效有序的装订顺序。

2.2 加强文件分类管理

文件分类也是当下事业单位档案管理部门对文件处理的重要步骤，对文件而言仅仅做好保存是不够的，为了便于后续的使用就需要在其整理的过程中做好分类，帮助在使用的时候节省寻找资料的时间。所谓的文件分类，顾名思义就是对所有的文件进行统一标准的特征筛选，并根据其特点做好分类，目前主要的归档文件分类方式为：为了进一步分析当下事业单位的文件分类方法或分类依据，就需要从事业单位的工作性质和工作内容做入手，对其平日的作业内容有一个良好的分析基础上，再进行分类。当前事业单位中主要应用的归档文件分类方法有年度分类法、机构分类法、问题分类法和年度-机构-保管期限分类法，合适的分类方法将大大的提升事业单位档案的管理效果；其次，为了更好加强分类的效果以及后续使用、寻找的便利程度，档案管理部门就需要定向分析进行档案类别的甄别，选择最为契合的分类方式，并将分类的方法告知给档案管理部门的职能人员，使得文件的安放与处置都契合相应的规律，真正意义上实现标准化管理的模式。最后，档案管理的工作并非一成不变的，相关的职能人员要积极主动地迎合事业单位的工作转变和优化，对档案管理的方式方法进行调整和完善，力求达到最佳的档案使用效果。

2.3 明确文件保管期限

针对事业单位平日的实际情况来看，针对档案进行分类、分析和汇总的基础上，还需要结合其内容以及对平日工作的价值和意义出发，对其使用的期限有一个明确的排查，结合过往的经验来看，保管的期限主要由如下决定：首先，事业单位要结合档案本身的性质出发，根据平日的工作方法，制定专门的档案保管手册，并根据档案的重要性及其内容的设置，确定其最终的保管期限。其次，事业单位目前已有的档案经验来看，主要被划分为永久与定期两类，永久型的文件大多是对事业单位的平日发展和历史面貌做出阐述。而这些文件的价值在于，能够对事业单位本身，乃至国家和社会的研究有着极大的深度价值，隶属于事业单位最为核心的文件之一，必须深度保障文献的安全。而定期保管的文件其时间大多为10年或30年。文件的内容也大多以平日事业单位的常规工作进行分析，有一定的可利用价值。在现代化的文件处理分类上，也要参考文件的保管期限进行考虑，选择合理的保存方式。

2.4 重视文件编号及存放

针对事业单位的实际使用情况来看，为了更为高效率地使用不同的文件，还需要加强一定的编号工作，并根据编号来确定文件的性质和类别，为其高效使用奠定基础。首先，对事业单位档案归档文件进行编号，应该以“件”为基本单位，根据归档文件的不同类别，在归档文件系统中建立代表性的符号标识，并将该标识在归档文件上进行注明，使归档文件在归档文件系统中的位置得以明确；其次，为了在原有的基础上切实进一步推动文件使用的效果和效率，在文件编号的时候也要遵循归类的方案进行，统一明确保管期限内文件的分类方法和守则，流水行编号大多是常见的事业单位手法，能够帮助文件标号的效率进一步提升。最后，在归类的文档编号确定后，再进行有规律地分类存放在合理位置，达到最佳的使用成效。

3 结束语

综上所述，事业单位进行档案文件整理过程中要遵循相应的原则，不同的档案管理过程要依据特定的原则进行分类存储，同时，管理人员也需要不断完善存储方法和流程，增强自身的学习能力，做到与时俱进的同时，按照目前的时代发展形势和趋势，完善档案管理模式和方法，使事业单位的档案归档文件整理流程更加完善，并逐步形成科学化、系统化的档案归档文件整理体系。