以对标管理为导向的企业档案治理体系构建研究

丁国勇

（航空工业沈飞，辽宁 沈阳 110034）

1 引言

我国档案事业发展“十三五”规划纲要中提出要加快完善档案治理体系、提升档案治理能力。完善的档案治理体系不仅是档案治理能力现代化的体现，也是档案治理法治化的主要标志，更直接反映档案工作的管理水平和管理效果。如何完善档案治理体系是当前国内档案工作各级领导者的思考主题，也是全体档案工作者面临的主要任务。

对标管理（Benchmarking management），由国外施乐公司于1979年首创，主要是指企业以行业内或行业外的一流企业作为标杆，从各个方面与标杆企业进行比较、分析、判断，通过学习先进经验来改善自身的不足，从而赶超标杆企业，不断追求优秀业绩的良性循环过程。它被视为现代企业管理活动中支持企业不断改进和获得竞争优势的最重要的管理方式之一。

对标管理这一先进的企业管理理念和管理工具，同样适用于档案领域和档案管理工作，特别是企业档案管理。企业档案管理开展对标管理，不仅能够大大提升企业档案工作水平，更大发挥企业档案资源的价值与作用，更是对构建、完善企业档案治理体系，为企业档案工作营造积极向上环境，推动档案工作制度化、法制化、规范化、科学化，最终实现企业档案治理能力现代化具有积极重要的意义。

2 企业档案治理体系构建必要性分析

2.1 构建企业档案治理体系是推进国家治理体系现代化的任务要求

企业档案治理体系是国家治理体系的重要组成部分，企业档案治理的目标是服务和促进国家治理体系和治理能力现代化建设，这就要求我们要转变理念：要从传统的“管理”理念向现代的“治理”理念转变，要有新思想、新方法和新思路。其目的是改变当前社会档案意识不强、档案部门执法不力、档案服务跟不上时代发展的节拍、档案事业发展滞后的局面，从而对照国家法律法规、标准、规定，形成与档案治理相适应的企业制度和企业标准、规范体系，保证档案服务优质高效、档案事业全面发展。

2.2 企业档案治理体系建设是企业依法治企、合规管理的工作要求

随着我国法治化的不断完善，依法治企是企业管理的最基本要求，很多企业都注重加强企业合规管理体系建设。档案管理是企业的基础管理之一，同样需要依法合规。因此，推进合规管理工作要求企业档案工作也要开展合规管理，开展企业档案治理体系建设，梳理公司档案管理制度的完善性，审视公司档案工作流程的严谨性，要对标管理的最根本要求，即对照国家标准、行业标准与企业标准、规章、程序对比，来提出问题，抓管理细节，纠正偏差，确保档案工作依法合规。

2.3 档案现实问题也要求重新健全档案治理体系

档案管理对维护公司历史记忆和服务公司创新发展具有重大意义。档案部门不仅承担着公司档案集中保存管理职能，还承担着公司技术文件、管理文件的接收、整理、发放、传阅等管理工作。档案工作质量的好坏直接影响公司经营效率，直接反映公司整体管理水平和市场竞争力。目前档案工作基本上围绕着一个点或一条线来开展，如固定资产档案管理、型号档案管理、档案信息化建设等，缺少全局观和大局意识，标准化、体系化和规范化水平不高，同时现实中档案员、资料员职责不清、责权不对等、管理关系不顺畅问题较突出，实际创新效果不稳定和持久，一会好一会坏，这些现实问题促使我们必须从体系制度入手重新健全企业档案治理体系。

3 以对标管理为导向的企业档案治理体系构建实施路径

3.1 以流程管理工具为基础梳理企业档案职责和业务范围，明确档案管理责任和档案治理范围

以流程管理工具为理论基础，组织开展档案业务流程梳理工作。依据原有档案部门职责范围，认真梳理档案部门职责、 理清对内对外业务关系，明确档案业务工作具体范围和其他部门工作界面，明晰企业档案管理、文件资料流转渠道，并遵照流程管理体系标准，通过流程清单梳理和流程地图的建立，将档案馆全部业务职责进行了集中汇总和显性化展示，实现企业档案部门职责和业务范围的显性化和规范化，明确档案部门承担的具体档案责任，明确企业档案治理范围和治理体系边界，为档案治理体系构建和档案归位尽责奠定基础。

3.2 构建企业档案治理体系组织架构，健全档案治理工作网

组织建设是企业档案工作的基础和前提，更是档案治理体系建立和有效运行的基础和前提，直接决定着企业档案治理体系和治理能力的高低，因此要借鉴公司治理和企业架构管理理论，重新构建企业档案治理体系架构，完善公司档案治理组织管理体系，理清企业档案部门机构设置、各单位资料室、档案分室设置及业务管理关系，建立健全企业档案工作组织管理机构，明确企业档案治理组织架构。

3.3 重建公司档案业务架构，建立档案业务流程清单明确档案治理工作重点

企业应从档案业务职能发展方向出发，以IT架构建立为契机，认真梳理企业档案业务，从流程组、流程维度对企业档案业务进行了合理划分、排序和系统归纳整理，重新构建企业档案业务架构，将企业档案业务按档案管理、文控管理和文印服务等业务职能进行划分，进一步建立并完善档案管理业务流程清单，进一步明晰档案治理业务领域和治理工作重点。

3.4 固化对标管理成果，完善企业管理制度，夯实企业档案治理体系

一个企业档案治理体系和治理能力的直接体现就是企业档案管理制度和制度执行能力。因此企业档案治理体系和治理能力建设的核心就是企业档案管理制度建设，企业要以对标管理为导向，对企业档案治理体系，特别档案管理制度要全面进行修订，包括企业级档案管理制度、部门级管理制度、各岗位员工岗位说明书、岗位标准等，使企业档案治理体系更加合理、精准及全面。通过固化对标管理成果，完善企业档案管理制度，可以有效地夯实档案治理业务，固化档案治理模式，有效地推进企业档案治理体系化和规范化。

4 以对标管理为导向的企业档案治理体系构建的现实意义

4.1 实现档案业务显性化

遵循流程管理体系标准，通过开展流程清单梳理，可以系统梳理企业档案业务工作界面，并以流程用语进行规范，建立流程地图，实现在一张表格上将档案部门全部业务进行集中汇总和显性化展示，实现了企业档案业务的显性化、规范化，明确了档案管理责任和企业档案治理范围。

4.2 健全企业档案治理工作组织，落实档案治理责任

企业通过借鉴架构管理理论，开展企业治理体系构建，可以重新构建企业档案治理工作组织架构，完善企业档案治理工作组织管理体系，健全企业档案治理工作组织，明确企业档案治理组织网络，建立覆盖全单位、全岗位的企业档案治理责任体系，有效地落实企业档案治理责任。

4.3 提高企业档案治理水平，推进企业档案管理标准化、规范化进程

开展对标管理的档案业务架构和治理体系构建，会营造良好的档案治理和创新氛围，提升企业档案业务治理水平，实现档案业务流程化、显性化和规范化，提高档案治理体系的科学性、实践性和实效性，提高公司档案治理水平。特别是对标管理成果的应用，会大大推进档案管理标准化、规范化进程，促进各项档案业务工作水平和工作质量显著提升。