基层疾控中心档案管理的现状与改进对策研究

黄海金

（海南省海口市疾病预防控制中心，海南 海口 570100）

档案管理工作是我国各单位在日常工作中的记录方式，通过档案管理能够了解到不同单位在开展经营管理过程中存在哪些问题有待解决，而这些问题解决的方法又是什么，档案管理工作能够记录不同单位在发展的过程中，其发展的方向以及发展的能力。档案管理工作也是我国各企事业单位的最基本组成部分。在工作中，管理工作的对象是档案，但是服务对象却是所有档案的使用者，因此需要做好档案管理工作，为更多人员服务。

1 基层疾控中心档案管理的现状

当前，我国基层疾控中心开展档案管理的过程中存在的问题相对较多，其中包括了以下几点：第一，档案管理本身受到了基层疾控中心软件、硬件投入不足而直接影响到了管理的质量。由于长期以来针对档案管理的工作形成了固有思维，大部分的单位对档案管理的重视程度不够，并没有随着信息化的发展而改变，很多基层疾控中心在开展档案管理时，仍旧选择的是原本的纸质化管理，对于档案管理的资金投入力度不大，虽然有专门的档案存放空间，但是其档案的排列是杂乱无章的，分类也不够准确，甚至档案的存储空间出现了陈旧破损、灰尘较大、湿度过低或过高等现象，其存储空间的严重短缺也导致基层疾控中心的档案管理质量无法得到提升。第二，档案管理的规划规范化程度不高，在疾病中心档案管理的过程中期，可以大致将其分为两种，第一种是中心级别档案管理，第二种是科室级档案管理，这两种不同的档案管理模式针对疾控基层疾控中心的需求不同，需要对所有的内容进行统一的收集、存档和整理，并且将所有的档案进行合理的存储以及划分，能够随时随地地将档案抽出进行使用，防止档案无法在最短时间内找到。第三，档案信息化建设不到位，即便是科技在飞速发展，我国基层疾控中心在开展档案管理时仍旧选择传统的档案管理方式，没有提高档案管理的整体质量、改变档案管理的现状，导致档案管理的质量无法得到提升。

2 基层疾控中心档案管理的改进对策

2.1 建设良好的档案管理环境

基层疾控中心想要提高档案管理的质量，首先应改善档案存储的环境，特别是基础设施建设，针对需要必须纸质存储的档案应该调整好存储温度，并且增加存储的时间，控制好档案室内的温度与湿度，湿度应该尽可能在45%-60%左右。在纸质档案存储空间还需要做好防尘、防虫、防火等一系列安全防护工作，防止由于纸质档案长时间的存储出现了被虫子嗑咬、变黄、发霉等一系列的现象，而对于电子档案，则需要在当下做好保密工作，设定好密码以及工作人员的权限，特别是随着科技的飞速发展，当前电子档案的安全性也成为很多基层疾控中心在进行档案管理时需要高度重注意的一点，应该做好备份工作，可以选择脱机保存，或者是利用防火墙技术直接将内网与外网分开。除此之外，要求各基层疾控中心应该加大对于档案管理的资金投入，可以定期引进先进的网络设施，比如说常见的路由器、扫描仪、打印机等设备，可以随时随地的进行档案的保存，让档案的管理效果得到提升，使得档案管理拥有更加坚实的技术基础。在档案管理时需要建设相关的档案管理体系以及档案管理制度，要求制度设定时，体现出制度的科学性、实用性以及合理性，需要与当前疾控中心的实际情况相吻合，同时也需要高效率、高质量地做好档案管理工作，要求在档案管理制度制定过程中，首先要考虑的是该档案管理是否是科学的、合理的，是否与我国国家的相关法律法规相吻合达到双向的标准，双向的约束。

2.2 选择先进的管理方式，利用信息化技术

档案管理部门以及档案使用部门拥有不同的权限以，需要不断地提高档案管理的规范化。在档案管理工作开展的过程中，需要落实领导责任制，将责任分配到人，能够为管理工作提供良好、有效地保障，从同时充分地发挥出制度的作用，尽可能地避免风险一次又一次的产生。现代科技的飞速发展，要求基层疾控中心能够紧紧地把握住时代的潮流，始终追赶先进的技术，改变传统基层档案管理模式，提高基层档案管理的整体质量，其最终的目的是实现档案的信息化管理，让档案的管理质量得到提升。要求各基层单位应该采用符合时代潮流的系统以及设备，将档案存储在计算机内，利用最短的时间实现数据共享，提高数据平台的兼容性，同时也可以利用各式各样不同的先进管理系统，对疾控档案以及该档案的归档时间，归档类型、归档格式等不同的内容进行分类整合，最大限度地提高档案的电子化质量，方便档案随时随地的进行开发以及保存与利用。

2.3 提高管理人员的素质，以及对档案管理的重视程度

作为相关的管理部门以及基层疾控中心档案管理人员需要增强对档案管理的认知，改变他们原本认为档案管理工作仅仅是当前仅仅是基层疾控中心日常工作中最普遍的一项。要求所有工作人员的专业素质能够得到提升，工作人员应该高度重视档案管理工作，认知档案管理的重要性，要求基层疾控中心的领导以及档案管理人员更加充分的认知疾控档案管理对疾控事业发展的重要作用，特别是档案管理部门的领导人员，更需要及时地转变自身的理念，了解疾控中心在日常运作中产生档案资料的重要价值，高度重视档案管理，将档案管理工作同各项不同的业务放在同等的地位，积极的约束档案管理人员开展档案管理工作，提高档管理工作的整体质量，让档案管理工作能够完全展现出其重要性。档案管理的工作人员也需要提高自己的专业素质建设，建设一支专业化的档案管理队伍，可以成立档案管理领导小组，其目的就是提高各科室以及档案管理工作人员的专业素质，应定期加强档案管理的教育，可以让工作人员到专门的培训机构进行学习，也可以由基层疾控中心定期组织讲座、组织工作人员进行学习，其中学习的主要内容包括了信息化建设、专业技能建设等多方面，不断提高工作人员自身的专业素质，开展多种形式的专业技能比赛、学术交流等不同活动，促使档案管理人员可以将自身所学习到的知识以及能力更好的运用到疾控中心档案管理中。激发管理人员的积极性、主动性，也可以培养管理人员的外出学习机会、培训机会，充分发挥出档案管理人员的创造性，改善办公条件以及福利待遇，促使档案管理人员对岗位的重视程度得到提升，不断增强所有单位管理人员在日常工作中的积极性与主动性。

3 结语

综上所述，近几年我国对于基层医疗的重视程度在不断提升，基层疾控中心在开展档案管理时，管理的质量也成为人们关注的重点与焦点。档案管理工作对于疾控中心而言具有非常重要的作用，其主要表现在了参考意义相对较强这一点，但是现阶段基层疾控中心的档案管理工作时并不完善，其中仍旧存在着非常多的问题，而随着时代在不断向前发展，有关这一系列问题应该逐步地进行解决、剖析，提出相应的策略，才能够为当管理工作建言建策，使得档案管理工作更上一层楼，也能够提高疾病防治档案的管理水平，真正的为基层群众服务。