事业单位档案管理信息化建设对策研究

王政通

（孝义市矿业秩序督察大队，山西 孝义 032300）

随着信息技术迅猛发展和互联网时代的到来，信息化网络化已卷席各个领域。在这样的大背景下，事业单位档案管理也应随着时代发展步伐进入信息化时代。事业单位档案管理信息化就是指打破以往的传统档案管理模式，运用网络技术信息平台来实现档案管理数字化和信息化。可以说，事业单位原有的传统档案管理模式已难以适应新时代事业单位发展需要，因此，在互联网时代加快事业单位档案信息化管理步伐已迫在眉睫。笔者结合自身工作实际，就互联网时代事业单位档案信息化管理问题进行一些探讨和研究，以期来提升事业单位档案综合管理水平。

1 事业单位档案管理信息化存在的问题

1）对档案管理信息化建设的重视程度不足。在事业单位中，有些主观上认为抓好业务工作落实是主要任务，缺乏对档案工作的重视，忽视档案管理信息化建设的重要性，对于信息化管理工作不能给予全力的支持，致使档案管理人员积极性不足，从而不能更好地开展管理工作，影响了档案管理工作作用的发挥。

2）事业单位档案信息化建设缺乏针对性。在某些事业单位中，档案管理工作仍在用原有陈旧的软件处理，经常出现档案管理匹配失败的情况，在特殊档案管理内容上的应用也不是很理想，某些事业单位在通过局域网操作时往往需要储存电子文件，在查询资料时的限制也比较少，这种模式不利于资料安全保存，一旦疏忽，就会造成文件泄露。除此之外，由于缺乏完善的文件保存制度和规范，文件往往不能分类储存，在查找起来效率低下。

3）事业单位档案信息管理依旧存在许多安全隐患。在实现事业单位信息化管理的过程中，其利与弊都是同时存在的，利的一面是优化了工作人员的工作手段，对于工作效率和质量都有着良好的保证；弊的一面是大数据时代下所有信息的安全风险依旧较大，一些事业单位可能会因为信息化管理导致单位内部重要资源泄漏，由于网络传播速度快，另外加上信息时代会给一些掌握高计算机技术的不法分子提供犯罪机会，信息在传输过程中被窃取，导致档案失泄密。现阶段事业单位档案信息化安全体系较落后，有些专业人士对信息化知识认识也不高，事业单位档案管理的安全隐患不可忽视。

2 事业单位档案管理信息化建设对策

1）认识到档案管理工作的重要性。档案管理工作水平会对事业单位发展产生直接影响，虽然影响的效果是缓慢的，但长远来看仍然会产生不可估量的重要作用。由于档案管理的作用没有体现在表面，使得大量事业单位领导干部都认识不到重视档案管理工作的积极价值，因此使档案管理流于形式。对档案工作的创新，必须首先想方设法改变领导认识，使其能够深刻认识到加强档案管理工作的重要性，并使其能够将档案管理工作从行政管理部门中分割出来，成立独立工作部门，为单位配备专业的管理人员，并对奖惩措施进行落实，对于表现优秀的管理人员给予奖励，进而激发工作人员的积极性，从而确保档案工作的高效运行。

2）增强档案管理安全工作，保证信息安全。信息化档案与传统档案的存储方式有所不同，传统档案以纸质为主，通常都会储存于档案库房中；但是信息化储存档案是利用计算机中的存储介质进行储存工作。网络储存具有优点也具有缺点：优点是可以把档案信息资源进行永久保存，并且查阅或者调动都比较方便；缺点是由于是先进的计算机技术，这样很容易遭到不法黑客的入侵，造成数据破坏、信息泄漏、变卖。而介质存储的优点则是不容易被盗取，存储体积小，容量大，但是缺点是对于档案的调用不便，而且介质存储对于环境的要求较高，且存在一定的报废风险，不能被广泛利用。根据二者的优缺点，可将档案适当分类，将机密数据信息用介质储存，将不重要的信息存入网络储存，这样可以有效地保证资源的安全性，节省投入、便于工作。

3）全面做好档案管理信息化规划。事业单位要统筹制定做好室藏档案数字化规划和计划，扎实做好档案的分类、整理、著录、鉴定等各项基础业务工作。要按照国家档案著录标准要求，优先对事业单位重要的纸质档案和录音、录像、照片等特殊载体档案进行数字化，有计划有步骤地开展纸质档案全文数据库和多媒体数据库建设，确保数据完整准确和数据库安全兼容。保证向档案馆移交纸质及其他载体档案时，一并移交符合标准规范的档案数据库。也就是既要保证档案数据移交安全，又要保证本单位保管存储的档案数据安全。

4）提升档案管理信息化工作人员素质。把加强工作人员人才队伍建设提上日程，加强人员信息技术培训，努力提升专业素质，强化工作保密性和严谨性教育，确保档案数据信息的安全。在此基础上，加大高素质人才的招聘，注意档案管理人员的计算机知识掌握能力，确保招聘的人员具备较高的计算机水平，创建一支具备信息化专业技能的人才队伍。培养法制观念，加强自身修养，树立良好的职业道德，确保档案管理信息化建设的顺利进行。

5）提高信息化建设的针对性。事业单位在进行档案信息化建设时，必须要将档案管理的实用性考虑进去，为其提供充足的人力、物力、财力，强化档案管理信息化网站的实用性。另外，事业单位的档案信息管理网站为相关人员提供所需档案管理工作，并且以网页的形式建立，实现档案管理的网上查找和信息化的使用，具有很强的现实意义。事业单位档案管理信息化建设需要加强网页式的服务建设，这对于信息资源的传递更加便捷，也更加适应时代发展潮流。与此同时，在档案信息化建设过程中，还需要顾及到档案与软件的兼容性，使其更高效的保存下来。

6）对规章制度进行完善。为确保档案管理工作的顺利进行，需要根据单位的实际情况制定相应的规章制度，并确保规章制度的合理性和科学性。档案管理的规章制度需要具备良好的可操作性、实用性与可行性，才能更好地引导和规范档案管理工作。针对档案管理制定科学的规章制度，不仅要对管理工作者进行约束，还要对机制主导人员进行约束，并确保制度体系的严肃性和公正性，从而实现管理工作的高效性、灵活性和科学性。

7）加强档案信息化硬件设施建设。事业单位应根据档案信息化建设的需要，配备必要的设施设备，如计算机、扫描仪、数码相机、数码摄像机、音视频数字转换设备等。要进一步加强档案管理应用系统建设，把档案管理应用系统纳入整个单位的办公自动化系统或电子政务系统中，对文书工作和档案工作统筹规划、优化管理，使档案管理工作与办公自动化同步发展。

3 结语

事业单位的档案管理信息化建设有利于事业单位长久健康发展，在信息化建设过程中，社会各界都应该积极响应，不断推进档案管理信息化朝着更加便捷、高效、安全的方向发展，另外相关部门以及单位领导也要提高认知水平，吸引高素质的专业人才从事此类职位，将信息化建设工作落到实处。